浅谈高校档案机构职能延伸的困境与出路

2017-11-25延边大学护理学院李晶

办公室业务 2017年23期

文/延边大学护理学院李晶

浅谈高校档案机构职能延伸的困境与出路

文/延边大学护理学院李晶

为了促进高校档案机构的职能延伸，必须发挥档案管理的价值，将学校发展的途径进行扩展，使得档案资源的利用率更加高效，为档案机构职能的延伸奠定基础，为教学和科研工作作出贡献。本文主要针对高校档案机构职能延伸的困境进行分析，探究其职能延伸的出路，通过创新高校档案机构的发展路径，提高档案管理的质量。

高校；档案机构；职能；困境；出路

高等教育在现阶段面临着很大的改革困境，对于高校的档案机构来说，改革的困境是面临的最大难题，解决这一问题需要档案机构对自身职能进行延伸，提高服务质量，真正解决档案管理中存在的难题，更好地服务于教学和科研工作。

一、高校档案机构职能延伸面临的困境

（一）高校对档案机构的重视度不高。很多高校对于档案机构的地位和性质认识不准确，使得档案机构一直处于边缘化的地位，对于日常的教学活动的重视使得投资在档案管理机构中的资金和技术受限严重。事实上，作为高校管理机构之一的档案机构承担着全校的档案查询和审阅的工作，应该将档案管理工作纳入学校的整体建设规划中，进行合理规划，否则会导致档案管理机构的职能延伸受到阻碍，面临转型升级的难题。

（二）档案使用情况的不合理。对于档案机构自身的职能安排存在不足，首先，档案的使用职能受到了很大的限制，对于档案查阅的人群非常广，既包括学校的工作人员也包括社会人员，所以，很多高校都会设置档案查阅限制，对特定人群给予特定的范围，使得档案的使用范围受到很大的限制。其次，档案资料的使用是被动的，不能主动地将档案的最大效用发挥出来，加之，档案宣传工作不足，使得高校档案机构的影响力大打折扣。

（三）档案内容和形式的单一化。档案管理的内容和形式的单一化，使得很多高校的档案资料无法及时进行更新，加之，信息化和电子化应用程度较浅，导致档案机构的职能延伸困难，无法发挥档案资料的最大价值。加之，档案资料的保密工作越好，档案的使用越受限制。

二、实现高校档案机构职能延伸的创新途径

（一）坚持以人为本的共享理念。档案管理工作主要针对高校人才的档案信息进行分析研究，进而挖掘信息需求，促进高校档案管理工作的健康发展，由于高校教学和科研工作的发展越来越深入，利用档案信息对知识信息的挖掘需求也在不断扩大。在进行高校档案管理工作职能延伸时应该坚持以人为本的原则，建构信息共享平台，在开展档案管理工作时，应该注重对利用者的实际问题进行解决，以需求为导向，将网络的优势发挥到极致，来实现档案信息的共享。

（二）完善相关机制，注重人才培养。在进行档案工作时，人才的配置是必不可少的环节，必须注重对人才队伍的建设，选择熟悉档案管理工作以及精通信息服务技术的人才，加大对档案管理工作的人才培养力度，使得人才管理系统更加完善科学，促进档案信息管理的有效性和信息化。

（三）拓宽档案资源建设服务。对于高校档案管理机构的职能进行延伸，要对档案信息资源进行完善，做好基础建设工作，将信息化的优势发挥出来，对各种形式的档案信息资源进行整合，形成全方位的信息服务平台，营造出良好的创新氛围，对高校档案机构的职能进行创新，制定相关的科学政策，为高校档案机构的职能提供保障。

三、高校档案机构职能延伸的出路

（一）积极参与学校的其他工作的建设。档案机构的职能要想获得更多的延伸，需要对档案机构的影响力进行扩大，可以通过参与学校其他工作的建设，对学校的校史进行研究，增强本校师生的荣誉感和责任感，还可以将其他工作的建设作为档案管理机构的宣传平台，对档案资料进行沟通和交流，实现档案的信息共享化，对档案管理的经验进行分享，增强档案机构的职能延伸力度。

（二）对档案管理的自动化技术进行提升。在高校的教学管理和科研管理中，很多方面都实现了自动化，计算机技术也普遍应用在各类档案管理中工作，使得档案管理工作的效率得到了大大的提升，还可以对复杂档案进行智能化处理，可以减少劳动力的负担，还可以避免对纸质档案的磨损，使得档案机构的职能延伸工作得到扩展，也可以为高校的信息化建设作出突出贡献。自动化技术是信息时代档案机构的重要突破，要想将高校档案机构的职能进行扩展，应该加大信息自动化技术的投资，保证工作的顺利开展。

（三）对重大事件的档案存档工作给予重视。对于学校的重大事件来说，其影响力非常大，应该及时存档，丰富活动的档案内容，还可以在一定程度上扩大学校的影响力，促进档案机构职能的延伸，所以，在档案工作中对高校的重大事件应该给予更多的重视，可以将其记录下来，作为学校突出特色的依据。档案机构职能的扩展必须以学校的重大事件为基础，进而进行相应的创新和规划，形成新的活动内容，使得档案管理工作的质量和效率得到提升。还应该依托高校的重大教学活动，在教学活动中为档案管理寻找有价值的资料。