新形势下石油企业如何开展办公室管理工作

2017-11-26中国石化集团西南石油局石油天然气销售处王擎

办公室业务 2017年16期

关键词：石油办公室管理工作

文/中国石化集团西南石油局石油天然气销售处王擎

新形势下石油企业如何开展办公室管理工作

文/中国石化集团西南石油局石油天然气销售处王擎

本文主要结合石油企业的特点，以办公室管理工作特点和重要性作为出发点，并针对管理问题从健全和完善管理制度、提高管理人员综合素质等方面探讨了开展办公室管理工作的建议，以期为提高石油企业办公室管理工作效率和服务质量提供一些参考和意见。

新形势；石油企业；办公室管理

新形势下，现代石油企业要想在残酷的市场竞争中得到长远健康发展，需要做好内部管理工作。办公室工作属于内部工作体系的一部分，在提升企业管理效率和质量方面占据着重要地位。因此为保障石油企业办公室管理工作和企业决策的科学性和正确性，需要积极开展办公室管理工作。

一、特点、重要性和困境

（一）特点。特点有三：其一，承担企业事务性工作。为满足业务的需求，办公室工作岗位较多，其岗位人员主要负责企业相关事务性工作，比如文秘工作、基层档案管理工作、企业领导临时交办的任务等。其二，企业的综合协调部门。企业办公室岗位人员肩负多重身份，不仅需要扮演协调者角色，还需要充当消息传递者角色，将上级领导下达的命令或者任务传递给各个部门，并将各部门的建设性意见或者任务完成结果及时反馈给上级领导。其三，积极参与企业决策。为进一步提高企业领导决策的科学性和正确性，需要办公室职员积极参与到决策过程中，并在日常工作中展开调查和分析，收集资料、整理方案，进而扩宽科学决策渠道，促使决策的科学性和正确性得到提高。

（二）重要性。在新形势下，办公室的工作职能较为全面，在企业管理体系中占据着重要地位。对于石油企业而言，要想在当前形势下提高综合竞争优势，需要结合企业办公室管理工作实况，积极调整和管理办公室工作，实现提高办公室服务质量和管理效率的目的。在这样的前提条件下，石油企业才能在激烈的市场竞争中不断发展。在制定管理方案或者战略计划时，办公室人员应积极收集信息、整理方案，为企业领导人员提供参考，进而保障战略计划和管理方案的科学性和针对性。假设在这一过程中，办公室人员的工作态度不明确、工作积极性不高、管理不够科学，就会造成信息出现偏差，进而导致决策失误。由此可见，办公室科学管理在促进企业长远健康发展方面具有重要意义。另外，石油企业办公室人员需要加强与领导人员之间的沟通与交流，将企业政务工作有效落到实处，并结合政务工作执行实况制定相应的总结和报告，组织相关会议和活动，从而提高企业办公室管理工作效率和服务质量。

（三）困境。石油企业大多都是国营性质的，就我单位的情况来看，存在员工收入低、任务重的状况，导致部分员工积极性不高。部分石油企业的组织管理结构过于复杂，工作人员之间工作内容的重叠性较高以及有的岗位安排的工作人员数量超出了该岗位内容的需要，大大降低了工作的效率。同时存在部分基层单位人员配置不合理，一人多岗情况严重，加之“一岗双责”理念的推广，工作压力骤增，相应的福利薪酬低，导致员工思想波动大，工作效率低、质量差。

随着全球经济发展方式的转变以及我国生产结构的调整，给石油企业带来的巨大的挑战，石油企业内部的管理面临着巨大机遇的同时也面临着巨大的问题和挑战。所以，结合现有的市场经济环境，分析和管理企业内部所面临的情况，结合石油行业的特点、产品特点、石油企业的行业要求，加强本公司的内部管理工作，是应对这些问题与挑战的前提。

二、存在的问题

（一）思想不到位。目前，大部分石油企业办公室人员的思想素质欠佳，对办公室管理工作不够重视，也没有充分认识到办公室管理工作在促进石油企业发展方面的积极作用。办公室不仅是石油企业的一个管理部门，也是一个指挥机关。作为指挥机关，它需要扮演好协调者和指挥者的角色。因此作为办公室的一员，需要结合企业各个部门的工作情况，针对各部门工作问题，积极展开调查和分析，收集资料和整理方案，制定具有针对性的解决措施，从而确保企业内部各项工作的顺利展开。但是由于企业办公室人员思想认识缺位，普遍认为办公室是一个独立的部门，与企业其他各部门之间没有任何实质性联系。这是导致石油企业办公室管理工作质量低下的主要因素。

（二）没有健全和完善的规章制度。任何企业的发展都需要建立内部规章制度，对于石油企业而言，要想在残酷的市场竞争中站稳脚跟，除了拥有良好的产品之后，还需要完善的规章制度作为保障，才能确保企业各项工作的有序进行。规章制度不健全、不完善，是造成企业办公室管理工作效率低下的关键要素。在实际管理工作中，由于没有规章制度制约的限制，办公室人员的工作不够规范，且在工作中更多考虑到人与人之间的利益关系问题，造成责任主体不明确、容易出现诸多违规问题，也就导致办公室管理工作流于形式，没有任何现实性作用与意义。

（三）工作执行能力差。执行力就是把目标变成行动，把行动变成结果的能力。对于一个组织，是长期战略一步步落到实处的能力。执行力是取得成功的必要条件，个人和集体的成功都离不开好的执行力。当既定目标和战略方向已经或基本确定，这时候执行力就变得尤为关键。

部分企业的管理模式比较陈旧，未能在全方位、高层次上做出对工作的预见性，固守传统的指挥、监督的管理思维，往往会使工作人员的执行能力变得更差，裹足不前，周而复始地进入了“死循环”

由于部分企业的组织管理结构比较复杂，部门之间、员工之间工作重叠性较大，一些员工不知道这件事情是该做还是不该做，而管理者也不清楚这项工作到底该由谁来完成，或者是这项工作是由谁完成的，一旦出现了工作上的失误，溯源就比较麻烦。还有的办公室工作人员把自己定位成是事务性的工作人员，上级安排什么工作自己就做什么工作，不会积极思考领导下一步的工作计划，在办事的过程中也缺乏有效的沟通，制定的工作计划和措施未能给领导者的工作带来便利，而是整天忙于处理琐碎的事务。这样长期下去，导致办公室人员的执行能力不强、未对自己的工作岗位进行一个清晰的定位，在工作中遇到什么困难就去解决困难，困难解决完成后就等事情做，忽视信息收集的重要性，从而使决策层的决策得不到相关数据的支持，造成重大的损失。

（四）缺乏激励机制。由于石油企业没有积极引入竞争激励机制，造成办公室工作人员工作积极性和主动性不高。除了客观因素之外，办公室人员自身的专业素养不高，加之干部人事岗位淘汰竞争机制缺乏，造成办公室管理工作效率和服务质量不高。这也是造成石油企业办公室工作进步空间不大的主要因素。

（五）办公室人员综合能力不强。办公室工作岗位较多、工作内容覆盖面较广、项目多，因此对工作人员的专业能力和综合素质要求较高。对于办公室工作人员，除了具备扎实的专业基础知识之外，还需要具有较宽的专业技能基础。比如文秘专业知识、档案管理知识、财务知识等。但是目前我国大部分石油企业的办公室管理人员并非专业学校出身，因此其综合能力不强，是造成办公室管理工作效率低下的又一主要因素。加之部分工作人员工作态度不明确、精神面貌不佳、上进心缺乏、接待客人不热情、建言献策不够主动、不按规定办事、责任心不足，造成办公室工作水平不高。

三、办公室管理工作的建议

（一）提高办公室人员思想意识。石油企业作为提升我国国民经济的支柱行业，需要结合市场发展新态势，积极展开思想政治教育工作，加大对办公室人员的思政教育力度，从而达到培养办公室人员职业素养的目的。办公室应结合企业内部管理工作情况和发展实况，针对内部管理和发展问题，协助企业领导制定具有针对性的解决方案和发展措施，并积极加强与企业各部门之间的沟通与联系，进而认真贯彻落实党和国家的政策与方针，提升办公室人员自身理论功底和战略思维。

（二）提升服务意识。现阶段，企业的管理方向和服务方向应以市场为主，并结合市场和自身发展情况改变管理理念，积极引入“管理即为服务”的管理理念，实现转变办公室人员管理理念和服务态度的目的。这就需要办公室人员转变传统管理理念，并加强对办公室管理工作的重视，充分认识到办公室管理工作在石油企业管理体系的重要作用和意义，在日常工作中不断强化服务意识、扩宽工作领域、转变工作态度，从而提高工作效率和服务质量，进而维护石油企业的市场形象。

（三）提高办公室工作人员的执行力。办公室工作具有特殊性，每一个小的细节都不能忽视，要提高员工的执行力，关键点就是目标（任务）明确，使员工明确工作方向；工作方法得当，具有可操作性；考核监督到位。比如办公室工作人员在进行文稿起草的时候，可以根据公司既定的阶段性目标和规划，提前进行相关文稿的起草工作，留给自己相对宽裕的时间。要理解领导的讲话精神，深入工作基层收集文稿起草的相关资料和信息，同时也留给了管理层宽裕的时间对文稿进行评判，以便形成相关的工作部署。在进行客户接待的工作就更加显得重要了，如果不对客户接待的事务进行提前规划，不尽早进行方案的制定，而且方案的制定也显得仓促或者是不周全，在客户接待的过程中就会导致这样那样的问题，因小失大，影响到公司的整体布局。

由此看来，提高办公室员工的执行力不是不可能做到。办公室员工们也要常常反思相关的工作问题，从自身出发，找出自己在工作中的态度问题，即“六何追问法”。“what”，应该处理那些事情，做这件事情的相关工作步骤是否妥当；“why”问什么要采取这一步骤，如果省掉这一步骤结果会怎样；“where”这一步骤应该在什么地方进行；“when”这一步骤在什么时间做作合适；“who”这一步骤有什么人来具体实施最合适；“how”这一步骤用什么方法做达到的效果最好。

（四）健全和完善规章制度。在新形势下，石油企业要想取得竞争优势、树立良好的企业形象，需要结合内部管理实况健全和完善规章制度，从而确保办公室各项工作的有序展开。规章制度的提出和建立，既可以提高管理工作的规范性，又可以增强办公室人员的责任意识，进而将办公室管理工作落实到企业内部管理体系和工作实质中。与此同时，针对石油企业内部激励机制的不健全和完善这一问题，企业应积极引入科学的奖惩制度，并健全和完善激励机制，避免办公室管理工作流于形式。

（五）提高人员综合素质。新形势下，石油企业领导应结合市场发展新态势，采用科学有效的方式引导办公室管理人员转变管理理念和管理方式。比如鼓励员工加强自我学习，营造学习型企业的氛围，鼓励创新，开展联谊活动和内部人员培训活动等，其目的是提高办公室人员的业务能力和综合素质，进而实现提高办公室管理工作效率和服务质量的目的。