浅议怎样的档案利用服务才算优质

文/中国科学院广州分院 苗碧芸；广东省农业科学院 张大彤

浅议怎样的档案利用服务才算优质

文/中国科学院广州分院 苗碧芸；广东省农业科学院 张大彤

文章阐述了优质档案利用服务的三个特点，提出了构建优质档案利用服务的四项措施。

优质；档案利用；服务

怎样的档案利用服务才算优质？在普通人心目中，档案利用方便、服务态度好，再加上阅览环境好，就是优质。然而，看完下面这个事例，相信人们对优质档案利用服务会有更深层次的认识和理解。

事情发生于2005年3月，一家英国企业向广州市政部门发来一份传真，称其提供用于建造广州海珠桥的钢材已有100年历史，达到钢材的使用期限，开始进入疲劳期，如继续使用，建议对其进行疲劳强度检测，并根据检测结果进行加固。

根据有关资料记载，海珠桥是1950年3月广州市政府着手重建的，所使用的钢材从英国购入。这些钢材是从当时英国的一座旧钢桥上拆卸下来的，因而，就其寿命计算，海珠桥使用的钢材已有100年历史。55年后，这家英国企业还记得给广州市政部门发来传真，提醒注意事项，其工作细致负责，实在令人钦佩。同时，也说明这家英国企业的档案管理做得好，档案服务到家。

企业钢材的销售情况、流向地区和流向单位等，都需要依靠档案记载，否则，百年后没有人知道这些详细情况。这家英国企业把这些情况记录下来，并保存下来，以致在上百年之后还能得以利用，所以说，这家英国企业档案管理工作做得好。

这是一个优质档案利用服务的事例，它具有以下几个特点：

（一）主动性。时下，我们的档案部门提供档案利用服务多数是被动式的。所谓被动利用服务就是等人上门，读者需要什么，档案部门就为其查找什么。若查找到读者所需要的材料，就让其阅览、抄录或者复印；若查找不到读者需要的材料，读者只好遗憾离开。读者不提出的事项，档案部门一般不主动提供。相比之下，这家英国企业的做法就不同了。这份传真是英国企业主动发出的，不需要钢材使用方提出申请，也不需要反复催促跟进。所以说，这种主动性的档案利用服务是优质的。

（二）适时性。在大多数情况下，档案的利用具有时间性，即适宜于某个时间使用，过早提供档案给读者，读者尚没有利用的需求；过迟提供给读者，可能已经失去利用价值，读者不需要了。所以，提供档案的时间也显得很重要。这家英国企业不提前，也不推后，在钢材已有100年历史，达到使用期限时发出传真，在最合适的时间节点上给予提醒，引起广州市政部门的注意，及时对海珠桥进行检测、维修。

（三）准确性。前面已述，时下我们的档案部门提供的档案利用服务多数是被动的，当然，也有主动提供服务的，如进行一些资料汇编，然后，将这些汇编资料分送有关部门和个人。但是，这些资料汇编针对性不强，对某些人具有利用价值，而对另外一些人则没有利用价值。相比之下，这份英国企业传真则不同，这份传真提醒：“建议进行疲劳强度检测，并根据测试结果进行加固。”其实，2003年广州市政部门对海珠桥进行过一次检测，检测结果为海珠桥没有太大问题，于是，只对桥面钢结构进行保养、清洁、维修。但是，这次检测没有包含“钢材的疲劳强度测试”这项内容。收到英国传真后，广州市政部门迅速行动，对海珠桥钢材进行疲劳测试，并根据测试结果决定对海珠桥进行大规模维修，将桥体拆分成3段，对每一段钢结构的上万个部件，逐一进行质量检测，替换已经无法使用的部件，然后，进行重新拼装，将整个海珠桥钢结构恢复原样，达到延长海珠桥使用寿命这一目的。英国企业传真提醒的内容，正是广州市政部门过去检测海珠桥时漏检的内容。由此可见，这份传真不仅作用重大，而且内容准确，切中关键。

通过这个事例可以看出，档案利用服务欲要达到优质，需要做好以下几方面工作：

（一）档案材料要齐全完整。钢材使用上百年，时间久远，如果相关档案材料已经销毁，那么，钢材的有关情况，如什么时候生产的？流向哪些地区？卖给哪些单位？就无从查考，便不会出现发传真一事。可见，要发挥档案的作用，档案材料必须齐全，这是前提条件。档案材料不齐全，档案工作就会成为“无米之炊”。

（二）档案管理要科学。提供优质的档案利用服务，不是一件容易的事情。哪些事情应该提醒？在什么时候提醒？对于这些事情，这家英国企业做得好。档案数量庞大，时间跨度大，档案管理人员换了一茬又一茬，如果没有一套科学的档案管理办法，是难以把这些工作做好的。相比之下，我们的档案利用服务还有提升的空间，档案管理工作还可以做得更细一些。例如，一些单位的档案部门，保存着各类合同、协议之类的材料，这些合同、协议是设置了有效期的，过期作废。因此，对于这些档案材料可以考虑做一些特别的标记，进行特别的管理。为了保证有关业务的正常开展，保障单位合法权益，在到达合同期限时，由档案管理人员向有关部门给予如下提醒：“某某合同到期，如果工作需要，请办理续签手续。”这样，我们的档案利用服务就更加周到、细致了。

（三）相关工作人员要有高度负责的精神。相距遥远的这家英国企业，时隔55年之久，还记得购买其钢材的使用单位，并且及时发出传真，提醒有关注意事项。如果没有高度负责的精神，就不会去做时间跨度如此大的后续服务。

（四）要有灵活处理问题的能力。在提供档案利用服务过程中，经常会碰到各种各样的情况，如果不懂得灵活处理，问题就得不到解决。工作中，如果查找不到读者需要的档案材料，档案工作人员应向读者了解其查找档案的用途，考虑用其他档案材料来代替，达到其查档目的。可见，档案工作人员灵活处理问题，有利于为读者提供优质的档案利用服务。