新时期设计院城建档案管理探析

2017-11-25杭州络达交通市政规划设计研究院有限公司杭州市综合交通研究中心高瑜

办公室业务 2017年23期

关键词：设计院城建档案管理

文/杭州络达交通市政规划设计研究院有限公司（杭州市综合交通研究中心）高瑜

新时期设计院城建档案管理探析

文/杭州络达交通市政规划设计研究院有限公司（杭州市综合交通研究中心）高瑜

本文主要阐述了在新时期设计院城建档案管理的概念以及重要性，对于在实际的档案管理工作中存在的问题简要地谈了自己的看法，并且提出了有关的应对建议。

城建档案；设计院；档案管理

一、前言

城建档案是在城市的建设活动中所形成的对于整个社会有保存价值的文字以及图片等材料。城建档案代表着一个城市发展的历史变革，具有很强的文化代表性，是一个国家宝贵的文化财富。城建档案虽然不能够创造直接的经济价值，但是它可以为促进整个城市建设的发展提供借鉴，具有很好的社会效益。

城建档案是一个城市进行建设管理的重要资料，具有很高的参考价值，完整的城建档案能够在城市的建设活动中发挥重要的作用，比如在项目的可行性研究、施工期交通组织方案、交通影响分析、建设方案研究等项目的运行与管理过程中发挥重要作用，可以产生比较好的经济效益以及社会效益。

二、城建档案的管理与设计院效益之间的联系

在设计院里面使用最多的资料就是城建档案，城建档案资料记录着一个工程从开始到竣工的整个阶段，是工程建设中最原始的记录资料。在实际的设计工作中，如果能够充分利用城建档案管理资料，就能够有效缩短建设的周期，创造更好的时间价值，提高设计效率。城建档案的管理资料是设计院在长期的设计实践中形成的宝贵技术材料，也是重要的资源储备，是设计院技术实力的象征。如今档案管理工作在设计院的工作中越发地显示出重要性。档案管理是一项基础性的工作，有效地利用好城建档案能够提高设计院的经济效益、降低设计成本，具有良好的经济价值。

三、如何对设计院设计活动中形成的城建档案进行收集和管理

收集资料是城建档案管理的第一步，是开展其他档案管理工作的前提。它为整个档案管理工作的治理提供了可以操作的对象，为档案管理工作后续的信息资源开发提供了良好的条件，所以一定要重视档案的收集质量。收集城建档案的工作一般需要的周期比较长，城建档案的收集范围包括项目的可行性研究报告、项目建议书、项目的初步设计图纸、施工阶段的设计图纸以及在各个阶段形成的修改意见等等。城建档案主要有图纸、文字、声像等形式。新形势下的城建档案管理工作不再是以前那种单一的、没有联系的工作，而是具有复杂性、综合性的特点，这也对档案的收集和管理工作提出了更高的要求。在现今的档案管理工作中仍然存在着不少的问题亟待解决，以下为问题的主要方面：1.对于城建档案的重视程度不够。部分设计单位的领导没有正确地认识到档案管理的重要性，对于其在设计管理中起到到作用认识不足，对于档案室的管理缺乏相应的投入。档案室的建设没有符合国家相应的标准和规范要求，给后续的档案管理带来了很多的不便之处。档案管理的不规范致使无法充分地利用档案，很多档案整理之后被束之高阁，造成城建档案资源开发利用效率较低。2.在工程的实际建设过程中，产生的档案图纸等得不到有效的保存，或者说保存的数据、图纸不够完整，造成资源上的浪费，以前的档案管理工作并不能使得档案资源得到充分的利用。

四、城建档案管理工作中问题的应对方法

（一）档案管理工作者要充分意识到档案管理工作的重要性。档案管理工作者要增强科学化管理意识，增强在城建档案管理工作中的使命感与责任感，扎实做好档案管理工作。要树立正确的服务意识，在实际的工作中要切切实实做好城建档案的相关收集与加工整理、研究与借阅工作。要转变档案管理工作方法，多多了解部门之间的工作动态，及时提供相关部门所需要的档案资料，使得城建档案得到充分的利用，提升档案管理的价值。

（二）完善档案室的基础设施。档案室的库房是存放档案的地方，也是进行档案管理的重要场所，一个设施完备的库房是档案长期进行保存的关键所在。同时要加强档案管理的信息化工作，当前很多企业档案信息化的应用只是在档案的检索方面，其他领域的档案管理信息化建设还没有开展。在实际的档案管理工作中，利用计算机技术进行辅助管理能够充分发挥计算机贮存性能强的优势，有利于节约档案管理的空间，减小在库存的档案管理的压力，达到优化档案管理的目的。

（三）积极利用信息化的手段管理城建档案。随着信息技术的发展，计算机在档案管理工作中的应用也越来越广泛。我们可以利用电子化的手段对档案等文字资料进行信息化的处理，有时可以采用激光扫描或者微缩的方式保存资料，这样就能够使得档案的保存和查询更加方便。