浅谈干部人事档案材料收集归档工作

文/福建省晋江市人力资源和社会保障局（市政府干部档案管理中心） 吴秋燕

浅谈干部人事档案材料收集归档工作

文/福建省晋江市人力资源和社会保障局（市政府干部档案管理中心） 吴秋燕

要做好干部档案工作,确保干部档案工作的质量，首先要做好干部人事档案材料的收集归档工作。但是，在实际工作中，收集归档工作仍存在一些问题，本文围绕着如何完善收集归档工作提出了一些对策建议。

收集；归档；问题；对策

干部人事档案材料的收集归档工作是干部档案工作的起点和重要环节, 要做好干部档案工作,确保干部档案工作的质量，首先要做好干部人事档案材料的收集归档工作。但是，在实际工作中，收集归档工作仍存在一些问题，需要不断加以改进，提高收集归档质量，促进干部档案工作良性循环。

一、干部人事档案材料收集归档工作的意义

干部人事档案材料的收集归档工作是干部档案工作的起点和重要环节, 收集归档工作是否规范，关系到能否为组织人事部门公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，能否为维护干部的合法权益提供依据。因此，要做好干部档案工作,确保干部档案工作的质量，首先要做好干部人事档案材料的收集归档工作。

二、干部人事档案材料收集归档工作存在的问题

（一）收集归档工作制度不健全，执行不到位。尽管中央组织部制定的《干部人事档案材料收集、归档规定》中明确了干部人事档案材料的收集归档范围和要求，但是大都只是停留在制度上墙，没有结合工作实际制定健全的收集归档制度，执行也不够到位。

（二）材料手续不完备。在收集归档工作中，档案管理部门经常会接收到一些手续不完备的材料。比如，干部履历表没有贴照片、没有本人签字确认、没有加盖公章；考察材料没有加盖印章；干部任免审批表没有注明任免文号；学历学位证书复制件没有注明经办人和复制日期，等等。这些手续不完备的材料，需要补办相关手续或者退回重新制作。

（三）材料不齐全。干部人事档案专项审核中，发现缺少的材料主要包括：干部履历表、年度考核登记表、干部任职（任免）审批表、调动审批表、用编审批表、职称材料、党员材料、奖励材料，等等。造成材料不齐全的主要原因：一是材料形成部门没有按照规定的程序制作相关材料。比如，在办理干部新录用、调动、提拔时，会形成用编表、录用表、调动表、任免表等材料。但是，在实际工作中，却没有形成这些材料，造成干部人事档案材料不齐全，不能完整地反映这些干部的相关经历。二是材料形成部门没有及时移交归档。倘若材料的保管地点更换，经办人员更替的话，有些时间久远的材料一旦遗失，很难补办。比如，有些干部是党员身份，其党员材料一直长期存放在基层党委，没有及时移交给干部档案管理部门。三是收集归档范围不明确。比如，对印有“此件存入本人档案”字样的材料，没有经过鉴别即归档；有些专业技术人员不知道《专业技术职务任职资格评审表》要归档，一直自己保管着，时间久了，很可能会丢失；有些干部属于民主党派，但是，其加入民主党派的登记表却没有归档。

（四）其他情况。收集的材料不符合归档要求，比如，材料对象不明确、字迹模糊不清晰、填写不规范（用圆珠笔、红色水笔书写）、材料有涂改未盖校对章，材料形成部门没有按照规定制作干部人事档案材料，等等；归档时没有经过严格的鉴别，原本应该退回重新制作的材料却被装进档案里；干部人事档案没有及时转递给干部档案管理部门，以致材料找不到“主人”，留下后遗症（归不进去的材料被搁置着，快则半年，有时可能过了一两年，档案才转入，如果没有再对那些先前搁置的材料进行“二次归档”，很可能导致材料漏归档，影响到档案的完整性）。

三、如何做好干部人事档案材料收集归档工作

（一）建立健全收集归档制度。按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，并结合工作实际，建立健全收集归档制度。一是要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集归档范围。材料上印有“此件存入本人档案”的字样，不是收集归档的依据。材料是否收集归档，不是由形成材料的部门决定，而是要看材料是否符合中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》和《干部档案整理工作细则》的要求。二是要明确移交和归档时限。干部人事档案材料形成部门，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部档案管理部门归档并履行移交手续。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。三是组织人事部门要将新招收、调动人员的档案及时转递给干部档案管理部门，使人档流动能同步。避免这些人员入职后新形成的工资表、职称材料、党员材料等零星材料已移交给干部档案管理部门，而个人档案却迟迟未移交，以致材料无法归档，造成这些人员的档案不完整。四是做好收集归档的登记工作。收入材料、退回材料、在日常的整理和利用工作中发现有缺漏的材料都要进行登记。

（二）建立收集网络，完善联络员制度。在干部人事档案材料形成部门设档案材料收集联络员，明确联络员工作职责，形成以专职干部档案管理人员为骨干，各联络员为依托的收集网络。在日常的整理和利用工作中，干部档案管理人员要注意查缺补漏，设立登记簿，及时做好缺漏材料记录，拟定收集计划，并反馈给联络员，让他们及时反馈收集情况，充分发挥收集网络的作用。

（三）严把干部人事档案材料收集归档质量关。为确保干部人事档案材料收集归档质量，关键是要做好审核工作。一是材料形成部门、组织人事部门对材料的来源、真伪进行把关，确保归档材料的真实有效。二是干部档案管理人员对归档材料要严格审核，重点审核材料是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

（四）建立考核约束机制和责任追究制度。制定与干部人事档案材料收集归档工作相关的考核办法，同单位绩效考评及个人奖惩挂钩。一是把干部人事档案材料归档情况作为考核指标，纳入单位绩效考评，重点考核干部人事档案材料是否真实有效，是否符合归档要求，并与单位年终绩效考评挂钩。二是把干部人事档案材料收集归档情况同档案联络员的奖惩挂钩。干部档案管理部门每季度将联络员履行职责情况反馈给所在单位，同单位的评先评优、奖惩晋级挂钩，充分调动联络员收集干部人事档案材料的积极性。三是把干部个人提供档案信息的真实性作为干部提拔和评先评优的考核项目。同时，还要建立责任追究制度，约束相关单位及个人的行为。对涂改、伪造、抽取、撤换和销毁干部人事档案材料的直接责任人员和负有主要责任的领导依法进行处理，严肃干部人事档案材料收集归档工作纪律，确保干部人事档案材料收集归档工作质量。

（五）强化干部档案工作队伍建设。一是要强化责任意识，干部档案管理人员要具有强烈的岗位责任感和爱岗敬业的奉献精神，要积极创新工作方法，变被动为主动，加大干部档案材料收集归档力度，确保收集归档工作质量，不断充实完善干部档案内容。二是要加强对干部档案管理人员的业务技能培训，提高实际操作水平，并鼓励其参加档案系统的培训，促使干部档案管理人员不断更新知识，提高专业水平和职业能力，提升干部档案工作水平。

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