做好档案管理工作 充分发挥服务职能

文/济南市教育教学研究院 叶凯

做好档案管理工作 充分发挥服务职能

文/济南市教育教学研究院 叶凯

近年来，随着教育事业的不断发展，各类档案信息的管理成为摆在教育面前的一个新的课题。如何有效地对各类档案信息进行充分的管理，提高档案信息的利用率，推动企业档案管理事业的长足发展，是当前档案管理服务和发展的重要方向。随着信息化和科技时代的到来，现代科技的发展对于档案管理的服务方式和模式提出了新的要求。笔者就当前档案管理工作的现状，结合档案管理工作的职能和职责，谈谈如何有效地发挥档案管理人员的服务职能效应，提高档案管理成效。

档案管理；服务；发展；成效；信息化

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。

一、以档案服务于教学发展

教育教学相关档案在教育事业的发展过程中，具有重要的社会属性和使命，是反映当地教育发展的重要材料和依据。教育类档案同样也是未来教育部门研究相关的政策、发展局限突破等重要的参考资料，也为各项教育工作提供了更多鲜活的案例。总之教育教学档案管理的成效不仅仅是单位档案管理人员自身的专业素养与能力的体现，更是档案信息在现代教育发展下的现代化过程。教育教学档案资料的管理可以有效地为教育部门领导层的科学决策提供原生态的信息资料。面对很多重大事项讨论没有结果时，历史档案中一些有价值的信息资料可以为整个决策的进行提供一些现实性的参考和依据，所以说教育教学档案资料的有效管理对于当前教育教学的现状、未来发展都具有重要的意义。

对于教学行为来说，教育教学档案在教学过程中也发挥着重要的作用。在相关部门对于教学行为进行管理和监督的过程中，难免会碰到各种各样的情况，这样的情况下教育教学的档案管理可以成为教育部门在处理各种问题的参照表。此外，当很多教育部门在制定相关的教学措施、制度、政策时，需要全面纵观整个教育事业在制度上的改革路程，达到全局的观念，这样能够让制度的制定和落实没有漏洞，同时有了之前制度的基础和落实，新制度的制定和完善将会更加轻松和简单。

二、规范化与科学化的管理

提高单位档案管理成效，首先就是要健全相应的工作制度。良好的制度是保障各项工作内容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的开展，这是单位管理的前提和出发点、立足点。所以，我们必须要进一步完善好每一个档案管理的步骤，并且在制度的创新上做好相关的改革与创新工作，以严谨的工作内容和规范来约束每一个档案管理工作人员，杜绝出现各类档案信息外流、泄密的情况。此外，单位还应该切实重视档案管理部门的硬件投入，以现代化、科技化的档案管理设施保障档案管理成效的长足提高。比如良好的计算机、工作站、合理的温度与湿度控制区。俗话说，好马配好鞍。单位的档案管理能力离不开相关配套设施的配合，所以基础的工作设施和现代化的控制方式，需要给予后续的帮助和支持。

三、强化档案管理人员责任意识

近年来，随着国家通过多种形式学习宣传《档案法》及上级业务主管部门、档案部门的有关规定，对相关的档案管理人员自身的岗位意识和职责意识也提出了更高的要求。所以，单位应该不断强化档案管理热源的责任意识，以岗位职责和意识来约束档案管理工作人员的行为。

四、凸显岗位职责意识，服务教育教学

笔者所在的档案管理部分，主要是为教育决策和教育改革提供服务；为教育科研工作标准规范制定、教学质量评估工作服务；为教育科研成果推广等工作服务。为各项教科研活动、教育教学质量评价、各学段学科组织名师送教送学等服务。所以在档案管理的过程中，应该切实利用当前的档案管理信息与资源优势，切实为教育教研服务，凸显岗位职责意识，充分发挥档案管理员本身的主观能动性，服务单位发展。

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[3]章剑青.加强行政执法 推进依法治档——当前依法治档存在的主要问题和建议[J].浙江档案.2008(06).