对企业档案工作者综合素质提升的思考

文/佛山市公用事业控股有限公司 叶敏婷

对企业档案工作者综合素质提升的思考

文/佛山市公用事业控股有限公司 叶敏婷

企业档案管理是企业的一项基础性工作，支撑着企业的发展，大数据时代的来临，促使企业档案管理的内涵得到丰富，档案工作者在岗位上所具备的知识技能及各种业务素养同时也面临着考验。档案工作者综合素质的高低直接影响着档案管理工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着重要的作用。

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一、企业档案管理发展的趋势

当前，人类社会已发展成为信息社会，以互联网为代表的技术革命浪潮的到来，促进了档案在信息社会中的地位日益凸显，随着科学技术发展和被广泛应用，档案管理也由传统的管理方式转为现代化的、数字化的管理方式。档案管理的发展趋势呈现出以下几方面的特点：

（一）信息化。大数据时代的到来，使得信息数据资源的价值得到了人们的普遍认同，同时也促使档案室的发展从封闭的档案室（馆）延伸到外围空间，未来社会对档案的关注已不仅局限于单纯的保存和管理，而是如何开发、传播、利用和创新，档案的信息化也得到空前的发展。一方面，档案信息的种类日渐丰富，现在的档案中除了所有形式的办公文档外，其他具有保存价值的信息载体形式（图片、音频、视频、网页、实物等）也急剧增长。因此，档案信息化的发展正在进行文件实体管理向信息管理、知识管理的变革。另一方面，档案信息数量持续增长，大数据技术的发展使得档案信息收集的范围更广，存储途经更多样化，也更为便利。

（二）资产化。知识管理被认为是“21世纪企业管理新方向”，知识在新常态下绝非仅仅一种资源，而是能为企业创造价值的一种核心的无形资产。从知识资产的角度来看企业档案，企业档案所包含的内容涉及企业生产经营活动的全过程，是企业信息资源的核心，是企业知识长期积累下的记录和沉淀，其中很多档案是企业显性知识资产的重要组成部分。例如：企业经营管理类档案、基本建设类档案、产品类档案、科学技术研究类档案等。因此，新常态下知识管理对企业的档案管理工作提出了许多新要求，将企业档案纳入企业知识资产的范畴中加以管理，对提高企业档案的利用率，增强企业核心竞争力有重要的意义。

（三）人文化。档案记载某一机构、企业、组织的发展轨迹，其本身就是一种文化现象，可直接服务于文化建设。就企业文化建设方面而言，企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，它作为企业生产经营和企业文化建设的真实记录，是企业文化储存的主要形式，是企业形象的综合反映，其本身具有鲜明的文化特征。例如：利用档案信息资源对企业以往的规章制度进行梳理；利用档案的各种史料和专题材料展示企业的奋斗历程；利用档案材料进行企业形象策划，这些都是企业档案通过展示企业的物质文化成果、体现企业的行为文化、反映企业的制度文化，为企业文化建设提供有力的服务支撑，对企业起到“内促动力，外树形象”的显著效果。这是发展先进文化的客观要求，也是时代赋予档案工作者的历史使命。

二、档案管理人员的素质现状

面对档案行业发展呈现出的一系列新趋势，在档案管理工作中逐渐暴露出信息时代部分档案工作者综合素质不高、对企业经营发展中的新问题辨认能力和应变能力薄弱，服务水平停留在低层次的应付程度上等现象。

（一）专业水平有待进一步提高。长期以来，人们普遍认为档案管理工作是清闲、安逸且没有太多技术要求的工作，许多企业在人员配置上欠缺考虑，部分从事档案工作者存在专业不对口、临时兼任、无证上岗、零基础知识等问题，导致许多企业在档案管理工作过程中，出现了档案归档分类不规范，脱离企业实际需要、档案编号编排不合理、档案标题书写不规范、检索效率不高、档案内容缺乏利用价值等现象。档案管理是一项综合性很强的基础管理工作，它所涉及的知识领域较为广阔，特别在当今时代信息、网络化的不断发展，网络技术进一步延伸、渗入，我们许多的档案工作领域也得到发展，而由此引起的对档案工作者的综合素质要求也越来越高。

（二）观念陈旧，不适应时代的需要。部分档案工作者对信息时代以计算机技术、通信技术、信息存储技术为代表的新理论、新技术、新方法产生了一种无形的心理压力。有的“怕”字当头，怕不适应、怕跟不上、怕被淘汰，由此产生了恐惧感；有的因循守旧，用老眼光看待发展，对新技术、新领域不接受，甚至产生抵触情绪；有的不能以全新视野审视自己的观念，调整角色定位，导致角色扮演失调。认识上的偏颇、观念上的陈旧，导致行为上的梗阻。

究其原因，首先，有的企业领导档案意识比较淡薄，对档案管理工作不够重视，认为档案工作人员只是扮演“仓管员”角色，未能认识到档案工作人员的综合素质提高的重要性。有的企业领导只重视经营业绩，重视对经营业务部门的专业技能培训，忽视了档案工作人员的继续教育培训，对档案人的职业规划也缺乏足够的支持；档案资金的投入不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作人员对自身面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，不懂得如何将接手的新技能应用于实际工作中，或者缺乏应用的主动意识，不愿花时间和精力来整合提高新的技能。

三、提升档案管理人员综合素质的途径

随着信息化程度的深入，档案管理工作所要求的深度和广度也逐渐变化发展，具备扎实的基础知识、专业的技能和良好职业素养的复合型档案工作者是档案行业发展趋势的需要，也是时代的呼唤。

（一）加强档案管理人员的政治素养和法制教育。档案管理人员的工作内容与个人隐私、社会和国家的利益息息相关，全面提升档案管理人员的职业道德素养是顺利开展档案工作的必要保证。以中国特色社会主义核心价值观引领思想，帮助档案工作者树立社会主义荣辱观，并加强《档案法》《保密法》的等法律法规的学习教育，约束规范档案工作者的行为，以促进档案工作者的政治素养和道德素养的提升。企业要加强对档案工作者的管理，档案工作者在管理档案的过程中，除了具备业务能力外，还须熟悉相应的法律法规，严格按照各项规章制定开展日常管理工作。

（二）积极培养具备专业素质的复合型档案管理人才。信息化飞速发展的时代，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大，这就要求企业要进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新常态下专业素质的复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给予档案工作者继续教育、资金以及政策上的支持。一是根据行业发展趋势和公司经营发展战略的需求，企业要组织档案工作者参加专业培训或继续教育学习，尤其在信息化方面，增设计算机应用的相关培训课程，使档案工作者熟练掌握计算机知识，促进档案人员对企业的档案信息进行电子化、数字化的有效管理和控制。二是企业领导要高度重视，加大支持力度，把档案工作纳入公司工作规划中，不断完善档案管理的各项规章制度，改善档案工作者的工作环境和关注其职业生涯发展。在资金方面，加大投入力度，定期补充和更新办公设备，完善各项硬件设施。在职业发展规划方面，努力创造职业晋升平台，从服务效率、业绩成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效等方面进行综合考核，创造客观、公平的职业晋升平台，促进档案工作者由岗位能手向行业技术专家方向发展。

（三）不断优化自身的知识结构和提升自主学习的能力。从档案管理人员自身来看，要成为本职工作的行家里手，就要通过不断优化已具备的知识结构，拓宽视野。要把自主学习作为提升自身素质的一个重要途径，立足岗位和业务发展需求，通过自主学习，熟练掌握与档案工作相关学科的基础知识，重点提升自身对档案信息的处理能力，这不仅要求档案工作具备收集、整理档案信息的能力，还要求档案工作者不断提升判断档案信息和挖掘档案信息价值的能力，对数据资源进行系统整合，为企业提供更优质的、更便利、更准确的服务。同时，在与人交流中不断提升沟通协调能力，并注重学习过程中的积累与探索，把理论和实践工作有机地结合起来。

（四）以“工匠精神”引领强化服务意识，促使档案价值最大化。一个企业的档案管理工作是以服务企业为基础，它不是一种“你问我答”“你来我查”的被动服务，如何最大限度地发挥档案的利用价值是档案工作的发展之源，服务理念是立业之本，“便捷的存查、高效地检索、有效地开发利用、发挥参谋作用”应该是每个企业档案工作者对档案事业的追求。中央政府倡导的“工匠精神”，对各行业从业者提出了专注、耐心、执着、淡然、坚守、精细等品质，其落实在档案工作者个人层面，就是一种对职业的敬畏、对档案的负责、对服务的热忱、对工作的执着。档案工作者要积极践行“工匠精神”，以一丝不苟、兢兢业业、追求精益求精的态度不断增强服务意识，以高度的责任感变被动为主动，甘于平淡，甘于默默无闻，将精益求精的“工匠精神”融入档案工作的每一个环节中，利用自身的分析、判断和综合能力优化盘活档案信息，使档案信息能为企业经营发展服务，为企业提供高“含金量”的信息支持。