文书档案的整理与保管方法的创新探究

文/国家电投集团广西长洲水电开发有限责任公司 杨栩

文书档案的整理与保管方法的创新探究

文/国家电投集团广西长洲水电开发有限责任公司 杨栩

在对文书档案进行管理以及存储的过程中，一定要满足相应的原则需求。随着我国社会经济的不断发展，传统的文书档案管理方式已经不能在满足时代发展的需求，这就需要在目前文书档案整理与保管的基础上进行不断的创新和优化。本文主要对文书档案的整理以及保管方法创新的必要性进行了分析，然后结合实际情况提出了一些合理的创新措施，希望能为相关的文书档案管理人员提供一定的参考意见。

文书档案；整理方法；保管方法；创新

进行文书档案的整理与保管工作，最主要的目的就是可以实现良好的文书档案管理体制，另外，通过对文书档案的整理与保管工作，可以在最大限度上满足文书档案分类的合理性。结合目前的实际情况可以看出，很多部门在进行文书档案的管理工作中仍然还是采用的传统意义上的保管方法，导致文书档案管理工作的效率和质量一直得不到有效提升。因此，相关人员一定要加强对文书档案管理方法的创新工作，使文书档案的管理方式可以满足新时代发展的需求，使管理能力与管理效果可以实现有效的提升。

一、文书档案整理与保管方法创新的必要性

（一）现代管理技能必须得到有效应用。目前，随着我国信息技术的不断发展，计算机技术在各个行业中都得到了非常广泛的应用，同时也取得了良好的应用效果。在对文书档案进行整理与保管的过程中也应该实现对计算机技术的充分利用，使管理工作的效率可以得到进一步的提升，从而可以实现预期的管理效果。另外，在对文书档案进行整理的过程中，管理人员需要按照文书档案的类型进行合理的分类，但是传统的管理方法不仅会增加分类过程中所花费的时间，同时也经常会导致错误现象的发生。如果在分类过程中实现对信息技术的有效利用，可以有效提高文书档案管理工作的效率，同时，采用先进的计算机技术也是文书档案管理工作未来主要的发展趋势。

（二）现代管理手段必须得到有效适应。结合目前的实际情况可以看出，在每一项工作开展的过程中通过对信息技术的有效使用，可以在很大程度上提高整体的工作效率，在文书档案管理工作中同样也是如此。这项工作中对信息技术的利用属于管理方法上一次重大的改革，逐渐替代了传统纸质文书档案的管理方式，不仅可以减少工作人员的任务量，同时还可以提升保管工作的质量。结合最新的文书档案归类整理原则，不需要在对案卷标题重新制定，而是以件作为最基本的单位，采用计算机中的检索技术，可以有效减少人工操作过程中错误发生的概率，最终实现简单高效的文件检索方式。

二、工作人员素质提升对文书档案整理保管的作用

文书档案管理工作与图书馆管理存在一定的相似之处，在对文书档案进行管理的过程中同样需要专门的档案管理人员来负责日常的保管工作。因此，管理人员的自身素质水平在一定程度上直接决定了文书档案管理工作的效率和质量，在信息技术不断发展的背景下，要想保证计算机技术在文书档案管理中的作用可以实现有效的发挥，档案管理人员自身必须具有一定的专业能力以及综合素质水平，只有这样才能为信息化档案管理工作的开展奠定良好的基础保障。

三、文书档案整理与保管方法的创新方式

（一）合理利用现代管理技能。在文书档案中通过对信息技术的有效使用，可以不断提高管理工作的效率和质量，因此，在进行文书档案的管理工作时一定要对现代管理技术进行合理有效的利用。首先在对文书档案进行分类的过程中，一定要对文档的保管期限、机构进行深入分析，然后制定出大致的分类方案，比如在分类的时候可以按照档案的保管期限进行划分，然后将制定的分类方式在计算机上做好相应的记录工作，这样之后在对文件资料进行查阅的过程中就可以通过计算机进行查找，节省了大量的翻阅时间。

（二）合理利用现代整理手段。在对纸质的文书档案进行查找的过程中，需要人员对文件进行不同的翻阅，而采用信息技术实现对文书档案的管理，只需要在查找的过程中输入相关的字符就可以完成。传统的管理方式不仅效率不高，而且在进行分类的过程中也会增加工作的难度，当单位内部出现了新的政策时，又需要对所有的文书档案资料进行重新分类，这就增加了档案管理工作人员的任务。通过对现代整理手段的有效应用，可以在最大程度上减少管理人员日常的工作量。在传统的管理方式中，管理人员经常会对文书档案的保管工作存在不同的见解，而采用信息技术就可以针对这一问题进行有效的解决，特别是在文件资料进行检索的过程中，管理人员可以直接利用计算机中的具体分类进行查找。

四、文书档案整理工作方法的创新

（一）分类方法。随着我国事业单位的不断发展，单位内部的活动项目也开始逐渐地增多，这就导致文书档案的内容开始不断增加，面对这种现象，管理人员一定要对文书档案进行合理有效的分类，在分类的过程中涉及的方法非常多，管理人员在对方法进行选择的时候一定要对实际情况进行充分的考虑。比如在文书档案进行划分的过程中，可以按照文件的规章制度、外事管理、党群关系以及科研培训等多个方面来进行明确。因此，在实际的分类工作中一定要站在单位整体的角度进行考虑，然后对档案文件真正所属的范围进行明确，另外，在分类过程中管理人员也可以按照文档的科室进行划分，这样就可以将文件的分类方式进行不断的细化。

（二）档案的装订。在对档案进行装订的过程中，可以将一份文件订在一起，也可以在分类的基础上将批复类的文件订在一起。在对装订方法进行选择的过程中可以按照实际情况来确定，如果是存在一些比较特殊的档案，或者是档案的页数比较多时，也可以将档案进行拆分装订，但是一定要注意档案之间的有效排序。比如，有的档案文件必须自己订成一份，但是有些文件则需要分开装订或者是合并装订在一起，这就需要相关的档案管理人员结合具体的情况来选择相应的档案装订方式。另外，为了在之后对档案文件进行查阅的过程中可以提供一定的便利性，在对装订完成的档案文件进行放置的过程中可以将相同类型的档案放在一起。

（三）档案号与页码标号。在对文件整理的时候需要在文件的右上角加印档案章，并结合档案资料填写出实际的信息内容，另外，在填写的过程中一定要注意严格按照时间的先后顺序进行填写，如果后期再增加档案时，就可以在之前档案的后面进行追加，保证其他档案的顺序在后期整理中不会受到影响。在对档号章中的内容进行填写的过程中，一定要对档案号码的填写引起重视，按照具体的分类标准，然后将档案号码按照分类、保管期限的顺序由低级向高级的方式逐级进行。

五、文书档案的信息保管工作方法创新

在对文书档案进行保管的过程中，计算机技术可以在其中起到一定的辅助作用，具体可以从以下几个方面来进行：第一，按照具体的文件编制出对应的索引表，主要是对文件的标题以及种类进行填写，然后在将相应的词条录入到单位内部的管理系统当中。第二，形成相对应的格式模板，在对模板进行制定的过程中可以按照文件的种类、内容以及负责人的形式来进行。第三，将文件信息录入完成之后，一定要保证档案在单位的内部系统当中可以实现有效的运行，然后再按照标准中的规定以及实际的保管期限对资料进行分类。第四，档案管理人员还需要对计算机内的辅助程序进行有效的制定，可以将档案文件中的题名与题名表之间进行比较，这样就可以找出与题名表中相同的责任人内容，在一定程度上可以方便之后的使用工作。

六、结语

综上所述，文书档案的整理与保管工作属于事业单位中一项非常重要的内容，其管理工作的质量在一定程度上将直接关系到事业单位在未来的发展方向。因此，在实际的文书档案管理工作中，管理人员一定要注意对整理与保管方法的有效创新，这样才能满足新时代背景下社会经济的发展需求。虽然传统的文书档案管理方式可以在一定程度上满足纸质档案的整洁与完成性，但是因为工作质量与效率得不到有效的提升，已经不能在满足新时代发展的需求，只有在文书档案的管理工作中实现与信息技术的有效结合，才能实现更加高效的文件档案管理方法。

[1]刘秀荣.论述文书档案的整理与保管方法的创新[J].民营科技,2016,02.

[2]张华.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].赤子(上中旬),2014,06.

[3]齐宗元.文书档案的整理与保管方法的创新探讨[J].经营管理者,2013,04.