人事档案管理工作现状及下步对策

赵科举

[摘要]企业人事档案是企业员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，它是全面考察员工的依据，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。重视人事档案研究，注重科学管理，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业根据每个人才的不同特点，合理的使用人才，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好的发现、培养和使用人才，开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。因此，企业人事档案与企业发展密切相关，在企业竞争发展中具有重要的促进作用。加强人事档案工作是做好人力资源工作的基础和重要组成部分。

[关键词]企业；人事档案管理；现状；对策

一、当前人事档案工作现状

随着市场经济的逐步建立和发展，人才竞争激烈，人事档案管理工作的重要性日益体现，今年以来，中原油田人事档案管理中心的成立，使油田的人事档案管理工作进入制度化、规范化、信息化的建设轨道。在较短的时间内，基层人事档案管理工作取得了显著成绩，主要体现在以下几个方面。

（一）完善组织管理机构健全管理规章制度

领导重视人事档案工作的管理和人力资源开发，人事档案管理中心的成立，为今后油田加强人事档案管理工作，提升檔案管理水平提供了有力保障，也为油田人事档案今后的管理再上新台阶打下了坚实的基础。人事档案管理中心成立后，各基层单位明确了兼职档案管理人员，并根据《油田人事档案管理细则》及档案管理工作考核标准，完善了档案管理制度。

（二）重视专兼职档案管理人员的素质提升

针对基层专兼职档案管理人员变动大，档案管理基础知识薄弱等现状，人事档案管理中心及时开展了油田所属各单位专兼职档案管理人员集中培训，通过培训，提升了专兼职档案管理人员的业务技能和素质，对今后提高档案管理水平起着积极作用。

（三）人事档案信息化建设日趋完善

档案信息化建设主要包括三方面的内容，一是加快现在馆藏档案目录数据库的建设，二是要对容易受损的、利用频率较高的重要档案进行数字化，三是对在油田发展过程中产生的电子形式的文件档案采取科学的管理方法。人事档案管理中心网站已经开通，设置了人事档案QQ群，搭建了全局人事档案管理人员交流平台，促进了人事档案系统整体管理水平的提高。

二、基层人事档案管理工作存在的问题

人事档案无小事，关系到每个企业员工的切身利益，关系到油田人事制度改革进程的进一步深入，关系到人才强企战略的具体实施，人事档案工作在看到取得的成绩的同时，也应清醒的发现存在的不足，通过分析调研，总结出当前基层单位的人事档案管理主要存在以下几个方面的问题：基层单位归档材料不规范，材料手续不齐全：基层人事档案管理人员大部分是兼职人员，工作任务繁重；基层兼职档案管理人员业务不熟练，操作不规范；人事档案管理工作信息化建设有待进一步加强：人事档案服务油田建设和员工的职能需进一步强化。

三、人事档案管理工作下步对策

针对人事档案工作存在的问题，在调研的过程中我们有重点的分析问题存在的原因，制定出具体的建议。

一是加强宣传力度，提高基层单位领导对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业主要领导宣传有关人事档案管理的管理知识，要让企业决策者充分认识到，人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选拔使用人才的重要依据，是对员工本人进行鉴定的重要参考，人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统，这其中就包含着企业人事档案管理整体水平的完善和提高。

二是加强人事档案信息化建设信息化。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础，开发信息软件，利用现代化工具使人事档案管理资源信息化：即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值，为企业的发展提供必要的服务。大力推进人事档案的信息化建设同，运用电子扫描等现代电子技术使人事档案处理单一从纸质记录逐步过渡到电子文档的转换。实现实体档案的计算机辅助化管理、采用先进的现代信息存贮技术推进电子档案及实现网络互联和资源共享，提供便捷的档案信息服务。推进人事档案信息化建设信息化。

三是人事档案管理逐步实现资源网络共享化。开发人事档案资源软件管理系统，系统依据员工的原始档案信息，建立起员工的基本情况，作为人力资源管理信息的一部分。通过采集、核对、录入、调整、实现员工的人事信息共享，基层单位管理人员可以在较短时间内，迅速查阅到所需员工的所有人事档案信息，提高工作效率。实现普通员工基本档案信息网络查询和资源共享。

四是落实人事档案专兼职管理人员专业化、知识化。由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的人事档案管理专业队伍。他们不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在人事档案管理专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。档案管理人员的用人要通过竞争机制，择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人才选拔到人事档案管理岗位上来。同时，坚持经常性的对档案管理人员进行业务培训，提高人事档案管理管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”高素质人才。要将人事档案管理人员的培养纳入企业人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

做好员工人事档案管理工作，既是企业发展的需要，也是企业的可持续发展的一个坚实的基础。人力资源管理部门要充分认识人事档案管理的重要意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，站在新的起跑点，用新思路、新方法去研究和处理工作的各种问题，使人事档案工作管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，人事档案管理工作标准化，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的提供完整性、准确性、公正性的第一手资料，实现人事档案管理工作的不断提高，在为油田建设和服务职工上做出更大的贡献。endprint