机关事业单位档案规范化管理探讨

2017-11-25山西阳泉市城区政府苏侠

办公室业务 2017年23期

文/山西阳泉市城区政府苏侠

机关事业单位档案规范化管理探讨

文/山西阳泉市城区政府苏侠

机关事业单位作为国家的重要单位，档案管理在机关事业单位中占据着十分重要的地位，在单位的内部管理中有着很重要的意义，是事业单位规范化管理的重要部分。当前我国的经济发展、社会发展都促进了我国的机关事业单位的进一步发展，要求工作规范化，所以在现阶段，机关事业单位加强档案管理的规范化是极为重要的。所以本文就针对机关事业单位的档案管理规范化进行讨论。

机关事业单位；档案管理；规范化

我国的国土面积广阔、人口众多，行政区域也很多，所以我国的机关事业单位也众多，承担着很大的责任，并在我国的社会发展中作出了重要的贡献。随着时代的发展，我国的机关事业单位也逐渐地完善和发展，事业单位的工作和职能划分也更加清晰和规范化，但是档案管理问题仍然是事业单位发展的重要问题，很多事业单位档案管理比较混乱，对单位的发展有着很大的掣肘，影响了事业单位工作效率的提升，所以在新时期加强事业单位档案管理工作的规范化是极为重要的工作。

一、机关事业单位档案管理规范化的重要性

机关事业单位的档案不仅包括员工的个人信息，还包括单位在发展中取得的各项成绩以及单位发展的过程，是单位集中管理的体现。在机关事业单位的工作中，档案管理工作是极为重要的工作，档案中包括单位内部员工的相关信息资料，是事业单位发展的基础。档案管理工作的规范化是衡量事业单位管理能力的重要标准，事业单位的档案管理工作将会影响到事业单位的领导对本单位的了解和管理，对领导的决策也有着重要的影响。机关事业单位的档案中有着员工的基本资料、工作经历、履历和相关的其他信息。这些档案信息在事业单位的后期管理中有着重要的作用，能够为后期的管理提供参考依据，同时，档案资料也是事业单位发展的重要记录资料，是机关单位发展信息的汇总，对其进行规范化的管理能够促进机关事业单位的健康发展，这对于单位领导的用人决策和单位员工的升职、调职都有着重要的意义。加强档案管理的规范化，探索新形势下机关事业单位的档案管理途径，能够提高事业单位的市场竞争力，促进机关事业单位的健康发展。

二、机关事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理方式落后。机关事业单位的档案资料仍然沿用着以往比较老旧的纸质资料的方式，将其存放于特定的场所，在需要使用时去进行查阅，这种方式在以往的工作中能够发挥一定的作用，但是现在随着经济和社会的发展，机关事业单位的工作细化，档案的数量会越来越多，在这种情况下，传统的纸质档案保存和查阅的方式就难以满足社会发展和机关事业发展的需要，会严重降低档案管理的效率，从而降低整个单位的工作效率。

（二）档案管理认识水平有待提高。当前经济和社会的发展给机关事业单位的发展也带来一定的压力，所以现在的机关事业单位大都是将实际的工作当作单位发展的主要任务，对其他的工作并不重视，而档案资料管理工作也被认为是不重要的后勤工作，所以在实际的工作中就会存在松懈，这主要是因为单位的领导对档案管理工作的认识不够明确，重视程度不够，认为这不会对单位的发展带来助益。在这种情况下，很多机关单位的档案管理人员都是退休人员或者其他的不专业人员，工作只为消磨时间，工作效率极低。

三、机关事业单位档案管理规范化的措施

（一）健全档案管理制度。想要实现档案管理的规范化，就要根据自身的发展情况建立一套完整、健全的档案管理制度，对档案管理的相关工作进行明确规定，合理划分岗位人员的管理职责，根据制定的制度进行档案管理工作，对档案管理工作中的相关行为进行规范，杜绝违法违纪的行为发生。在单位内部，对于档案管理工作要进行分级管理，按照制度的要求进行分类管理，制定详细的管理计划，提高档案管理工作的规范化。

（二）加强人员培训。想要促进档案管理工作的规范化，加强管理人员的素质是极为重要的，我国机关事业单位的档案管理人员大都是一些退休或者临近退休的人员，将其视为养老工作，对待工作不认真、不专业，这种情况下机关事业单位的档案管理工作难以得到发展。所以机关事业单位的领导首先要做的就是重视档案管理工作，将档案管理工作当作单位日常工作中的重要项目，要寻找专业的档案管理相关人才进行档案管理工作，或者对现有的档案管理工作人员进行培训，提高其对档案管理工作的重视程度，学习更多的专业档案管理知识，提高其工作能力。在单位内部也要提高档案管理工作的地位，提高档案管理人员的工作积极性，促进机关事业单位档案管理工作的开展。

（三）充分利用现代化的设备。随着经济和科技的发展，计算机技术逐渐普及，我国机关事业单位的办公设备越来越先进，更新越来越快，办公越来越便利，工作的效率显著提高，所以为了促进机关事业单位的档案管理效率，使用新进的设备是极为重要的措施，也是提高工作效率的重要举措。机关事业单位可以使用计算机进行档案管理，对档案资料进行分类，建立单独的数据库，对资料进行整理，不但能够提高档案整理的效率，还方便后期档案资料的查阅。除此之外，还可以通过计算机加强对档案信息的查询力度，用图像、文字、影音等形式加强档案信息的全面性，并加强对档案信息管理人员的专业素质的培养，强化他们的专业技能和素质，训练他们使用现代化的设备进行档案管理，这样能够最大限度地提高档案管理工作的效率。