试论医院科研档案的创新管理

2017-11-25陕西省中医药研究院周纳新

办公室业务 2017年17期

文/陕西省中医药研究院周纳新

试论医院科研档案的创新管理

文/陕西省中医药研究院周纳新

近年来，随着我国经济的快速发展，医疗卫生事业也得到了长足发展，医院的科研档案作为医院科研工作的重要组成部分，其管理水平的高低直接影响到医院科研活动的进行和发展。本文将从科研档案创新管理的必要性、现状进行分析，从管理方法等方面进行论述，旨在提高医院科研档案管理水平及管理能力。

医疗科研；档案梳理

医院科研档案是科研医疗人员在从事与医学相关的科学研究过程中，直接产生的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录，最原始地记载了科学研究的详细内容和活动过程。完整、规范的医学科研档案可以真实、有效地反映科研进展情况，经过批量处理的科研档案就实现了科研管理的规范化、科学化、信息化。近年来，随着医疗卫生水平的不断提高，医院科研档案的现有管理模式已不能完全适应档案工作的需要，应积极实现管理手段、管理流程、管理理念等方面不断地创新和突破，以便促进医疗科研事业的良性发展。

一、医院科研档案创新管理的必要性

（一）医院科研档案的创新管理是顺应时代发展的必然要求。国家档案局下发的《全国档案事业发展“十五”计划》中明确指出：“加强机关、团体、企业事业单位的档案工作，加快改革创新步伐，夯实基础，提高管理水平，为改革开放和现代化建设提供及时有效的服务，为国家积累档案财富。”改革创新成为现阶段医疗科研管理的重要环节，不仅是顺应时代发展的必然要求，也是适应我国医院现代化体系改革的必然要求。

（二）医院科研档案的创新管理已经成为医院档案工作发展的必然趋势。随着现代医学的不断发展和进步，医院科研档案的重要性日益凸显，作为医院档案的重要组成部分，科研档案是科研管理的基础工作，是科研成果的载体，承载着科研人员的智慧结晶，真实准确而全面深入地反映了医院的科研实力。医疗科研档案的梳理要摒弃传统意识的禁锢，不断进行管理手段的创新、管理理念的创新，极大地提升科研档案的利用率，实现科研档案的实用性、为医疗事业服务。

二、医院科研档案管理工作的现状分析

（一）档案资料完整性差。科研资料具有其自身的特殊性，比如专题性强、时间跨度大、周期长等特点，这给医院科研档案的收集和整理工作带来了不小的困难。医院科研档案的记录收集过程从整体科研项目的立项、实施、临床试验到最后的研究结束可能需要一年、几年、甚至更长的时间，这期间会有很多材料产生，它们的类型、需求时间不尽相同，而目前医院科研档案管理中并没有建立不同类型材料整理和收集系统，导致科研材料很容易流失。

（二）对科研档案的利用不到位。就目前而言，医院重视科研档案的收集、归档工作，因为科研成果的数量，质量是衡量医院医疗软实力的重要指标，往往更多的重视科研成果的收集，忽视了整个科学研究过程中重要资料的归档。另一方面，科研成果归档之后，大多作为成绩被束之高阁，再利用率不高，科研人员进行科学研究时，大多会去图书馆、互联网上查阅资料，到档案部门查阅的却很少。

（三）科研人员档案意识不强。一是在档案收集方面，医院的科研档案一般是由科研处收集，而科研处本身工作比较繁忙，于是档案的收集工作主要由各个课题组自行负责，但是申报人员大多数情况下并不了解档案归档的标准和要求，可能导致部分材料的缺失。二是一部分科研人员对档案收集、归档工作认识不够，认为科研成果是自己的劳动所得，不愿上报科研相关资料，因此在档案收集、归档过程中，只上报课题（项目）申报、成果及评审鉴定等准备阶段和总结鉴定阶段的相关材料，而对最核心、最有利用价值的研究实验阶段的相关材料不予上报。

三、科研档案创新管理的方法

（一）管理流程的创新。在档案管理方式的创新中，科研档案管理部门应进行深入的调查研究，与科研人员进行交流和沟通，不断对科研档案的管理过程进行优化。1.提前介入。科研档案管理人员应在每项科研项目开展之前，对新项目建立档案追踪袋，将档案归档标准和上报材料进行梳理，并将归档要求提前告知科研人员，要求课题组严格按照相关要求做好记录，以及资料的收集、整理工作，并定期检查，确保工作无误。2.立卷归档。对课题（项目）负责人采取立卷归档责任制，要求责任人本人或指派课题组的一名成员，对其科学研究过程中的科研资料和信息进行收集和管理，并定期与档案管理人员沟通。3.现场验收。对科研成果的验收，要求由科研管理部门和档案管理部门等相关人员共同验收，对科研资料不完整的项目不予鉴定，拒绝验收，档案管理部门不予建档证明。

（二）管理手段的创新。近年来，随着信息化技术的不断发展，计算机、多媒体等设备更多地运用到档案管理工作中来，使用电子信息化手段对医院科研档案进行管理越来越被重视。档案的信息化管理与传统的纸质档案管理相比较，具有以下优势：1.存储空间小。档案的信息化管理是将纸质档案中的文字、图形，包括一定的语音、视频信息全部存储在光盘、磁盘等存储设备上，这些设备体积小、容量大，一张5寸的容量为700兆的CD可以存储1—2万页A4幅面的图像文件，一张同样大小的DVD光盘容量大约是CD的7倍，这大大方便了档案的存储与搬运。2.提高工作效率。将科研档案信息化之后，如果有人想调阅原始数据信息，科研档案管理人员只需要在电脑系统中进行目录查询，就能将科研档案精确定位，迅速查找到相关档案。而且，科研档案一旦录入系统，科研人员只要根据自己的权限就能随时随地获取自己需要的档案信息，大大节省了人力成本。3.提高档案利用率。档案管理人员将科研信息录入电脑系统后，科研人员可以通过档案信息平台或软件系统调阅、查询相关文件，操作方便、简单，既不用在档案室浩如烟海的文件中翻找，也不用专门到档案室查阅，查阅档案的时间和地点不受约束，这大大提高了科研档案的利用率。

（三）管理理念的创新。受传统档案管理思想的束缚，档案管理人员在进行档案管理工作中多以“等”“靠”为主，主要体现在对档案管理的被动执行，等上级管理部门绩效考核时突击对年度档案统一收集、统一存档，缺乏对档案管理工作的有效性思考，也没有进一步考虑怎样提升科研档案的开发利用问题，往往是档案一经归档就被束之高阁。在现代科学研究日益受到重视、对科研档案需求加大的今天，想要做好科研档案管理工作，就必须从管理理念上进行转变和创新。1.变被动管理为主动服务。科研档案管理人员应转变工作意识，从传统的“等”“靠”转向积极主动地参与到科学研究的工作中去，树立超前管理和全程管理思想。从课题项目立项开始，全程跟踪科研项目的进度，监督课题的执行情况、验收结题、成果申报情况，指定专人负责科研档案的收集和整理，与科研档案工作人员一起，做好档案的归档工作。2.以需求为导向。在科研档案的再利用方面，档案管理人员应及时了解科研人员对档案的需求，不断调整和完善科研档案信息管理系统。制定专题、专项科研档案，实现档案需求的个体化服务。实现以服务科研人员为中心的、提高科研水平和效率的档案管理理念，为更好地做好档案再利用的服务工作，可以建立需求清单制度和档案利用反馈制度，根据反馈不断提升和改进科研档案管理工作。