以源头为纲的高校档案齐全完整研究与实践

文/大连海洋大学档案馆 朱晓红 王君

以源头为纲的高校档案齐全完整研究与实践

文/大连海洋大学档案馆 朱晓红 王君

在我们日常工作中有时会碰到查阅利用档案时，由于历史原因造成档案的不完整，给利用者带来不必要的麻烦和不便。档案作为可靠、完整、真实、证据信息的提供者，要想得到充分信任，就必须保证在归档时的齐全完整。

高校；档案；完整；研究

档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的真实信息，是社会生活中真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的根本原因。真实完整的档案，为利用者提供便捷服务；相反，则给利用者带来麻烦和不便。档案的齐全完整，在档案管理、利用过程中起到了至关重要的作用。如何使高校的档案齐全完整，在档案形成最初，即“源头”是关键点，所谓“源头”是所属单位文件的形成部门，也是上级文件的接收部门。以“源头”为辐射点，进行各类文件的归档是档案齐全真实完整的工作重点。

2016年11月，在中国人民大学召开的第七届中国电子文件管理论坛会上，国家档案局副局长在讲话中指出，电子文件的真实性、完整性、可用性与安全性有待进一步提高。其中的完整性就是指档案的真实完整。在日常的工作中，一份完整真实的档案所起到的作用是不言而喻的；相反，一份不完整的档案，不仅失去了其价值作用，又占用库房空间，更是浪费了人力、财力、物力。作为档案人员，不论是专职还是兼职的，都应对档案齐全真实完整要有高度的认识和定位，也就是说要了解档案为哪些人和部门服务，服务的目的是什么。明确了服务对象和目的之后，就可以进行档案的归档工作。使动态的档案收集工作变成常态的档案管理工作。

一、高校档案齐全完整的重要性

（一） 档案是否齐全完整是高校管理的基础表现。档案是否完整是高校管理水平高低的基础表现之一，从基础看全面，以点带面。从学校各项重大活动，如学校的教学评估、更名大学、校庆等重大活动都来离不开档案，通过利用齐全完整的档案，看学校管理基本水平。真实完整的档案，让后人了解学校的历史发展状况，传承优良校风和学风，让优良的办学理念一代一代传承下去。

（二）档案齐全完整是今后学校档案“大数据”管理的基础。高校档案进行“大数据”管理是未来趋势。在我国南方高校档案工作已全面进入了“大数据”的管理，相对北方高校档案大数据的管理相对滞后。档案齐全完整是进行“大数据”档案管理的基础，完整真实的档案提供完整的利用，高效的利用建立在“大数据”档案管理，基础是关键，是根本，没有真实完整齐全的档案，就无从谈及“大数据”的档案管理，它们是相辅相成的，相互作用的。

（三）档案齐全完整是学校培养人才的助推剂。学校更名大学，本科教学及学科专业评估提升了学校的知名度，同时也为学校培养人才建立了良好平台。完整真实的档案材料，为各项重大活动顺利完成起到了推进作用，使学校上升到一个新层次、新高度，间接地为培养学校人才起到作用。所以，档案齐全完整是学校培养人才的助推剂，赋予了档案强大的“生命力和活力”，延续了档案存在的价值作用。

（四）档案齐全完整是学校建设发展的“大资产”。一份完整真实的档案，在学校建设发展过程中往往起到了事半功倍不容忽视的作用。学校在建校初期的教职工花名册，最早建筑物从申请到批复文件，首个专业从申报材料到课程安排、授课教师、批复文件，首届毕业生毕业证发放的存根，早期学校建筑物的黑白照片以及相应的照片说明等，一份份真实完整的档案蕴藏着“大 ”能量，它是高校建设发展过程中的“大资产”。

二、收集文件材料中存在的问题

（一）无上报材料。针对部、省、市三级文件，在进行文件归档过程中，个别职能部门只是把部、省、市下发的红头文件存档，上报材料未附在红头文件的后面，造成“有头无尾”，为日后的查找利用留下隐患。

（二）存档附件不全。部、省、市及本校的红头文件在归档过程中，有个别文件附件缺失，比如，一份完整的文件应由正文及附件组成。在实际归档过程中，附件往往被忽视，有时应有附件一和附件二构成完整的文件，结果只存附件一，附件二没有存档，造成存档的文件不完整。

（三）存档的上报材料或表格，公章或日期不全。在形成档案之前的文件材料，是日后形成档案的关键，在实践工作中，有个别文件、合同、协议等文本，没有标注或者没有加盖学校公章，没有学校相关领导和责任人的签字等，在日后利用过程中没有法律依据，失去存档意义。

（四）个别重要的文件散失在各部门，未及时归档。在存档过程中，有一些重要上级批复或上级下达针对本校的文件，具体执行的职能部门领导，图一时工作方便等，私自留存，造成文件存档缺失。

（五）新入职的兼职档案员对本部门应归档范围不清楚，造成存档材料不全。个别新入职兼职档案员对自己工作的角色进入太慢，没有深入了解本部门的具体工作范围，哪些该存档，哪些不该存档，使档案材料未及时归档，造成一些文件材料处在“失控”的状态下。

造成上述问题的原因是多方面的：一是各职能部门的兼职档案员对应存档的文件来龙去脉不清楚；二是有些部门领导对应该存档的文件材料没有引起足够的重视，存档的意识不强；三是一些兼职档案员忙于本部门的工作，无暇顾及本部门的档案存档工作，造成文件材料不能及时归档。

三、措施得当保证档案归档的齐全完整

（一）把住“源头”，健全制度。正如希腊诗人海西奥德说的“万事开头难”。档案在形成之初，把住“源头”是关键。防止文件材料处在“失控”状态下，保证文件的真实完整，杜绝文件材料在归档之前的缺失。首先要制定完善的岗位责任制，建立健全的校领导、教学单位、职能部门，专（兼）职档案员的岗位责任制，责任到人，并落到实处，按规定和要求去操作，确保档案的齐全完整；其次，在日常的工作中，落实责任完善体系，使人人都有岗位责任制，并定期公布考核评估结果。

（二）积极开展宣传工作。学校档案管理部门的专职档案员不仅要管理好档案，更要宣传好档案，当好“宣讲员”，积极利用各种方式做好档案的宣传工作：1.利用校园网宣传；2.利用画廊、展览宣传；3.利用查档人利用档案的机会，对其进行档案宣传；4.充分利用校内的Q Q群、微信群、微博等，对收集齐全完整的档案在提供利用时所产生的作用进行宣传。

（三）积极开展档案培训工作。一支质量、结构、技能优秀的专（兼）职档案队伍，是提高档案管理工作的基础，也是提高文件材料齐全完整的前提条件。目前，学校档案专业的专（兼）职档案员少之又少，具有档案专业知识和业务知识的人员良莠不齐，这些状况已成为制约学校档案事业发展的“瓶颈”。因此，抓好档案培训工作是当务之急，应加强对兼职档案员进行多渠道的专业培训。一是通过举办培训来规范专（兼）职档案员的业务水平；二是“有求必应的指导”，无论是电话、网络咨询还是现场指导，专职档案员都第一时间提供细致周到的解答。从具体的档案整理到每一卷的梳理定卷，专职档案员都以严谨、负责、专业的精神提供帮助。

（四）把住“源头”，保证归档文件的齐全完整。档案的主要来源是学校的文书部门，部、省、市文件及本校形成的文件，大部分是通过校办文书进行签收、登记、核发、传阅到办理完毕，到次年5月进行文件的归档工作。在其进行办理过程中，文书人员是文件最初的把关者，也是文件完整归档的关键点。文件部门在文件上报或下发前，以学校的公章为准，盖印必存档，这样就把住文件的“源头”，使学校重要的文件得以完整保存。

（五）积极开展竞争机制。竞争出效率、出成果，这是不争的事实。打破传统档案工作中“干多干少，干好干坏一个样”，逐步建立起常态化的激励机制。首先定期召开全校档案工作大会并根据考核评估结果对先进工作者进行表彰，以此鼓励专（兼）档案工作者踏实工作，对后进也具有一定引导作用。二是组织开展档案知识竞赛，把在实践工作常见的问题及难点，用生动活泼的语言文字，通过贴近实际工作的网上答卷和试卷答卷，让兼职档案员深入了解文件及其上报材料齐全完整在实际工作中起到的作用和利用效果。

“乾元者，始而亨者也”。意思是很好的开始造就好的结果。档案就是原始的、完整的、齐全的、规范的，离开了这些规则，档案就失去了意义，变成无用的废纸。所以，严把“源头”关，让档案从开始形成的时候，就开始收集，直到有结果为止，即有始有终，好开头好结果。作为“兰台人”，要有充分的思想准备，用“洪荒之力”多方向、多角度来收集档案，让档案发挥作用，发出光彩。一份完整的档案随着时间的延长，其生命也在不断增长，为子孙后代留下宝贵的精神财富，是我们“兰台”人义不容辞的责任和义务。

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辽宁省省档案局科技项目（L-2016-X-15）】