对加强社区卫生服务中心档案管理工作的思考

文/上海市闵行区江川社区卫生服务中心 徐青青

对加强社区卫生服务中心档案管理工作的思考

文/上海市闵行区江川社区卫生服务中心 徐青青

基层社区卫生服务中心肩负着为社区居民提供医疗卫生和预防保健服务的使命，在各项社区卫生工作的进程中，如何做好医疗业务资料的收集、整理、归档工作，以确保中心医疗、预防、科研等工作的有序开展，档案管理工作的好坏，将直接影响着档案作用的发挥，是我们档案工作人员必须思考的主题。鉴于此，本文主要对社区卫生服务中心档案管理工作的重要性进行浅要的分析，并针对当前社区卫生服务中心档案管理工作存在的不足进行了简要的阐述，在此基础上提出加强社区卫生服务中心档案管理工作的措施。

档案管理；社区卫生服务中心；规范化；措施

我国基本卫生医疗服务的各项工作有序开展及任务落实，是社会与民生和谐发展的重要环节。而社区卫生服务工作是整个卫生事业不可或缺的重要一环，档案管理工作的好坏不仅影响到社区卫生服务中心相关工作的开展情况，同时也在一定程度上关系到我国卫生事业的发展，必须要引起高度重视。纵观我国基层社区卫生服务中心档案管理工作，因各种因素的影响，导致档案管理工作开展进程中存在着一些问题。而这些问题在一定程度上制约了我国社区卫生服务事业的发展。当前，我国正处于新医改全面推进的关键时期，如何加强社区卫生服务中心档案管理工作就成为当前档案工作急需解决的重要课题。

一、档案管理存在的问题

（一）管理制度存在缺失。社区卫生服务中心档案管理制度通过多年的建立、健全，已经形成了一套管理制度，然而近年来社区卫生服务工作的不断发展，传统的管理制度显然已经无法适应新形势下的档案管理工作需求。比如，传统档案管理制度中并没有针对档案标号、卷宗标题等进行统一规范，同时针对档案的信息化管理也没有一套完整的管理制度，导致部分档案缺乏统一的卷内目录，并且在归档方面缺乏统一的标准，难以实现社区卫生服务中心档案管理资料共建共享的目标。

（二）基层社区卫生服务中心的工作人员档案意识缺乏。

因受传统观念的影响，广大领导层、工作人员对于档案工作的认知不足，片面认为档案管理仅仅是收集、整理、装订以及归档，导致其在日常工作进程中的配合不足，部分工作人员认为自身只需要做好本职工作即可，一些人认为工作中产生的资料还是放在自己手中使用起来方便，不愿交档案管理部门归档，造成一些重要资料收集不全，严重的还会给中心的业务工作带来损失。日常工作记录不规范，相关内容记录不完整，在配合档案部门工作的过程中往往采取敷衍了事的态度，导致档案记录不够准确、完善，严重制约了社区卫生服务中档案管理工作的开展。

（三）基础设施建设存在滞后性。由于部分社区卫生服务中心的决策层对档案管理的认知存在偏差，导致相关的资金投入不足，除了档案管理必不可少的基础以外，其余投资基本上微乎其微。部分基层社区卫生服务中心因为办公环境的制约，档案室的空间过于狭窄，完全不能满足档案管理的相关需求，并且在信息化建设方面存在严重的滞后性，仅仅是进行简单的电子档案归档处理，在社区卫生服务中心档案管理共建共享、统一管理方面更是进度缓慢。

（四）缺乏安全保护意识。“互联网+”时代的档案保护与传统档案存在巨大的差异性，计算机故障、中毒、黑客攻击等都可能引发档案资料被盗、丢失。现阶段，部分社区卫生服务中心仍然存在办公用计算机同时作为档案服务器并用的情况，再加上相关人员安全保护意识淡薄，过于注重信息录入，忽略加密、备份工作，导致社区卫生服务中心档案面临巨大的安全隐患。

（五）档案管理人员综合素质参差不齐。正如上文所述，社区卫生服务中心因为对档案管理的认知偏差，不重视对档案管理队伍业务素质的提高，档案管理人员基本都是以兼职的模式开展工作，大部分档案管理人员本身身兼数职。与此同时，因为缺乏系统的业务培训，部分档案管理人员缺乏相应的专业能力与基础知识，各个社区卫生服务中心档案管理队伍综合素质参差不齐。由于档案管理人员基本采用兼职模式，只要出现原有岗位调动情况，则会导致档案管理队伍产生波动，人员存在较大的流动性，再加上档案管理队伍综合素质方面参差不齐，社区卫生服务中心档案管理工作的开展较为混乱。

二、加强档案管理的措施

（一）完善档案管理制度。档案管理是社区卫生服务中心高效、有序、稳定运行的保障之一，管理制度则是任何单位有序运转的先决条件。要想充分发挥档案管理的作用，必然需要建立健全相应的管理制度，这就需要社区卫生服务中心做好以下几个方面的工作，保障档案管理工作的有序开展：首先，社区卫生服务中心应根据自身实际情况与档案管理工作现状，对现有的档案管理制度进行有效的整理优化，并积极借鉴兄弟单位在档案管理工作方面的成功经验，进一步完善档案管理制度。其次，为进一步保障档案管理制度的有效落实，建立对等的奖罚制度，将档案管理相关的工作纳入考核指标当中，针对工作能力与业绩突出的人员，不仅需要给予物质层面的奖励，同时还需要提供晋升渠道，在有效明确档案管理人员责任的同时，更好的发挥激励作用。最后，为进一步保障档案管理工作的质量，社区卫生服务中心应当定期进行核查，通过构建科学合理的审查机制，以便于针对档案进行全面的审查核对，进一步保障档案的规范、真实以及完整。

（二）加大档案管理宣传力度。档案作为全面记录与承载社区卫生服务中心各项业务发展的重要记录，是我国社区卫生服务事业发展进程中必不可少的重要资源。针对当前社区卫生服务中心对档案管理认知存在偏差的现状，应当全面加大档案管理的宣传力度，使得社区卫生服务中心工作人员能够全面了解档案管理对社区卫生服务事业发展的重要性。要将档案管理同社区卫生服务中心的发展与业务建设纳入到同步规划，在内部积极建立良好的档案管理氛围，进行《档案法》宣传，使得领导层、工作人员以及档案管理人员均能够意识到档案管理的重要性，进行更好的协调、配合，保障档案管理工作更好地开展。

（三）加强档案工作的资金投入和基础设施建设及设备更新。加大硬件基础设施建设，是保障档案管理工作有序开展的先决条件。对社区卫生服务中心来说，首先需要积极建设满足防虫、防尘、防高温、防潮、防火以及防盗等内容的档案管理库房，安排专人进行管理。与此同时，设置专门的档案管理办公室、阅览室，使得档案室、阅览室、办公室有效地分开，进一步提升管理的效率。档案室针对档案日常借阅需要进行系统的记录，并且需要制定一套严格、规范的规章制度。除此之外，还应当全面配置计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等各种设施。

（四）加速档案管理信息化建设步伐。选择卫生系统专用档案管理软件，开展档案立卷、编目、检索、统计、借阅等相关工作，通过加大信息化建设力度，使得档案管理工作能够密切跟随我国卫生事业的发展步伐，全面提升档案管理工作的效率与质量。

（五）强化档案管理安全建设工作。要想保障档案资料的安全，首先需要建立健全软硬件功能设计，综合利用电脑病毒防治技术、加密技术以及防火墙技术等各种技术来保障系统本身的完整性与安全性。其次，全面提升相关人员的安全意识，针对档案管理信息化系统实施规范性操作，定期进行维护，并且需要构建相应的身份认证体系，分别设置对应的用户权限。最后，隔离社区卫生服务中心内网与外网，设置两层保护，第一层主要是通过路由器，利用路由器有效过滤屏蔽的服务与IP地址等。第二层主要是建立认证机制，针对各种网络攻击进行实时监督。通过上述几方面的措施，才能有效保障档案资料的安全性。

（六）加大档案管理人员业务培训力度。社区卫生服务中心应当高度重视档案管理队伍的培训教育工作，通过以下几个方面的措施，全面提升档案管理队伍的综合素质：首先，社区卫生服务中心内部应当进一步加大档案管理人员的培训教育工作，在档案管理部门开展多层次、多门类、多体系的专业知识培训教育，综合参考社区卫生服务中心、档案管理部门以及档案管理队伍的相关需求，同时借鉴档案管理工作未来发展趋势，不断更新、完善档案管理队伍的知识水平。其次，社区卫生服务中心还需要在内部组织档案相关的业务交流、专题会议，使得各个部门均能够参与到培训教育，进一步加强档案管理部门与其他部门之间的联系，能够在日后的工作中进行更好的协调合作。最后，邀请档案管理领域的相关专家，在社区卫生服务中心内部进行档案管理知识讲座，进行社区卫生服务事业、档案管理发展态势、先进技术以及管理理念等讲解，进一步提升领导层管理水平与档案管理队伍专业能力。

三、结语

综上所述，社区卫生服务中心档案管理工作是一项系统、复杂、漫长的工程，其需要社区卫生服务中心与相关部门的高度重视，针对当前存在的不足进行系统的分析，根据社区卫生服务中心发展战略、档案管理发展形势，制定针对性的档案管理措施，全面提升社区卫生服务中心档案管理工作的质量与效率，从而有效促进本地区社区卫生服务事业健康、有序地发展。

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