以大学文化建设为导向的高校档案管理探究

2017-11-25山西大学商务学院王光娟

办公室业务 2017年23期

关键词：校园文化档案管理大学

文/山西大学商务学院王光娟

以大学文化建设为导向的高校档案管理探究

文/山西大学商务学院王光娟

本文分析了大学文化建设对于高校发展的重要作用，以及当前我国高校档案管理过程中存在的问题。文章最后，笔者结合个人工作经验就如何才能做好以文化建设为导向的高校档案管理工作提出了几点看法。

文化建设；高校；档案管理；存在问题；措施分析

一、高校档案管理对于大学文化建设的意义

文化对于人思想的影响不同于其他，它具有潜移默化、深远持久的特点。大学校园中的建筑、校风能够给人以最直观的印象，而高校档案则不一样，由于档案所记录的内容具有真实性和客观性，因而它反映了一所学校的发展历史以及发展过程中所形成的独具特色的文化内涵。高校档案管理工作具有基础性，原因在于它的开展能够为高校其他各项工作的开展提供依据。高校档案管理工作通过整合学校自建立以来的资料资源，为学校的发展进程起到积极的、有力的推动作用。进而提升了一所大学的文化凝聚力和吸引力，为学校文化建设提供了坚实的保障。

（一）高校档案管理是校园文化的灵魂。高校档案记录了学校发展的方方面面，因而我们说它是一所大学文化的核心所在。例如：高校历年以来的教学档案，能够履行文化的借鉴以及教育功能。大学本就是以育人为目的的，高校教学档案能够通过校园这个大平台，对大学生进行文化教育，从而实现科学、文化、社会知识的有效传播，大学生综合素质的进一步提升。高校建筑档案，同样也具有文化建设职能。大学文化是一种有意识的行为，因此我们说校园中的每一处建筑物都是根据其“办学宗旨”来的，所以高校建筑档案不仅记录了各类建筑物、景观，而且也对建筑物以及景观所蕴含的人文精神做了记录。此外，高校的建筑档案还能够为以后的建筑提供设计灵感，从而使学校文化建设实现内在与外表的统一。

（二）高校档案管理是校园文化的媒介。我们上文中提到，同新闻资料一样，高校档案具有真实性、客观性，并且与社会接轨。正是由于档案的这些特点，决定了它成为新时期校园文化建设的成效最显著的载体之一。高校档案室通过举行不定期的展览活动，能够充分发挥档案的媒介作用，从而为师生深入了解该校历史、文化、发展历程提供了条件，进而帮助高校全体师生实现精神素养的提升，这对于弘扬高校校风、促进文化建设有着非常特殊的意义。

（三）高校档案管理为学生铸造灵魂。当前，普遍存在这样一种现象：学生在大学校园中虽然各方面都能表现突出，但是一旦他们走出校园走上社会就会发现，自身各方面素养实际上难以适应社会发展需求。究其原因还是在于大学教学内容上，我们现在的大学往往只注重传授给学生教材上固有的知识，却忽视了对学生进行创新精神教育。而从当下来看，社会所需要的正是那种具备开阔视野以及创新精神的人才。因此我们说只会读死书、只会教学生死知识的学校，并不能称之为优秀学校，唯有对学生实行知识与文化精神建设的同步授予，才能培养出社会所需要的人才。高校档案集大学历史文化和人文精神为一身，其中蕴含着严谨的学术精神、追求发展的探索精神，能够为学生铸造灵魂，从而升华其爱岗敬业精神。

（四）高校档案管理为校园文化建设提供依据。高校档案影响着一代又一代大学师生的思想道德以及文化精神。大学文化的精髓正是由于档案中所记录的学校优秀办学理念产生的。高校档案的文化建设依据功能尤其体现在当学校领导在决策遇到问题时，档案能够为他们提供真实的基础和依据。此外，教学档案能够为教师科研、学生学习提供大量有价值的数据。

二、文化建设对于高校发展的重要作用

（一）学校文化概述。一所高校的校园文化实际上包含四个方面，即物质文化、制度文化、行为文化和精神文化。物质文化是校园文化的重要组成部分，能够为校园文化建设提供必要的基础以及前提。此外，完善的校园设施也能够为各项文化活动的顺利开展提供条件。制度文化主要包括各种规定、校规。制度文化对于校园文化建设主要起引导和内化作用，但这一作用主要还要依靠制度的外在约束作用。行为文化是最外化的体现，社团文化、学术文化、课堂文化、宿舍文化都是其重要的组成部分。精神文化，这是校园文化的核心，对于校风、教风、学风等起着潜移默化的作用。

（二）大学文化建设的作用。首先，良好的文化氛围有利于学校管理工作的顺利开展。这主要是因为文化对于师生观念、行为起到积极的约束作用。其次，良好的文化氛围能够自然而然地引导全校师生树立起正确的价值观念。这种引导，主要体现在思想、行为两个方面。再次，大学文化建设创新能够敦促高校不断提升自身的核心竞争力，从而为学校生存发展提供保障。最后，大学校园文化能够在无形中对学生起到全面教育的作用，人文精神的熏陶有利于师生良好思想素质的养成，而校园文化活动的开展则有利于师生员工身体素质的提高。

三、当前我国高校档案管理工作中存在的问题

（一）对于档案管理工作重视程度不足。档案管理工作是否能够很好地服务于大学文化建设受很多因素影响，其中对档案管理的重视程度就是一个极为重要的方面。但是当前我国很多地方的高校档案室条件极为简陋，甚至根本没有为档案管理开辟一个专门的空间，由此而又直接导致了档案管理人员对档案管理工作的不重视。

（二）档案信息化建设落后，严重降低了档案管理工作服务于大学文化建设的效率和质量。当前，很多高校的档案还没有实现信息化管理，仍然采用凭借人工操作进行档案收集、借阅、管理的方式。这样一来，就使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域。此外，由于信息化的发展，档案的收集范围得到进一步扩大，档案的收集数量也呈明显增加趋势，传统的档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。不仅严重阻碍了高校档案管理的效率，而且严重降低了为文化建设服务的质量，不利于大学文化建设的进一步开展。

（三）高校档案管理制度落后，档案管理规范化程度低。

造成这一现象的原因主要是伴随着档案管理环境的变化，原有的一些档案管理规则制度都不再适用于当下。所以在实际的档案管理过程中，难免会出现规章制度与实际情况相矛盾的现象。制度的落后必然会造成档案管理规范化程度的降低。一方面导致大学制度文化建设进程缓慢，另一方面也不利于大学行为文化的发展。

（四）缺乏档案管理的高素质人才队伍。首先，由于高校相关部门对档案管理工作的不重视，直接导致了档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于相关部门在档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致高校档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，由于缺乏对档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分高校档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，严重影响了档案管理工作的质量和效率。

（五）档案管理方式落后。影响高校档案管理工作的一个重点就是档案管理的方式。当前很多大学的档案管理工作依然采用传统方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。

（六）档案管理工作没有做到以文化建设为根本导向。从当前来看，很多高校的档案管理工作偏离了文化建设的导向。一味地追求效率而忽视了质量；一味地追求外在，而忽视了对全校师生的精神文化培育。

四、做好以文化建设为导向的高校档案管理工作措施分析

（一）提升全校师生对于档案管理工作的重视程度。首先应当从提升学校领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案管理工作的重要性，最大限度地争取到领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的工作设置专职的管理岗位，将高校档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，单位应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及档案管理知识，以提升社会各界对高校档案管理工作的重视程度，为大学文化建设奠定基础。

（二）进一步更新高校档案管理工作所需要的基础设施。完善的软、硬件配置一方面有利于提升高校档案管理工作效率，另一方面也有利于提升档案管理的质量。因此，学校不仅要为档案管理工作配备良好的计算机及其系统；也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

（三）完善档案管理制度，提升档案管理工作规范化程度。当前，实现高校档案管理工作信息化是大势所趋也是形势所迫。但是档案信息化管理是一套全新的管理模式，没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度以及有效的指导，导致现在一些部门的档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使得档案管理信息化建设进度缓慢，多走了许多弯路。因此要想做好信息化的档案管理工作，就必须要有良好的制度作为工作的运行保证。一方面高校要根据自身发展实际制定一些科学合理的信息化档案管理规则，有针对性地开展档案管理工作。另一方面，高校在制定信息化的档案管理规则时要充分注意与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性。尤为值得注意的是，档案管理制度一定要与大学文化建设基调相契合。

（四）培养一支档案管理的人才队伍。首先，要提升高校档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质。其次，高校要加强对档案管理工作人员的任职教育培训，经常性地组织一些讲座，或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，高校要采用优胜劣汰的方式来提升档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。只有这样，才能为大学文化建设提供人才保证。

（五）坚持正确的档案管理宗旨，致力于促进大学文化氛围建设。高校档案管理工作要服务于学校文化建设，无论是哪种形式的档案活动，都要坚持以大学文化建设为导向，致力于促进高校师生的思想以及行为文化建设。