浅谈高校教务档案管理常见问题与对策

陈小华

浅谈高校教务档案管理常见问题与对策

陈小华

档案是对个人或组织过往的社会活动、经历等的完整、清晰、真实的记录信息，高校教务档案指的是高职院校教务处针对学校过往的教学活动、组织经历等形成的各项、各类教务材料。高校教务档案管理是高校教务处工作的重点任务，是教务处完成工作任务、满足高校教学管理要求等的重要手段。本文在分析高校教务档案管理工作常见问题的基础上，探讨解决措施和对策。

高校 教务档案管理 常见问题 对策

一、高校教务档案管理基本概念和管理范畴

档案是对个人或组织过往的社会活动、经历等的完整、清晰、真实的记录信息，高校教务档案是档案的一种，具体是指高职院校教务处在对学校过往的教学活动、组织经历等形成的各项、各类教务材料。具体包括下述范畴：

教务部门建设与职能档案。主要包括的是国家颁布的与高职学校教学活动相关的法律法规、规章制度、办法和实施细则等，本校与教学管理活动相关的规章制度，教务处部门建设规划、实施方案和细则，以及教务处的具体管理职能等；

教务部门工作人员人事档案。主要包括的是教务部门工作人员的基本人事材料，包括学历学位证明，培训经历和进修经历证明材料、绩效考核结果、奖惩记录等；

日常教学管理档案。主要包括高职学校日常的教学工作计划、时间进度安排表、校历、期中及期末考试安排表、国家各类统一资格考试时间安排表、实习计划表、教师教学质量反馈表等；

学籍档案。主要包括高职学校学生的注册登记表、成绩表、奖惩情况表、选课记录表、学生证书学历证书及补办记录表等；

教材管理档案。主要包括学校教材的订购计划和方案、教材采购统计表、教材预定登记表、教材发放和领用情况记录表等；

教学设备管理档案。主要包括教学设备采购记录表、教学设备领用登记表、教学设备使用情况记录表、教学设备维修记录表、教学设备管理方案等。

二、高校教务档案管理的常见问题

（一）档案管理人员意识不强

目前我国大多数高校都建立了专门的档案管并配备专门的档案管理人员，但很少对教务档案设立专门的档案管理人员，一般都由教务处的工作人员兼任。兼职的教务档案管理人员没有接受专门的档案管理知识学习和系统的培训，管理意识不强、管理能力有限。

（二）教务档案材料不齐全

由上文对教务档案材料范畴的分析可知，教务档案管理的来源一是教务处本身产生或制定的，另一部分则是由日常教学活动产生的、由学校其他部门上交的。一方面其他部门的上交未必及时和全面，另一方面教务档案管理人员责任心不够或不愿催促其他部门上交，造成了大量档案材料不能及时归档，或归档的方式不够科学、规范，从而造成高校教务档案的不完整。

（三）教务档案利用率较低

目前，很多高校逐步重视教务档案，开发了专门的软件进行教务档案的日常收集和整理，具备了先进的档案立卷、查询以及统计等工作。但教务档案的利用率仍然较差，对软件的利用水平较低，查询和检索的效率较差。收集和整理教务档案的目的是有效利用，只有提高教务档案利用率，才能真正发挥教务档案的作用，为各类教务活动提供参考。

三、高校教务档案管理的对策

（一）提高教务档案管理人员综合素质

高校教务处要选择有责任心、认真负责的人来从事教务档案管理工作，要加强对管理人员的档案知识培训，提高档案管理人员的管理意识和管理水平，档案管理人员水平的提高，是科学、有序、高效进行教务档案管理的前提。

（二）完善教务档案管理制度

工作的顺利开展需要制度先行。要针对教务档案管理建立科学、完善的管理制度，建立健全教务档案的日常监督检查、抽查和考核制度，强化档案管理人员的责任意识，提高其工作的积极性、主动性，必要时可采用激励机制，例如对成绩突出的个人给予奖励或职务晋升等。

（三）发挥教务档案作用，提高教学管理水平

要加大对教务档案的宣传力度，使教师和学生认识到教务档案的重要性，主动完整保留并提交教学过程中的各类档案资料。利用现代化的信息技术手段，建立高效的教务档案数字化管理，实现教务档案的共享能够不断提升教学管理水平和科研水平。

（四）推进教务档案管理的现代化

随着计算机信息技术和网络技术的不断发展，传统的以纸质为主的档案管理模式已不再适用，只有提高教务档案管理的现代化水平，才能满足教师和学生对于教务档案快速、准确、便捷的查询需求。利用网络技术建立教务档案的数据库，实现教务信息共享，方便师生的日常使用。

四、结语

总之，高校教务档案管理是高校教务处的重点任务，是教务处完成工作任务、满足高校教学管理要求等的重要手段，也是不断提升教学质量和科研质量的重要基础。本文在分析高校教务档案管理工作常见问题的基础上，从提高人员综合素质、完善管理制度、充分发挥作用，以及提高现代化水平几个方面探讨解决措施和对策，目的是给高校教务档案管理工作提供参考，不断提升高职院校教务处的教务档案管理水平。

[1]王雅静.高校教务档案管理问题与对策研究[J].湖南城市学院学报(自然科学版),2016(06):127~128.

[2]张志强.高校档案管理中常见问题及对策[J].管理观察,2015(12):115~116.

（作者单位：潍坊护理职业学院）