探讨如何做好医院档案规范化管理

文/乐山市精神卫生中心办公室 王明香

探讨如何做好医院档案规范化管理

文/乐山市精神卫生中心办公室 王明香

一直以来，医院的档案管理均是医院的重点管理内容之一，尤其是规范化的档案管理可有效促进医院的现代化发展。然而随着社会的不断发展，这项工作却未得到有效创新，以至于目前国内大多数医院所采用的档案管理方法无法满足医院现代化发展的要求。通过阐述医院档案规范化管理的重要性，具体分析当前医院档案管理中存在的问题，并提出具有针对性的策略，有利于全面提升医院档案管理的水平。

医院；档案管理；发展

由于医院档案中详细记录了发展过程中所经历的大小事项，而这些事项中自然也包括医院对医疗方面的研究，由此可见，医院的档案管理对医院现代化发展的重要影响。对此，为满足社会发展新格局，医院的档案管理工作亦需不断努力以及创新，以促使医院的档案管理工作逐步形成规范化。如此才能更好地对档案资源进行开发与利用，继而努力为公众提升更加优良的服务。

一、医院档案规范化管理的重要性

上文中我们提到，在医院的档案资源中，详细记录着医院发展过程中所经历的各种事项。因此，医院的档案可谓是最能真实反映出医院发展现状的资料。自此，医院的经营与管理已然无法与档案资料相分割，而医院对档案资料的借鉴与利用，则决定着医院能否得以健康、有效的发展。可见，规范化的医院档案管理对医院发展的重要性。

二、医院档案管理中存在的问题

（一）档案管理不规范，档案管理较为松散。当前，国家针对各大行业的档案管理工作，虽提出了诸如《档案法》以及《档案管理方法》等一系列管理法案，并在其中对不同行业的档案管理工作分别提出了相应的工作要求与指示。然而就目前我国各大企业以及单位的档案管理现状而言，无论领导或下属员工，鲜少有人认识到档案管理的重要性，因而导致许多有效措施难以得到顺利的实施，自然也就无法体现出实际的管理效果。对此，作为医院方面，其在实际的医院管理过程中，医院应对自身的档案管理工作给予足够的重视，并结合自身的档案管理工作实际情况，制定规范化的管理方式，从而进一步完善医院档案管理的相关制度。

在现行的医院管理制度中，虽在各方面均有相应的管理条例，然而大多都有一定的漏洞有待完善。加之目前国内很少有医院有规范化的管理体系，从而导致许多本应属于档案管理范畴的档案依旧处于游离状态，最终导致档案的完整性不高，自然也就影响了档案资源的利用效率。与此同时，由于医院档案管理工作大多是由行政办公室所兼顾负责，只能对医院日常运营的相关档案进行收集与整理，至于各科室在日常工作中所产生的载体档案，则由各科室次年交综合档案室，从而造成科室截留档案，档案资料不够完整，档案员也无法监控，以至于医院的档案管理工作始终处于管理松散的状态。

（二）档案工作硬件投入不足，医院档案管理的设施不健全。部分医院由于本身对档案管理工作便不够重视，因而不愿意在医院档案管理方面投入过多的资金，以至于大部分医院的档案管理空间极为狭小，不符合档案长久保管的标准，加之档案管理设备以及管理技术的落后，更是严重影响医院档案管理工作的发展。随着社会的不断发展，我国各行各业虽已逐渐开始注重计算机以及网络技术的运用，但却极少有将计算机及网络技术运用在档案管理工作中，以至于目前国内大多数医院的档案管理工作依然停留在人工操作阶段，如医院的人事档案、财务档案管理。但这种人工操作的方式，随着医院规模的不断扩大，将逐渐无法承载规范化档案管理的负担，自然也就难以达到规划范档案管理的标准。此外，采用传统人工操作的方式，将使档案管理工作人员无法接触到新的技术，其工作效率也就可想而知。

（三）档案管理人员整体素质较低，无法满足现代档案管理要求。由于针对医院的档案管理，大多数医院虽然有专门的档案管理部门，成立了档案管理领导小组，但领导小组成员大多数由各科室负责人兼任，而有部分科室负责人员缺乏档案管理的专业知识，以至于其在实际的档案管理工作中，无论是思想或是业务水平方面均难达到现代社会对医院档案管理工作的要求。

（四）医院档案管理人员缺乏档案管理意识，阻碍医院发展。档案管理工作作为医院管理中的重要环节，针对医院档案的管理，务必要有足够的责任心。然而就目前我国大多数医院的管理现状而言，无论是工作人员或是领导干部，均未对医院的档案管理工作给予足够的重视，以至于医院普遍对档案信息的利用率不高，长此以往，将严重阻碍医院的发展。

三、做好医院档案规范化管理的对策

（一）强化档案管理，构建完善管理制度。档案于任何行业而言，都是不可多得的宝贵财富。对此，作为医院方面，应务必对医院的档案管理工作给予足够的重视。当然，这次过程中，医院还需认识到档案本身需具备高度的真实性与原始性，因而针对医院的档案管理则必须追求规范化的管理。而要实现规范化的医院档案管理，首先需注重硬件设施的建设，以改善医院档案管理工作的工作环境。其次则是基于档案管理工作的特殊性，需注重档案保存的环境，因而医院应严格按照档案管理的相关要求，如纸质载体档案，必须存放于档案盒和密集柜中，与此同时，进一步确保医院档案存放的安全性，作为医院方面，有必要引进现代化的办公设备，以进一步确保医院档案的安全与完整。

（二）加大硬件投入，完善档案管理设施。随着社会形势的越趋复杂，针对医院的档案管理工作，防盗、防火、防潮俨然已成为对医院档案管理工作的基本要求。对此，医院方面务必要结合自身的实际情况，通过配备相应的管理设备来为医院档案的规范化管理提供硬件方面的支撑。若经济条件较为宽松，还应尽量实现自动化办公，从而确保医院档案管理工作的规范性。

（三）加强培训，提高档案管理人员整体素质。要想切实提升医院档案管理工作水平，首先应从提升医院档案管理人员的综合素质方面做起。与此同时，针对医院档案管理的岗位职业与能力方面，医院亦要完善医院内部档案管理人员队伍的建设。若出现人员变动等情况，应在保证档案管理人员整体管理水平不降低的前提下进行。此外，针对档案管理人员的技能提升，医院方面有必要加强对档案管理人员的培训与指导工作，从而提升档案管理人员的综合素养。

（四）强化领导重视程度，加大档案管理投资力度。为保证医院档案管理工作的规范性，首先，作为医院领导，应该充分认识档案管理工作的重要性，重视档案管理工作。只有正确认识到档案管理工作的重要性，才能积极推动档案管理工作的顺利开展。其次，为给医院的档案管理工作创造更加有利的工作条件。医院方面还应加大对档案管理工作的投资力度，以提升档案管理工作的实效性，继而提升管理者的管理水平。

四、结语

总之，为满足新时期对医院档案管理工作的各方面要求，作为医院方面，无论是领导或是相关工作人员，都要不断革新传统管理观，并积极展开对新管理模式的研究与探讨，从而建立起符合医院发展规律的管理体系，以更好地适应社会发展新形势。与此同时，医院方面还应加强对现有档案资源的开发与利用，以从中找出有利于医院发展的新机遇，从而促使医院的档案管理工作逐步往规范化的方向发展，最终为实现医院的可持续发展奠定基础。

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