浅谈企业会计档案管理

企业会计档案是企业过去经济活动的记录，它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息，为企业制定规划、计划、调查取证以及进行决策提供依据和咨询材料。按照《会计法》、《档案法》有关规定，科学管理和有效利用会计档案，对于企业加强监督管理，发挥经济效益，优化资产配置，提高企业综合效益具有非常重要的意义。

1 企业会计档案的特点

1.整体性。一个会计年度产生的会计凭证、会计账册、会计报表及其他类等，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础

2.规律性。一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。

3.稳定性。企业会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。

4.特殊性。企业会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。

2 企业会计档案的管理

1、收集要完整。檔案的收集工作是档案工作的起点和基础，只有收集及时、完整、系统，才能为档案科学管理和提供利用奠定良好的基础。其内容和范围包括：

（1）会计凭证：原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表、及其他会计凭证。

（2）会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账及其他会计账簿。

（3）财务报告类：月报、季报、年度决算报表，会计报表的编制说明和附录的补充材料等。

（4）其他类：银行对账单、各类收据存根、工资变动通知、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等等。

（5）电算化会计档案：存储会计凭证、会计账簿和会计报告等的介质，包括磁盘、磁带、光盘、微缩胶片等。

2、立卷要准确。根据《会计档案管理办法》规定：各单位每年形成的会计档案应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。这是因为，会计机构熟悉本部门、单位的业务，熟悉档案的来龙去脉，遵循会计档案材料的形成规律，坚持实行业务部门立卷的原则，由会计机构进行归档前的立卷和整理工作，能更好地保证会计档案的收集完整和保持档案之间的关系，做到准确立卷。

3、归档要及时。会计档案是一种社会资源，必须按规定交本单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何单位和个人不得据为己有或者拒绝移交归档。《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可以由会计机构暂时保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一管理，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。同时还明确规定出纳人员不得兼任会计档案保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。这些重要内容，不仅体现在制度上，而且要落实到实际工作中。移交手续要完备，责任界限要明确，真正做到及时、完整、清晰，保证会计档案的安全保管和有效利用。

4、分类要科学。会计档案是一门专业档案，涉及会计、档案管理等多方面的专业知识，而在实际工作中因缺少会计档案管理的专门人才，加之对会计档案管理的不重视等原因，会计档案保管在会计部门，他们往往只是把账簿、凭证等简单的写上年代、名称，这样做极不规范。如何对会计档案实体进行系统管理，科学分类，是档案工作的保管、鉴定和利用的基础。分类的目的在于科学管理和方便利用。在分类中要符合会计档案形成的客观规律和固有的特点，保持它们的密切联系，使会计档案成为一个严密的科学体系。根据企业会计档案形成的独特特点分类一般应按照“年度-类别”法，编号则以形成时间为序。

5、检索工具要简便。会计档案利用的检索工具，应当简便明了，根据实际工作需要编写。一般来讲应当尽可能与分类一致，计有：流水登记目录、案卷目录、专题目录。目录的内容包括时间、顺序号、柜（箱）号、卷号等。流水账目录，是按不同会计文件名称编制，不分年度，在收进时登记的目录；案卷目录是按照会计档案分类编制建立的目录；专题目录，是根据日常的工作需要编制的目录。

6、管理工作要强化。档案管理人员要尽职尽责、遵守制度、依法办事、规范管理。一是要求单位的档案不得外借，遇有特殊情况，经负责人批准可以提供查阅或者复制原件。二是要求档案室、柜内不允许存放其他物品，档案室内要放置吸潮物，档案柜内要放置防虫药品，有条件的还应安装报警器，并坚持经常查看、打扫，发现隐患及时清除，做到防火、防尘、防盗、防潮、防霉、防虫蛀鼠咬，使成教档案管理达到安全化、制度化、科学化、标准化和经常化。三是对磁性介质档案管理注意做好防磁、防热、防污染、防有害生物等工作，重要的档案应双备份，要定期进行检查，定期进行复制，分别存放。四是积极运用现代技术设备和手段管理档案，改变传统以手工为主的管理方式，提高档案的管理水平和利用率。

3 加强企业会计档案管理的几点思考

1、强化企业领导对会计档案的管理。企业领导要充分认识到会计档案对企业发展和科技进步的重要意义。使他们把一定的精力放到这方面来，档案工作者要多向他们宣传档案工作的重要性，用工作成绩影响他们。使领导关注档案工作，加大硬件设施、软件设施的投入资金，把会计档案管理工作纳入单位年度考核之中，与其他工作一样定奖惩。

2、提高企业会计档案管理人员的业务素质。企业会计档案管理人员多为兼职，缺少档案管理应有的专业知识，计算机应用知识，造成档案管理工作整体水平不高，制约着企业档案管理工作的顺利发展。因此应对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、电算化知识等方面的培训学习，并组织相关的交流研讨活动，培养复合型人才。

3、建立健全企业会计档案管理规章制度。为确保档案的齐全、完整、规范管理，应依据国家的法律法规和档案管理的有关规定，制定出会计档案管理规章制度，如：《会计档案管理办法》、《会计档案收集与归档办法》、《会计档案保管制度》、《借阅制度》等，这样工作起来便有章可循，有法可依，保障企业会计档案管理向规范化、科学化、制度化迈进。

4、加快企业会计档案管理现代化步伐。《档案法》中规定：“采用先进技术，实现档案管理现代化”。在企业会计档案管理中应积极推广应用现代化科学技术，代替传统的以手工为主的档案管理方式，使档案的收集、整理、保存和查询电子化、网络化，实现企业会计档案管理的信息化与资源共享。现代的管理手段，使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料，而且能提高工作效率，更好地为企业的发展服务。

5、做好企业会计档案利用工作。档案工作者要有创新意识、服务意识、奉献意识、宣传意识，作为窗口部门的工作者，必须树立全心全意为人民服务的精神，必须有一颗平常心脚踏实地，同时发挥其积极导向作用，变被动服务为主动服务，便被动利用为主动力利用，充分开发档案信息资源，不断拓展业务范围与服务领域，积极探索行之有效的档案管理途径，为企业的改革发展提供更好地服务。

作者简介

白晓琴（1964-），女，山西太原人，馆员，主要从事档案管理。endprint