水电工程档案管理的创新服务探析

2017-11-25五凌电力白市水电厂曾山娇

办公室业务 2017年17期

文/五凌电力白市水电厂曾山娇

水电工程档案管理的创新服务探析

文/五凌电力白市水电厂曾山娇

为了不断提高水电工程档案利用成效，本文从管理、观念、运用、服务等方面提出相应的创新服务的策略。运用这些策略，可以突破我国陈旧的水电工程档案管理及运用方面的制约，使之更好地服务于设计、科研、生产、经营和决策管理，从而与时俱进，顺应网络时代的变化与发展。

水电工程档案；管理；创新服务

近几年，互联网及计算机技术得到了快速发展，并且在多个领域中被加以运用，而在水电事业当中，水电工程档案十分关键，存在较大的潜力，需要被有效开发。只有科学管理、创新服务才可充分发挥档案效用。为了使水电工程档案被更好地运营，本文首先对相应的管理创新服务的必要性进行了阐述，而后提出了具体的方式及策略。

一、水电工程档案管理创新服务的必要性

此类档案形成于水电工程建设过程中，它是一种历史记录，具有极珍贵的储存价值，同时具有多种形态，常见的有图表、声音、图片、文字以及实物档案等。整个水电工程建设的过程中都会产生此类档案。相关项目在勘探、规划、建造、监理、完工验收等期间多个形式记录的历史资料，涵盖了环保、计划、建造等领域，此领域不但具有单一性，而且相互之间又存在丝缕关联，进而共同组成一个综合体。由其所生成的所有图纸及文件资料都具有配套性，而且类别繁多。

水电工程档案的良好发展必须以科学合理的管理及服务创新为基础，后二者是推动前者发展的重要推动力，档案的管理工作及服务是否能够长期良性发展基本取决于前者。近些年，经济飞速发展，愈来愈多的民众开始关注档案行业，与其相关的环境及硬件设备等都发生了极大改变，相应的制度也在逐渐健全。然而，不足方面，譬如资料的获取、管控和运用等，需要创新观念、制度及管理。

互联网的出现及信息技术的快速发展，使得档案管理工作产生了翻天覆地的变化。首先，相关资料的获取、编排及运用都通过计算机来完成。其次，贮存方式完全改变，不再是纸质形式，而是变为计算机光盘等，充分利用了计算机的有效性能。最后借助网络能够直接加以使用，同时在阅览室也可对其加以运用。

当前，档案信息网络化是大势所趋。在档案工作中，对相关资料的管理及运用是其基础工作。其本质在于使资料的价值得以充分运用。而创新则是提升运用成效的重要途径。因此，在此项工作当中，创新服务是核心内容，也是资源开发及实现其价值的主要方式，同时也是提升档案管理及服务水准的基础。

二、档案创新服务的方式及策略

（一）档案创新服务的方式。1.创建创新服务机制。网络时代，就必须先创新服务机制。为了顺应现代社会的发展，就需要将资料、图书及档案的管理合为一体。这有助于相关资源的整体保存与应用，进而形成共同领导、各组织合理分工良好协作、档案部门专业管控的体系及机制。2.将档案资源建造的人才规划加以施行。创新活动的一个重要基础就是人才，其是开展相关工作的关键前提。在互联网高速发展的大环境下，不管是相关资源建造的途径还是方式都出现了翻天覆地的变化。所以，应引进具有档案专业知识和计算机管理等知识的综合性人才，同时加强相应培训，为档案的可持续发展储备后续人才。

（二）档案创新服务的策略。1.将水电工程档案资源加以整理合并，使其具有活力。在对档案的开发运用工作当中，对相应资源加以整理合并十分关键，可以使馆藏构造得以优化，使信息得到更好的应用，充分发挥其潜在价值，创建相关平台以使信息得到共同分享。而创建档案信息资源库则是整理合并工作的关键，创建的基本要求是操作简单便捷。详细而言就是在共同领导下，对零散的资料及未纳入电子档案库当中的资料加以整理合并。首先，强化规划，重点关注信息的反馈作用，进而展开编研工作。借助档案有效运用所生成的成效，将库藏资料的优点及特征，有效运用涉及范围广阔和工程密切相关的内容，加工整理出可以处理现实冲突的二、三次编研成果。其次，扫描原本存储的底图、文件、报告等资料，对数据库加以改进，从而使档案的运用成效大幅上升。2.创新服务方式。第一，管理形式逐渐转向现代化，不再是过去的手工管控，借助互联网实现网上服务已经较为普遍。伴随对内部局域网的创建，档案机构应该创制自身的网页，使档案管理服务系统与单位网站相关联，使相关资料能够直接从网络当中搜寻，从而为使用者提供更多便利。网站是档案工作的重要根基，不断创建和完善相应的资料数据库，特别是创建电子资料全文数据库，使得任何时候都可以通过互联网查取和管理相应资料，使档案资源逐渐走向信息化、数字化、自动化及管理法制化。譬如，将目录管理数据库进行输入，将一些资料在网络当中加以公布，从而更便于查询使用。创建档案种类划分、文件索引目录和检索体系，进而使相应的精准度及整体性大幅上涨。第二，创建电子文件和档案数据管理中心。对网站里相关单位的归档电子文件进行统一管理，同时供应部分信息在网站当中，为相关工作提供便利，使资料得以共同分享。第三，电子文件的自动上传获取。不同于过去的纸质档案获取，大多数电子文件都能够借助网络形成及应用。所以，应该摒弃过去的工作方式，创建窗口方便资料自动上传，无须再特意去档案室进行归档。第四，健全档案的软件环境。

将管理系统的接口添加在管理系统里面，从而可以使产品直接完成归档，可以将条码自动添加进印刷产品，从而使归档文件的精准度得以确保。3.创新服务形式。将主动服务放在创新的首位。举行追踪、在线及现场询问，自主地加入到与技术工作者相关的活动，最大程度做到档案信息时刻被利用的准备，为所有相关的工作供应详尽资料。以往需要使用档案的时候必须要到对应机构才可以，尤其是使用原始档案材料的方式，在网络现代化的今天不可避免地需要进行改变。当今社会的数字化使得大家以前的工作及生活、学习的背景产生了很大的改变，更多的期望借助网络等系统能够快速有效地获取相关信息，查询档案。因此，网络信息化的档案服务将取代手工化的被动服务，成为当今社会的潮流趋势。4.创新服务项目。作为记载着历史过往的最原始的、最真实可靠的知识载体的一部分，水电工程档案资料十分关键，信息资源丰富，必须将其合理有效运用，才可以使其价值得到充分展示。因此，相关组织能够在网页当中组建档案各方面的类别体系并供给数据库资料搜索查找等多种相关服务。通过多种途径实现资料应用者及档案机构的互动，从而使相应资料的整体性及精准性大幅上升。另外，还可以举办一些特色服务，从而满足民众的个性化需求。5.档案管理与工程管理同步进行。建设单位可把水电工程档案管理放到整个工程建设中：分配项目规划业务时一并制定相关文字资料的归档规定，在核查项目品质、进展及部分验收时，也要对有关资料归档的状况开展核查，并提出整治修改意见，规定参加建设的部门随时回应，在接收查验项目时，也要同步开展有关档案的接收与查验工作，安排好相关资料的并档交付与接收工作，协调档案管理和工程管理保持一致。6.创新归档制度及管理。为了使资料能够全部正确归档，必须对归档制度进行创新和健全，并且在考核指标中将相应工作纳入其中。项目建设单位档案管理人员不定期对各参建单位档案归档工作进行指导，做到脚勤，即便项目数量繁多、位置比较分散、工作量大，也必须进入实地检查与档案相关的工作，同时，各单位档案管理人员要做到手勤，将形成的文件材料及时归档从而确保档案资料的获取，进而使其充分发挥效用。同时开展相关档案的事先查验认同与归档。对于此时仍无法按照要求归档的部门，要实行承诺制度，让其负责人在验收后两个月内移交档案。此外，在验收阶段强化备案亦是一种管理上的创新。由于备案部门的权威性，这种做法可提升和改进建设工程档案管理部门的职能，确保相关业务的品质。