企业档案管理与企业发展

向晓梅

[摘要]档案是企业发展的重要体现载体，企业档案是企业的重要信息资源，企业档案建设也是企业现代化建设的重要体现。在有限的档案资源中，能体现出无限的企业生命力和创造力。企业档案的信息化和管理创新对于企业文化建设和企业发展有着重要的推动作用。

[关键词]企业；档案；信息化；创新；发展

现代企业制度的建立，对档案工作提出了严峻的考验。传统的企业档案管理模式已经不能满足现今先进企业发展的需求了。随着科技的发展，新型的现代化的档案管理机制成为企业发展必须。企业档案包含对企业发展的翔实纪录，其中也有重点工程项目建设全过程活动的相当内容，是国家的宝贵财富和不可再生的信息资源，也是国家财产管理的依据和凭证，加强重点工程建设项目档案管理工作，对于保存重点工程的历史，指导现实和今后发展具有不可替代的作用。随着企业信息化建设的加速，档案信息管理如何标准化和规范化？檔案管理工作如何创新？档案管理隶属关系变更的思考？如何按公司的实际需要建立信息平台，成为企业在工作中能充分利用资源？这些都是作为一名企业档案工作人员必须思考的重要问题。

一、企业档案管理信息化与企业发展

档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益随着企业计算机运用、办公自动化的日益普及和电子文件的大量涌现，档案管理信息化已经成为很多企业档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上整个企业管理信息化的步伐，使之真正成为企业信息化不可分割的一部分，已经成为衡量企业档案工作成败与否的重要标志。

企业档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此企业档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：档案信息的数字化：档案信息利用的网络化：检索的自动化：档案信息接收、存储和利用的一体化。需要注意的是档案信息化管理必须解决安全问题。档案管理的安全包括了档案管理系统软硬件自身的安全，比如记录档案的光盘的安全性、软件系统的可靠性等，还包括档案信息传播的安全，即信息为不被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防治不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密信息的泄漏。

二、企业档案与企业文化建设

企业文化以企业精神为核心，以企业文化理念群、企业价值取向、企业文化形态、企业亚文化精髓为主要内容，以企业物质文化、企业制度文化为支撑，以企业文化符号为外部记载、传播与输出的工具，融企业的宗旨、行为规范、伦理体系、价值准则、习俗、信仰、制度规定等为一体，是企业赖以生存的精神支柱。企业档案、图书、情报等信息管理方面的文化建设。实质上这既是企业文化的基础建设，又是企业文化建设的重要组成部分。企业档案中的文化因素。档案的本质属性是它的原始记录性，但其内容的实质则是它的文化性质。档案是人类文化的记录者，其中蕴含着丰富的历史文化知识，是人类必需的文化营养和精神财富，是人类文明进步的阶梯。企业档案作为档案的一个门类、一个分支，同样具有这种文化性质。管理也是一种文化，企业档案管理是企业管理的一项基础工作内容，同时也是一种管理文化。企业档案可作为企业文化建设的历史借鉴和参考。企业档案记述和反映了企业的技术资质、科技成果、专利含量、工艺工法、管理水平、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、人才建设、文化建设、设备配置、技改历程、财务状况、经营现状等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的作用。总之，企业档案记述和反映了企业发展的历史过程。企业档案具有科学文化属性，因而企业档案建设就是一种企业科学文化建设。企业档案记载了企业科学技术的创新和发展，这是企业一代又一代职工的劳动结晶：企业档案中包含了企业经营管理的经验和教训，是企业劳动者不可多得的宝贵精神财富：企业档案叙述了企业发展的艰辛历程及几代劳动者的创业事迹，从而汇成一种企业精神，是当今企业发展的精神动力。综观企业档案本身，就是一部企业文化建设史。企业档案管理是维护企业历史面貌的一项重要事业，只有管好企业档案，才能为企业留下一份文化遗产，企业文化建设和发展才能源远流长。

三、企业档案管理的创新与企业发展

随着国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《关于加强企业档案信息化建设的意见》等纲领性文件的颁布实施，新时期企业档案信息化建设迎来了快速发展的机遇，但从目前企业档案信息化发展的现状和趋势看，可谓形势有喜有忧，外部困境和内部矛盾并存，其中体制性障碍是显性的突出矛盾。企业档案信息化建设必须在改革和创新中求发展，转变观念是前提，提高质量是核心，体制改革是关键，管理创新任重道远。

第一，思想观念创新。思想观念创新是各方面创新的基础，是保证档案事业发展的首要条件。在长期计划经济体制下，档案部门蒙着一层神秘的面纱，处于封闭状态。在不断发展的新形势下，档案工作者只有解放思想、更新观念、开拓创新，才能研究新情况、解决新问题、实现新突破。

第二，理论知识创新。延续了几十年的档案学理论，对中国档案事业的发展起到了很大的作用，随着形势的发展，特别是计算机、无纸档案、电子文件的出现，必将给整个档案学理论带来一个革命性变化。目前，应用计算机管理档案主要是用计算机建立档案数据库，生成档案目录、卷内目录、专题目录等，整个管理还是模拟手工操作，随着计算机检索功能的健全，案卷目录、全引目录，都将失去作用，甚至案卷号、目录号都有不存在的可能。电子文件的出现，也将给人们的工作和生活带来巨大的变化。电子文件不同于纸质文件，它具有依赖性、易更改性等多种特点。这些知识对于我们来说都比较陌生，要掌握和利用它，必须全面加强档案管理，不断扩展档案信息，在档案信息化建设中走在前列，绝不能当“座上客”和“配角”。也就是说，我们要有运用现代化工具获取信息的能力，要有综合处理信息的能力，要有开展信息协作的能力，使档案信息成为“零距离”交往的中介，与同行建立起和谐的协作关系。要有接受国外信息的能力，突破语言障碍，使国外先进的企业档案管理经验为我所用，否则，就无法跟上飞速发展的时代步伐。

第三，技术与管理创新。加强技术创新，发展高科技，实现产业化，是坚定不移地实施党的科教兴国战略和可持续发展战略的重大举措。档案事业要实现跨越式的发展离不开科学技术，离不开科学管理。技术创新就是要把以手工管理为主、计算机管理为辅，转变为以计算机管理为主、手工管理为辅。管理创新就是对旧的管理模式进行改革，将传统的人工管理纳入计算机管理、网上管理和虚拟管理等模式。通过技术与管理创新，实现档案信息电子化，电子档案信息化，以充分发挥计算机功能，大力开发档案信息资源，为提高社会效益和经济效益服务。

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。endprint