加强大数据时代人事档案管理工作的探讨

2017-11-25吉林省水文地质调查所黄颢

办公室业务 2017年23期

文/吉林省水文地质调查所黄颢

加强大数据时代人事档案管理工作的探讨

文/吉林省水文地质调查所黄颢

以传统人事档案管理模式为基础，充分地利用互联网以及大数据对整理的信息进行组织与加工，将相对独立的人事档案管理内容纳入统一的人事档案管理系统中。通过这样的方式所形成的信息属于数据档案，属于现代化的人事档案管理体系。资源共享是大数据时代人事档案管理的主要优势。因此，本文主要从大数据时代人事档案管理工作的现状以及提升人事档案管理的效率这两个方面进行阐述，为充分发挥大数据在现代人事档案管理工作的利用效率提供合理的参考意见。

大数据时代；人事档案管理；工作探讨

近年来，社会在不断地向前发展，信息化技术相应地飞速发展。信息化技术的发展有利于企业人事档案管理工作的开展。充分地利用大数据技术进行人事档案管理，借助先进技术对大量的数据资料进行整理与归纳，从而使得人事档案管理工作更加合理有序，为企业人才管理与培养提供合理的参考依据。因此，对大数据时代人事档案管理工作方式进行研究具有重要的作用。

一、大数据时代人事档案管理工作的现状

（一）人事档案管理工作任务比较重。人事档案管理本身就是人事工作必不可少的组成部分，其主要是通过保存人力资源档案，对人才进行档案记录、收集、整理、鉴定以及保存等，促进档案资料得到有效的利用。人事档案管理具体的职责是保管工作单位员工的基本信息，将员工的学历、经验、职称晋升以及工资报表等材料都保存下来，并将这些信息形成相应的报表、文件、图像以及光盘等。当单位的人才队伍在不断扩大的过程中，对人才的考核要求也会更加的严格。基于此，当前人事档案管理工作人员的信息管理工作任务更加艰巨，传统的人事档案管理信息服务难以与现时代的实际要求相符合。

（二）人事档案开发利用情况有待提升。就当前而言，人事档案管理仍然是比较落后的。就人事档案管理手段而言，人事档案记录主要是以纸质形式为主，手工劳作是其主要的表现形式。纯手工进行人事档案管理的弊端主要表现在以下几个方面：人事档案管理效率低下，保密行比较差，需要较长的周期，并且不能查找以及存储。随着大数据时代的到来，虽然当前一些人事档案管理已经使用了电子化管理，但仅仅是采用计算机进行简单的储存以及管理。人事档案管理软件比较局限，现代信息技术在人事档案管理中仍然没有得到更为广泛的应用与推广。在具体的工作环节，单位仍然没有成功地转向以电子网络为载体的档案管理模式中，因此，当前人事档案管理问题仍然比较突出。在后期人事档案管理过程转变，要重点解决人才信息共享问题，提升人事档案管理的信息化程度，提升人才信息传送的速度，促使信息利用效率进一步提升，实现信息广泛地交流与共享。

二、加强大数据时代人事档案管理工作的方式

（一）管理人员建立大数据管理意识。管理人员以及领导的积极支持是促进大数据管理工作有效开展的重要前提条件。因此，管理人员需要在思想上提高重视程度，形成科学的发展观。在具体的工作过程中，不能一味地被传统观念所限制，在人事档案管理过程中要将信息化以及数据化的观念应用其中。大数据信息挖掘、知识共享以及利用均是档案管理的重要内容，要由指定的专门主管进行领导。将人事档案管理工作作为重点工作来抓，为部门配置相应的软件以及硬件设施，在人事档案管理过程中增加新科技、新理念以及新设备，为大数据时代的数据发展创造条件。

（二）建立好专门的档案数据库。在人事档案管理过程中，领导需要及时地掌握各个员工工作的实际情况，为员工的发展提供更为有效的参考意见。通过了解工作人员的工作状况，为单位选拔以及任用人才提供参考依据。在当前大数据高速发展的时代，合理地开发与利用人事档案信息，建立合理的档案数据库，这有利于档案信息的充分利用。在具体工作过程中，要同时参照人事档案数据以及相关信息，采用比较统一的项目格式，对人事档案信息管理模式以及工作程序进行规范，最终实现标准化以及程序化的管理。利用更为先进的计算机工具，建立档案收藏目录，将一些珍贵的影像资料、文字资料进行合理地分类，并按照目录进行牵引，这能极大程度上减少查找数据的时间，促使人事档案的利用价值极大程度地提升。

（三）加强人事档案管理的技术支持。就当前而言，我国已经进入数据化时代，人事档案的数据量也在不断地提升，这便需要在档案管理系统设计的过程中，将数据增长的态势考虑其中。只有这样，才能有效地减少系统维护的成本。通过制定系统安全保护制度，将档案防病毒系统以及防漏洞系统建设完整，开发更多有效的新工具对系统漏洞进行检测，在检测过程中安装新程序，将一些具有危害性质的内容挡在系统外部。如此，便能将系统安全隐患降到最低，促使档案数据的安全性提升。