企业档案管理的现状与发展研究

2017-11-25铜陵有色金属集团股份有限公司工程技术分公司王炜

办公室业务 2017年14期

文/铜陵有色金属集团股份有限公司工程技术分公司王炜

企业档案管理的现状与发展研究

文/铜陵有色金属集团股份有限公司工程技术分公司王炜

企业的档案管理是整个企业管理工作中的重要组成部分，随着时代的发展与改革的深化，企业的档案管理显得十分重要。档案是企业信息的重要载体，记载着企业运行期间留下的痕迹，可以为企业发展助力。但是有的企业档案管理工作琐碎、凌乱，存在着诸多的问题，阻碍了企业向现代化管理迈进的步伐。本文通过分析现阶段企业在档案管理中的现状及遇到的问题，进行一些可行的发展策略研究，帮助企业跟上时代的步伐。

企业管理；档案管理；现状问题；发展研究

一、引言

企业的档案管理工作是整个企业管理层工作的有机组成部分，是维护企业经济利益、合法权益以及历史面貌的一项重要工作。做好这项工作，能够帮助企业留住人才、培养人才、提高市场竞争力。近年来，企业在不断地进行这方面的研究，希望能够探索出更为创新的思路及手段，完善及提高整个企业的管理水平，但有部分企业缺乏足够的认知，思想观念停滞不前，导致企业的管理水平迟迟没有进步，所以本文通过加强这些企业在意识以及手段上的策略来整改创新管理，推动档案管理的发展。

二、企业档案管理现状

（一）档案管理投入成本与企业效益间的矛盾。企业发展需要严格控制成本，档案管理的投入无疑会加大企业的成本控制。企业需要将成本与最终效益做权衡，保证费效比在控制范围内，所以在进行档案管理的投入中，需要额外计算这部分的支出，因此这两者间的矛盾需要解决。

（二）档案管理工作与企业一岗多责劳动量的矛盾。档案管理通常是企业员工正常工作之外的劳动量，一岗多责经常会出现很多的矛盾，也需要进行绩效的制定更改，所以也需要控制档案管理工作与这方面的矛盾。

三、当前企业档案管理的问题

（一）档案管理的意识薄弱。制度执行流于形式，领导重视不足导致档案员陷于单打独斗的局面。企业的档案管理之所以迟迟没有落实到位，还是因为企业对待档案管理的工作重视度不够。企业的管理层以及领导过多的在意市场竞争力的提高，在乎收益的多少，而忽略了最基础的工作管理。档案管理在很多企业中只是被误认为收集废旧的资料而已，仓库设施也非常简陋，工作的目的只是单纯应付工作，领导层缺乏重视，工作人员对待档案的管理也就失去了相应的热情，事不关己，最终结果就是企业发展需要的重要资料经常会被遗漏，也就造成了过多的发展阻碍。

（二）档案的管理力量薄弱。由于企业对待档案管理工作的重视程度不够，往往在档案管理这个职位上，把一些快要退休的人员安排过来，这就导致档案管理工作人员变动频繁，综合素质低下，不具备专业的档案管理技术水平。直接导致了企业各种档案的期限不清、编号索引信息不全面等管理混乱的情况屡次出现。使得公司的档案管理质量无法提高上去，在一定程度上阻碍了公司的发展。

（三）档案管理的手段单一以及能力不够。很多企业的档案管理中心看上去就像是一个疗养院，没有生机，负责人也是一些年纪稍长的退休或转岗人员，对于档案管理的细节了解不深刻，没有专业的技术水平，所以经常会出现管理工作中的疏忽，导致档案的管理不当，资料缺失以及整理混乱，这就无法给企业更多的服务。

（四）档案管理制度没有落实到位。流于形式的负面新闻一直高居不下，很显然是管理制度的落实不到位，执行能力不强。档案管理制度需要严格控制好每个环节，保证质量，确保能够为后续的企业发展服务，所以制度的落实需要抓牢。

四、企业档案管理的发展方向

（一）强化档案管理意识。首先就是领导层需要重视档案管理的重要性，并设置一定的考核机制，让全员都利用其档案的资源，重视档案管理的重要性。对于企业档案管理的每个环节都要进行严格的把控，确保标准化的执行。提高管理人员的专业技术水平，取代一些形式化的管理者，定期进行档案管理工作方面的教育。从而实现档案管理工作由单一型向复合型转化。

（二）调动工作人员的积极性。员工积极性的提高可以带动他们自身的发展，进而规范化档案管理工作的细节，打破疗养院的形式，实行合理的奖惩制度，肯定优秀者的工作表现，并帮助他们充分发挥自己的主观能动性，不断的利用创新的思想及手段进行档案管理工作的持续发展。绩效是最直接的鼓励员工的方式，所以企业需要针对这个部门设定绩效方案，鼓舞管理者积极思考，提高能力，完善管理，从而学好业务，钻研业务。

（三）发挥创新思想。让档案管理与信息化时代接轨，提高管理的效率与规范性。创新是现阶段企业最需要的一个代名词，档案管理当然也需要。利用信息化技术在如今发展的热潮，鼓励员工学习信息技术，促进档案的管理更加系统化、标准化、专业化，这是创新意识的体现，也能够提高效率，充分发挥档案的作用，为了企业的可持续发展，需要这些先进的方式去做引导，才能更好地实现档案管理工作的可持续发展。