实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设

2017-11-25长春大学旅游学院张荣

办公室业务 2017年23期

文/长春大学旅游学院张荣

文/长春大学旅游学院张荣

当代社会，随着信息技术的迅速发展，高校在自身的建设与发展中，实施文档一体化，推进档案的信息化建设是高校适应社会信息化发展的必然要求与必定趋势。本文从文档一体化、档案信息化建设的内涵，以及高校在档案管理建设方面存在的问题进行论述，并提出高校实施文档一体化推进档案信息化建设的措施。

文档一体化；档案信息化；管理

一、文档一体化与档案信息化的科学内涵

文档一体化是从文档管理和文书管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理。通俗来讲，就是把档案工作现实中各部门相对分散独立的文件和档案统一成一个有机的整体来筹划管理，形成一文一档的管理模式。通过文档的一体化可以保证文档内容的完整性、原数据结构的一致性以及准确性。现在随着计算机技术的广泛应用，文档一体化管理更是获得了前所未有的技术支持，文档一体化管理已成为信息化管理的一种管理模式。而所谓档案信息化建设就是运用现在信息技术开发档案信息资源，保护档案资料，提高档案信息利用率，以及延长档案信息寿命和保证其质量的档案管理方式。实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设的最终目标，是提高档案信息管理和服务水平的有力保证。

二、高校档案管理建设存在的问题

（一）学校对档案工作的重视程度不够高。现在高校在学校的管理过程中，往往把提高学校的软硬件设施，提高学校的教学水平和质量，以及提高学校的科研水平，扩大学校的影响力作为学校管理的主要任务。档案管理作为一种不放在表面的，不影响实力的工作，被放在了非常次要的地位，大多数高校都对档案工作的重视程度不高，没有充分认识到学校档案管理的真正作用及其意义，也未能充分地认识到档案管理可以为学校的科研工作和教学工作提供便利。正是因为这种对档案管理工作不重视甚至轻视的心态，使得学校的档案管理工作出现了很多问题。比如说对一些资料归档立卷不及时，导致一些资料材料挤压，或者说档案存放的质量低下，归类不明确，导致查询不便利等。同时，也由于高校对档案工作的重视程度不够，所以高校没有形成完备的档案工作的管理体系和相关的制度，也没有在档案工作上投入足够的经费。

（二）档案工作人员管理意识不强，业务素质不高。档案工作人员是进行档案工作计划、安排和管理的工作人员，是档案信息资源存储的重要人员，但是档案工作人员在档案管理工作方面也存在一些问题。部分高校档案管理的工作人员可能以为自己所在高校的主要任务是学校的教学工作以及科研工作，因此会在心理上觉得自己的档案管理工作不重要，会把自己放在一个比普通教师低的位置上，心理上的落差会导致他们管理的懈怠。另外，我们知道，随着现代信息技术的发展，推进档案管理的信息化进程尤为重要，因此熟练地掌握现代信息技术，熟练地使用计算机，是档案管理人员的一项必备技能。但是有很多档案管理人员的业务素质不够高，不能很好地应用现代技术，这也使得某些高校的档案管理方式比较落后，档案信息存储质量差，利用率不高。

三、实施文档一体化管理，推进高校档案信息化建设的措施

（一）建立健全档案管理规范。高校加强文档一体化，推进档案信息化建设，必须要建立健全档案管理的规范。建立档案管理的规范，首先要确保数据的规范，而数据来源于文件文档，因此高校要对自己的档案管理室进行科学化管理，保证档案管理机构能够按相关规定科学分类文档文件，要注重把文件管理与档案管理放在一个综合的管理系统中，密切两者之间的有机联系，认识到档案管理与文件管理前后相承的关系，同时也要建立文档一体化管理的组织机构，明确文件管理和档案管理的规范，要加强文档一体化软件和档案管理的统筹规划，保证高校文档一体化和档案管理的通用性。

（二）加强档案信息化人才建设。高校推进档案的信息化建设是顺应现代社会信息技术发展的必然趋势，档案人员是档案信息资源与用户之间相互联系的桥梁和纽带，因此加强档案信息化人才的建设，是现代高校实施文档一体化管理，推进高校档案信息化建设的一个重要路径。高校要注重对档案工作人员的管理与培养，通过一些必要的措施提高档案管理人员的业务素质以及管理工作的意识。比如说，高校可以通过必要的奖惩措施，来刺激和激励档案管理工作人员提高档案工作的管理意识。再比如，高校可以通过不定期地举行档案管理工作人员的讨论会，以及对档案管理的工作人员进行培训等方法来提高档案管理工作人员的业务素质和能力。同时档案管理的工作人员，也要不断地学习，更新自身的知识，提高自身的能力，使自己能够熟练地掌握现代信息技术，熟练地运用计算机，很好地进行档案工作的信息化管理。

（三）增加经费投入。高校要深刻地认识到档案管理工作的重大意义，提高对档案管理工作的经费投入，从而使得自己学校的档案管理工作很好地适应现代社会的要求，也能更好地保证档案的完整性、真实性以及系统性。为此，高校可以通过为学校的档案管理室购买性能较好的计算机、扫描仪、激光打印机等来提高学校档案管理的信息化水平。