人力资源档案管理中作用绩效等要素探析

2017-11-25邹城市人力资源和社会保障局王振华

办公室业务 2017年14期

关键词：资源管理人力资源档案管理

文/邹城市人力资源和社会保障局王振华

人力资源档案管理中作用绩效等要素探析

文/邹城市人力资源和社会保障局王振华

人力资源档案管理作为应对当前竞争的“秘密武器”，作为企业对员工客观透明的评估体系，对于员工和企业发展都有不小的作用，了解它的信息化特点及其能满足的企业管理诉求，针对传统人事档案管理的缺陷，提出制度化建设与信息平台建设的策略性建议。

人力资源档案管理；透明；信息化；平台建设

随着信息经济发展，无论新兴产业还是传统产业，都面临着全球化的考验和激烈的市场竞争，人才已经成为各种竞争的核心内容。“世界上没有无用的人，只有误用的人”，对人才的利用和管理，往往比拥有人才更加重要，建立人力资源档案绝对重要而必要。当传统人事档案管理已不适用于信息和人才的更新迭代时，进行人力资源档案管理的信息化势在必行，而分析其作用绩效、动力来源和建设策略能够充分保证其科学性。

一、人力资源档案管理

人力资源管理是指运用科学的方法，将尊重人才成长规律和力求企业发展需要结合，充分组织规划人力资源，指导调控组织内人际、人事关系，针对企业职工的升降奖惩、学习培养和企业的结构规划进行的管理，以高效率、高效益地利用人力资源维持和发展企业。人力资源档案是综合记载个人重要信息和经历的信息方式，以真实、准确、全面为基本特点，是人事管理活动最可靠、不可或缺的凭据。

二、作用绩效

（一）客观透明的评估体系。人力资源档案归根到底是基于一定媒介载体的对个人活动进行记录的原始信息集合。纪录型信息的首要要求就是真实客观，以现实为依据，这样的数据才能具有基本的说服力和可考证性。“权力在阳光下运行”，不仅是政府的口号，也应该成为企业的准则，人力资源关系员工和企业的发展方向和健康程度，绝不能被权力和私欲掌控，只有客观透明人力资源档案，才能客观公正地评估职工能力、业绩，建立起科学的人事管理“常态化”机制。

（二）激励员工、科学决策。如今的传统人事档案管理所造成的“上级抢功”“空降兵”现象饱受诟病，“上品无寒门”使得员工冲劲磨完后变得懈怠、缺乏上进动力。“个人比团体更关注自己的利益。”亚当·斯密曾说，人力资源档案管理可以为员工的奖惩、调动、培养提供最真实客观的依据，是员工进步的阶梯，当然会激发员工的工作热情，切实提升员工能力，进一步合理规划企业管理安排，优化企业部门结构，保证科学决策。

三、动力来源

如上所述，人力资源档案管理可以为企业绩效带来如此显著的作用，那是什么使人力资源管理档案在新形势下焕发出新活力？对其动力来源进行分析有利于进一步有效利用人力资源管理。

（一）人力资源档案管理新特点。得益于信息技术的进步，加之人力资源档案本身具有内容扩展性，相对于传统人事档案，大数据处理技术与档案学的丰富赋予了信息化的人力资源档案渠道宽泛、载体多样、信息充足、作用广阔的新特点，互联网使这些既相互联系、又相对独立的信息组成一张无事不包的信息网，形成互参共享的“1+1>2”的有机整体效果。这些特点既是其优势所在，同时也为企业的人力资源档案管理的能力提出了新的挑战。

（二）管理诉求。一旦经过信息化，具备新特点的人力资源档案管理，能满足企业的哪些管理诉求？其一，降低管理成本，提高管理效率。数字化建成后，势必能达到精简档案管理人员，增加数据录入与提取便捷性，提高数据准确性的目的。其二，信息及时更新，满足动态化需求。人力资源变动频率高，对数据的动态化和精确度要求高，经过信息化后，对档案的管理变得随时随地。其三，打破人事界限，综合协调。使档案记录的严格要求与分散的主体、多样的信息以及差异化管理之间的矛盾得到调和，减少各自为政，各部门之间可以以统一的标准共同努力。

四、建设策略

管理人力资源主要可分为两个方面：一方面要对保护已有人力资源，积极引进补充新的人力资源。另一方面要进行资源优化配置，使其发挥最大的经济效益，为企业的可持续发展添砖加瓦。

当前的人事管理存在的问题主要有：企业领导者注重直接利益，忽视了人力资源档案信息化建设所能产生的长期效益。另一方面，多级层的管理模式、制度约束的缺位和专业人才的缺乏，使得档案管理人员本身缺乏专业技能和岗位责任感。因此，笔者认为可以从以下两个方面进行人力资源档案管理的建设：

（一）制度化与观念转变。人力资源档案建立不难，难的是对它的利用。避免将其视作程序化的“空壳”，将人力资源档案管理作为日常的制度化的企业活动，“强制性”有时是确保发挥基本功能的最佳武器。制度化的前提是进行彻底的观念转变，领导重视和专业素质培养缺一不可，将人力资源档案管理放在战略性地位，作为日常评估活动的“母则”。

（二）信息平台建设。既然是新时代信息化的人力资源档案管理，建设一个软硬兼备的完善的信息平台才是坚实的地基。从硬件方面，既是指匹配先进的现代化办公设备，加上成熟的档案管理软件，构成功能强大、操作便捷、实用性强的信息化应用平台；从软件方面，重视以人的发展为重点，将资源整合，统合针对性信息，增强实录性，建立起规范化的数据库，必须保障数据的真实准确和完整可靠。必须注意的是，因为信息化所伴随的风险，加强管理人员信息安全防护意识和平台的日常维护，同样重要。