浅谈如何实现办公室行政管理工作的精细化

文/湖北航天化学技术研究所 唐晓波 王锐

浅谈如何实现办公室行政管理工作的精细化

文/湖北航天化学技术研究所 唐晓波 王锐

本文围绕如何实现办公室行政管理工作的精细化，分别从概念、优势和举措三方面进行全方位的阐述和解析，希望可以给我国众多处于瓶颈期的企业和公司后期的发展提供具有一定方向性的意见和建议。

办公室；行政管理工作；精细化；创新举措

众所周知，细节决定成败。这句话恰如其分地指出了精细化管理对于企业发展的重大意义和深远影响。随着改革开放的不断深入，市场经济高度繁荣的背后，不可避免地因为经济成分的多元化和多层次表现而具有复杂性，这促使现代社会各个企业去积极扭转传统粗放型的发展模式和竞争观，并应该日趋意识到细节竞争的重要性。所谓的细节竞争，就是广义上的精细化管理，如何在办公室行政管理工作中实现精细化管理，这主要体现在思想层面、制度层面和文化层面。

一、企业行政管理工作精细化的概念

如何实现办公室行政管理工作的精细化，首先需要明确认识何为精细化。精细化，顾名思义，就是以精确组织方式、细致的服务手段、深入的管理模式和规范科学的评价体系为主要构成部分的一种新型企业管理形式。深入浅出地说，精细化管理，就是意在强调细致的计划、规范的组织、深入的领导和精确的控制力，这是实现企业创新发展内涵的必经之路。

二、办公室行政管理部门精细化的必要性

党的十八大系列讲话精神，已经明确指出坚持以人为本、树立全面、协调、可持续的科学发展观的紧迫性、必需性和创新性。而作为实现科学发展观的核心内容，如何在最短时间内改变我国传统经济发展“计划”的沉珂顽疾，加快转变经济增长方式显得尤为重要。这就要求企业走低投入、低消耗、低排放、高效益的“三低一高”的发展道路。而现代企业之中，专业岗位的层层叠加和细致分类，以及复合型人才数量与日俱增，迫切要求实现精细化的管理，从而高度整合社会有效资源，实现经营目标最优化，并实现最大化执行效率。

（一）个人发展的需要。实现企业办公室行政管理工作的精细化，同样有助于提升员工的自身修养和品格发展，时代在发展，而优胜劣汰的生存规则适用于职场竞争，员工只有不断为企业带来可观的效益，才会为企业所需和时代所需。

（二）企业发展需要。企业行政管理是企业发展的根基，这类似于上层建筑和经济基础之间的关系，是一种依存度较高的唇齿关系。而企业行政管理所具有的繁琐性、参谋性、服务性、综合性、突发性意味着其需要做大量的基础性工作来为领导的决策做必要铺垫。因而，提升企业行政管理工作的精细度有助于帮助企业真正做到有的放矢和急缓有序。

（三）社会发展需要。基于当前国内企业的发展势头来看，其主要呈现的是一种较为消极的抱团趋势，以抵抗市场所带来的不定性风险，所以，各种潜在的管理问题也得到暴露并日益凸显，经济全球化的大背景和大趋势之下，长期滞后薄弱的管理基础已经疲于应付，粗放型发展的企业管理模式也因为和“精益求精”时代要求背道而驰而陷入画地为牢的尴尬窘境之中，因此，企业应该逐渐向国际大企业看齐和靠拢，取人之长，补己之短，逐步实现向集中化和精细化企业管理模式的平稳过渡。

三、实现办公室行政管理精细化的系列举措

如何实现企业办公室行政管理工作的精细化，不能仅仅只是一味地纸上谈兵，而是应该积极转变传统和固有的工作模式和工作理念。为此，企业只有不断地创新工作制度、企业规范和重视企业文化建设，才能在提高管理人员的自身素质和管理水平之余，最大程度上实现办公室行政管理工作的科学化、标准化和精细化。

（一）完善企业员工的思想认识。管理要出成果，思想必须统一。必须贯彻这样的理念：精细化管理是企业领导和全体员工的智慧结晶，必须树立这样的观念：精细化管理不会一蹴而就，它是一个过程管理理念，在大家的共同努力下，它会持续改进、完善以及长期发展。精细化管理理念只有得到从领导到员工的各级层面上的理解和认同，才能最大限度地发挥作用，提高员工的积极性和创造性，也只有这样，精细化管理的理念、目标和制度才能得到真正的贯彻落实。因此，统一企业人员思想认识是实现精细化管理的第一任务。

1.树立良好的工作态度。管理者和员工分别是企业行政管理工作的主要施体和受体。所以，作为常常处于企业管理工作之中被动位置的企业员工，应该树立良好的工作态度，以提升其自身的理解力和行动力，从而更加贴合企业精细化管理的要求。在企业行政管理工作的精细化过程中，应该摒弃传统的一言堂模式和家长制的行为作风，这样才能为员工的人性化发展和发挥员工的潜能留有一定的空间，充分给予他们一定的话语权和适当的发声机会。企业只有不断发掘、吸收并培养高素质的行政管理人才，才能维护自身的发展，与时俱进。

2.培养员工高效意识。员工在工作之际，更多的是重视工作结果，而忽视对于工作过程的享受和创新，因此，他们普遍不讲求更为高效的工作方法。但是，这一思想误区，会严重妨碍员工的想象力和创造力的流出。因而，培养员工的效率意识也是较为重要的。

3.培养员工良好的工作习惯。精细化管理为的是创造出更多的社会效益和经济效益。因此，企业管理者可以从企业实际情况出发，有针对性地进行一些人才引入和人才输出交流，为的是培养员工更为良好的工作习惯。因为，细节决定成败，而习惯造就未来。

（二）完善企业行政管理制度建设。如果说思想层面的高度统一是实现企业办公室行政管理工作精细化的必要和首要前提，那么制度建设则是必经之路。切实落实精细化管理，需要依赖于相应配套的制度，如企业各项业务需要细化，目标市场需要细分，这样才能促使岗位职能标准化，降低企业不必要的经营成本，提升企业收益。而为了更好更快地完善行政管理制度的建设，需要以节点控制和流程控制为抓手，这样才能使得企业采购、生产、销售、物流管理、客户管理、人力资源、财务等环节衔接得更为自然巧妙、环环相扣，才能制定标准工作程序。在一些特殊情况之下，企业也可以依托既有的互联网平台和强大的信息技术，辅之以必要的企业资源管理软件进行管理，既可以实现各个岗位权责分明和接口清晰，相互配合又相互制约，又可以节省人力、时间、物力和财力的支出，真正有效地保证精细化管理落到实处。

（三）完善行政管理的评价体系建设。企业行政管理工作内容主要分为上情下达和下情上达。因此，在这一过程之中，效果的反馈才是关键。为了避免甚至是杜绝精细化行政管理工作的计划情况和实际情况有较大的出入，需要依靠明晰的、成系统性的管理考核机制去保障，如采用周期考核的方式，实现奖优罚劣制度等，以此在最大程度上调动企业员工工作的积极性和主动性，最终提升企业整体的权威形象和市场竞争力。与此同时，需要注意的是，精细化管理工作需要常抓不懈，才能使得管理落实有成效。因此，也可以因地制宜和因时制宜地实行培训提升机制，以考核结果带动人员升降，以考促管，从而让企业更多的优秀人才在更大的平台上发展。

四、结语

综上所述，实现企业办公室行政管理工作的精细化是一种顺应时代发展潮流的做法，是具有前瞻性的。它是目前提升企业行政管理水平的有效途径之一。作为一种新型管理模式，它适应于社会文明程度较高的国家，可以在社会分工越来越细化、岗位越来越专业化的情况之下，带来良好的社会效益和经济效益，最大程度匹配现代企业组织模式，使其不断因为注入时代活力而变得生机勃勃，具有一定的生长空间和弹性。但是，行政管理工作本身具有一定的权威性，所以容易使得员工产生畏难情绪和叛逆情绪，在进行管理工作方式方法的改进和完善之际，应该尽量消解这一种强势和定势。