新形势下档案管理工作的规范化探讨

文/山东省枣庄市市中区农村能源办公室 邢灿

新形势下档案管理工作的规范化探讨

文/山东省枣庄市市中区农村能源办公室 邢灿

档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，也是国家档案事业最基本的组成部分。随着社会进步与信息化时代的到来，档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，其形式不再局限于传统的纸质载体，而是转变为电子文档、影像及音频形式，这使得档案管理工作面临着全新的挑战和契机。新形势下，如何使档案管理工作实现规范化是每个档案管理工作者应思考的问题，本文就这一问题进行探讨，以供参考。

新形势；档案管理；规范化

档案管理也称档案工作，它是指将分散、零乱以及失去实际使用价值的文件进行集中、系统地保管，从而为今后的需要提供凭证和参考依据、价值的总称。档案管理在企业或者国家机关中看似没有多大的作用和贡献， 但是在实际发展中，它却是企业或者国家机关中重要的工作组成部分，直接关系到企业或国家机关是否能够健康发展。另外，档案管理也是一项维护和保护历史发展的关键性工作。档案管理工作的规范化，既是档案顺利管理的保障，也是一个企业和单位管理水平的体现；它既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，又在单位现阶段发展状况、单位人员的综合素质、以往的经验教训以及未来的发展规划等方面为单位决策者提供了重要的、详细的、真实的资料和依据，从而帮助决策者作出科学合理的、适合单位长期使用的发展规划。

一、当前档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不足。在当前某些企业或某些机关的档案管理工作中，存在着档案工作制度落实不到位、管理不规范、工作缺乏连续性等现象，归根究底，主要是对档案管理工作的重要性认识不足。很多人对档案管理工作的认识存在一定的误区，认为档案管理工作就是抄抄写写，完全是多余的，而且档案资料记录的都是过去的事，整理档案资料不仅需要浪费大量的人力和物力，还浪费时间，完全多此一举。

（二）档案管理硬件设施不齐全。当前很多企业或机关中，没有专用的档案室和专门管理档案资料的管理人员，档案资料存在多处存放的现象，且存放地点不干净，有的甚至发生霉变、灰尘和虫蛀，导致档案资料被损坏和遗失，不仅查找困难，而且影响档案资料的完整性和整洁性。另外，在新形势的影响下，由于很多企业和机关启用了自动化和信息化的档案管理系统，从而使得他们失去了对传统的纸质档案资料的保存观念，在办公场所的搬迁中，很多纸质的档案资料被遗失和损坏。

（三）档案管理工作创新意识不足。创新是档案管理工作中的重要环节，只有勇于创新，才能有效提高档案工作管理的质量和效率，进而实现档案管理工作的规范化。但是，在当前档案管理工作中，很多还缺乏创新意识，其工作方式及管理体制过于单一和老旧，仍采用传统的管理模式，影响档案管理工作的发展和进行。

二、新形势下加强档案管理工作规范化的措施

（一）完善、健全档案管理工作的规章制度。俗话说：“无规矩不成方圆。”要想使档案管理工作更加系统化和规范化，就必须完善、健全档案管理工作的规章制度，使档案管理的基础工作稳定可靠，这不仅是提升其科学化、合理化、规范化的保证，也是档案管理工作法制化的要求。各企业及机关应从单位档案管理工作的实际出发，制定出一套行之有效的管理办法和规章制度，加强档案管理人员的法制教育，不断培养并提高其相关知识、职业素养及忧患意识，帮助他们明确相关的法律、法规，保证其工作行为的合法化，从而有效发挥出档案管理的作用。

（二）转变落后观念。为了提高新形势下档案管理工作的水平及规范化，就必须转变落后观念，提高对档案管理工作的认识及对档案管理工作重要性的认识，改变以往错误的观念。各企业及机关领导首先要树立正确的档案管理意识，重视档案管理工作，从思想上抓起，加强对档案管理工作人员进行思想教育，加强对档案管理工作重要性的宣教，向其展现档案管理工作为单位创造的一系列成果，并切实加大监督及执行力度，从而纠正档案管理工作人员的工作态度，使他们从内心深处充分认识到档案管理工作的重要性，意识到自身的责任及岗位职责，进而全身心地投入到档案管理工作中，高效率、高质量地完成工作任务。另外，要勇于创新，因地制宜，充分利用好计算机及网络技术，改变传统的管理方法，通过现代化的管理方法提高档案的利用率，最大限度地实现档案管理的价值。

（三）提高档案管理人员的能力和素质。身为档案管理人员，一方面是要具备基本的职业道德修养，另一方面要充分掌握信息技术。因此，各企业或机关要加强培养档案管理人员的专业知识，不断优化及更新其知识结构，加强培养其职业道德，使得档案人员从“理论型”“实干型”向“技术型”转变。另外，企业或机关要设立专用的档案室，做好文书以及电子文件之间的连接工作，运用存储量大、质量较好的磁盘进行保存，从而增强档案管理的寿命。

三、结束语

档案管理工作的规范化，既为档案管理工作的顺利进行提供了有力的保障，又符合现代社会发展的需求，同时又体现了一个企业和单位的管理水平，为单位决策者提供了重要的、详细的、真实的资料和依据，从而帮助决策者作出科学合理的、适合单位长期使用的发展规划。因此，各单位应重视档案管理工作，转变落后观念，完善、健全档案管理工作的规章制度，加强提高档案管理人员的能力和素质，从而实现档案管理的价值。

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