浅谈特殊载体档案对院前急救档案工作的影响及对策

文/南宁急救医疗中心 唐梦雅

浅谈特殊载体档案对院前急救档案工作的影响及对策

文/南宁急救医疗中心 唐梦雅

随着社会主义现代化进程的进一步发展，档案载体形式也日渐丰富，不再是单纯的纸质档案，并出现了奖状、印章、声像等新的档案记述载体形式，本文从档案的概念及其特点、对院前急救档案工作的影响、相应措施等几方面进行分析，旨在探索院前急救档案管理信息化的新思维、新路径。

特殊载体；档案工作；影响及对策

甲骨文是可追溯的最早档案记录，以龟甲、兽骨为载体，记述了商王朝的诸如天文、地理、礼制、历法、医学、艺术等内容，为后世印证历史文献提供了重要的参考依据。早期档案载体形态五花八门，有甲骨、竹木、金石、贝叶等形式，汉后逐步演变成简、帛、纸并用。

伴随现代科学技术日新月异，数字信息化时代已经悄然到来，为档案事业的发展提出了新的要求。简单的纸质档案载体形式已经无法完全诠释院前急救档案工作，这就形成了奖状、印章、声像等新的档案载体记述形式，它们的产生丰富了档案贮存形式，深化了档案工作内涵，便于档案工作的有利开展。

一、特殊档案载体的概念及特点

特殊载体档案就是19世纪技术革命以来所出现的照片、影片、幻灯片、缩微制品、磁性材料、光盘、激光卡等，它不仅在档案材料上，而且在档案的种类、内容、格式和记录方式上产生了飞跃。特殊档案具有纸质档案无法比拟的优点，存储介质的范围极其广泛，贮存包括图像、音频、文字、背景等内容，立体彩色图像替代平面的黑白图像，饱满的色彩和高保真的画质，都等同于向人们发出信号，新的档案贮存方式让检索档案变得更为直观，在增添了人们对事物理解的广度和深度的同时，更易提供给阅档人便捷优质的视听服务。

二、对于院前急救档案工作的影响

院前急救档案形成于院前急救业务工作，它对领导决策和推动业务发展具有一定的指导作用。由于历史原因，院前急救档案只拘泥于纸质材料，形式单一，特殊载体档案不仅增加了档案内容，扩大档案的馆藏，完善各门类档案，同时为各部门提供全方位的服务，加大了档案的使用和利用价值，促进档案工作与院前急救业务的同步发展。

（一）扩宽了档案的收集渠道。在科技信息化背景下，档案收集不止在于纸质材料，要收集涵盖声像、实物、电子等特殊载体档案。在收集照片、锦旗和荣誉证书时，与纸质材料比对，发现是否存在漏收缺收现象，保证档案材料的完整性。在收集电子文件时将各科室需要立卷归档的材料存贮在介质中，拷贝到计算机后进行归档处理并科学分类，分别转化为光盘、磁带、照片来收藏，或在计算机存贮。对年代久远的档案电子化问题，首先在计算机建立数据，通过用仪器一份一份进行文件扫描，然后存入计算机经过分类排列，进行归档处理并存贮。

（二）激活了档案的利用力度。特殊档案载体的运用是极其广泛的，不仅仅停留在归档查阅方面，它还在编写档案汇编材料、组织沿革、大事记等方面都具有一定的参考价值，在迎接上级各种检查、日常业务等工作中提供帮助和支持。并且比纸质档案的运用更方便，可以直接在电脑上将所需要的资料复制、粘贴到所编写的文章上，减少重复劳动，缩短编写时间。能够依靠分析档案图像大数据，整合档案资料知识。利用档案信息网格化，为使用者及时提供档案信息，提高档案的使用效率。

三、解决院前急救特殊档案载体的有效途径

加强特殊档案管理工作，推动院前急救特殊档案载体更上一个台阶，务必采取拓宽收集力度、建立相应的制度、明确归档范围、统一思想认识等一系列措施。

（一）积极收集资料，完善特殊档案。1.实物档案要注重收集受到上级部门表彰的荣誉、奖杯、奖状等；已经作废的公章；友好人士来访赠予的纪念品；上级领导、知名人士来中心访问指导时的签名、题词、留言等实物材料。2.声像档案主要收集在重大公务活动中形成的照片、影音等影像资料，如上级领导视察、各种急救演练、重要医疗保健、重大院前抢救、公共卫生突发事件、各种培训等照片。加强与老党员、老同志的联系，收集中心建立之初等不同时间段形成的珍贵相片，能生动还原当年院前急救的历史风貌，再现院前急救的发展历程，保证档案材料的延续性。3.随着办公系统自动化的普及，工作中产生的大量电子文件、照片等资料，在收集纸质材料时应与所有的电子文件、照片等一起归档，杜绝漏收现象，保证档案各门类齐全。

（二）加强宣传力度，提高管档意识。1.树立身边的先进榜样，号召档案员学习先进人物的理想信念，弘扬先进人物奋发向上、爱岗敬业、任劳任怨的精神，改变工作作风，转变观念，增强档案意识和历史责任感。2.积极为档案员订阅档案期刊、杂志，定期举行档案员业务培训，鼓励他们不但要学习档案理论知识，还要熟悉计算机操作技术程序，掌握网络技术、影像技术等现代工作技能，提升整体素质和管档水准。

（三）完善制度建设，统一管档标准。1.根据档案法律法规以及现行院前急救行业工作特点分别制订了《声像档案管理办法》《实物档案管理办法》《电子档案数字化管理办法》，并依据市档案局批复的《归档范围和保管期限表》收集档案，从源头上确保特殊档案的系统性和规范性管理。通过完善档案流程，丰富管档媒介，使档案遵循章法，有法可依，从而不断提高档案法制化管理水平。2.规范档案室的建设，档案室除了配备“三铁八防”，应按规定完善管理设备，一方面邀请技术成熟的技术公司安装监控设备，充分保障档案的安全，另一方面添置防磁柜、实物档案柜、消毒柜、扫描仪器等，营造符合特殊档案载体的保管条件。

（四）拓展利用途径，创新查档手段。1.完善检索工具，提高档案检索速度。通过制定档案的案卷目录、卷内目录两种手工检索工具，能够有效实现档案目录快速检索，更好地为利用者服务。2.在信息飞速运转的当下，运用网络信息技术软件进行计算机检索已经成为必然，把可供查考的档案资料扫描后挂接到档案查询系统目录上，在充分满足档案利用者需求的基础上，使其更为直观地看到档案信息，为医疗体制改革、院前急救业务、科学研究的发展提供意见，最大程度实现信息沟通和资源共享。只有不断改变档案服务方式，创新利用理念，才能为档案信息资源提供一个立体交互式的舞台，提高档案依存度，真正实现档案价值。

[1]蔡晔.论新型档案载体对档案工作的影响[J].档案与建设,1997(11).

[2]朱红俊,聂佳.谈当前如何做好急救中心档案管理工作[J].云南档案,2007(7).