数字时代机关电子文件档案管理利用研究

文/湖北省卫生计生委 陈园园

数字时代机关电子文件档案管理利用研究

文/湖北省卫生计生委 陈园园

分析机关电子文件与档案管理利用现状，梳理档案工作存在的主要问题，结合数字时代新的观念、新的思路、新的技术等提出进行文档一体化管理，明确电子文件管理标准，借助网络积极提供电子档案信息服务。

机关；电子文件档案；管理利用

一、机关电子文件与档案管理利用现状

随着数字化时代的来临，电子政务快速推进，计算机相关技术和法规制度日益成熟，未来机关应将进入无纸化纯电子档案时代。目前，机关网上OA办公系统运转产生大量电子文件，但这些电子文件与档案还处于一个易被忽视、粗放管理的过渡性阶段。存在主要问题有：

（一）文档分治机制造成电子文件与档案管理效率低下。

新中国成立以来，我国行政机关文件、档案工作一直是两条线管理，文件管理是前端，一般由办公厅（室）和秘书机构兼管，主要职责是保障公文正常运转；档案管理是后端，由机关档案室管理，接受同级及上级档案事业管理机关指导监管。纸质档案时代，文件管理前端和后端的分界点是纸质归档，文件、档案工作界限相对清晰，有利于实际工作中分工合作。但现阶段针对大量产生的电子文件，从文件起草、形成到发送都处于文件管理范畴，档案室仍沿用传统方法，主要管理与电子文件对应的纸质公文，选用专业档案管理信息系统大多与办公自动化管理系统设计相脱离，导致在实际工作中，档案管理信息系统对电子文件前端运转痕迹和电子档案元数据归档监管无力。

（二）双套归档制度造成电子文件归档易被忽视。文件起草者对传统纸质拟文及归档形式有依赖思想，会签处室较多或行文时间较紧时更为依赖，影响电子文件运转及归档。沿用传统归档方法，产生电子文档同时，文件管理者易对纸质文件进行归档，因为纸质文件发挥凭证作用，电子文件归档容易被忽视，现归档硬软件设备配备及相关制度研究进展缓慢，在线归档不完全，保存管理薄弱。档案部门容易忽略电子文件搜集归档与保存，机关档案室仍按照传统将对应电子文件制作纸质文件等进行数字化处理，造成资源重复性浪费。

（三）缺乏适用的电子文件与档案管理规则和科学方法造成管理茫然失措。目前机关电子文件管理实践中，多数机关沿循纸质时代传统模式，同时根据自身实际需求进行自下而上、分散性、自发性很强的实践性探索，全局性、长远性管理策略研究不足，缺乏国家层面的顶层设计、统一规划、战略部署和方法指导，严重滞后于时代发展和社会需求。各地区、各部门电子文件管理系统体系结构、功能设计、技术标准各不相同，难以实现信息交换和共享，在更大范围难以进行统一管理，形成新的信息孤岛。

（四）“开放存取”理念缺失造成电子档案信息资源共享水平较低。纸质时代传统观念中对于档案重藏轻用，今天到数字时代，获取信息是人们的基本权力，信息共享是公众的基本愿望。在政府信息公开环境下，应实现可公开电子档案信息资源合理共享。但因为传统封闭使用观念、管理体制不顺、管理利用制度不健全等因素，机关对电子文档信息资源利用率较低。

二、新思路新机制新服务推动机关电子文件档案规范化管理应用

（一）重构电子文件流程，确立文档一体的全程管理体制。电子文件草拟、传输、办理、归档、鉴定、整理、保管以及利用流程均可通过网络进行，突破空间、地域和部门分割制约，因而有必要从整体上考虑电子文件流程，实现全程协调统一。各级机关文件及档案管理工作岗位应混设，按照电子文件流程分别负责收发文电子文件归档及管理工作，岗位人员应同时接受政府公文管理机构和档案事业管理机关业务指导、工作考查与培训，在管理电子文件的同时将有长期保存价值的电子文件按照电子档案管理标准严格归档保存；有条件的还可建立由信息技术人员、档案管理人员、业务管理人员等组成“集中—分散”协同式组织机构。各级档案事业管理机关应统管电子文件与档案事务，制定电子文件全程管理的相关政策、标准、制度，对电子文件生命全过程进行有效管理。此外，有学者提出建立区域电子文件中心，与机关对接，负责研究追踪和长久保存电子文件与档案，给机关电子文件管理带来新的思路。

（二）结合工作实际情况，灵活推行电子文件为主、纸质文件为辅的归档制度。目前政务办公OA系统推行较快的机关除密件及按密件管理的文件外，其他一般都以电子文件形式通过办公系统进行运转。而从国外一些国家研究和探索来看，单套归档是大势所趋。但要推行单套制，还面临电子文件长期保存技术性问题、信息安全问题、原始性认定等问题，需结合工作实际，在时机相对成熟时在适宜地域，先有意探索推行电子归档为主、纸质归档为辅的归档制度，归档、查询利用均以电子档案为先，纸质档案配合电子档案，起到补充作用。

（三）借鉴先进经验，明确电子文件管理标准。欧美许多国家文档管理体系多是形式各异的分散制，其电子文件管理经验都是由国家或行业先行从法律、法规、标准上进行规范和引领。我国在电子文件管理方面的法律、法规、政策、标准制定上还存在着许多空白点，标准化没有形成足够规模。因此应借鉴发达国家电子文件管理经验，制定整体战略，构建标准化体系，完善管理法规，推进示范项目，并坚持与时俱进，全面推进专业档案标准修订工作。

（四）借助和依托网络，积极提供电子档案信息服务。

互联网已进入Web2.0时代，用户由受众转向主体，既是信息接受者，也是信息制造者、传播者，这个时代的显著特点是参与性、社会性、开放性进一步增强。新的网络服务方式有利于更好地开展网络档案信息服务，各级机关应及时更新理念，树立服务意识，倡导合作精神，做好本机关政府信息公开工作，同时借助档案馆和外部社会力量，配合开展档案信息编研、自助信息查询等服务。如在门户网站设置专门渠道，针对未到送省档案馆归档时间、群众关注度较高、可公开的档案，经委档案领导小组审核，必要时经省档案局批准，可部分或全文查询。在官方微信、微博栏目中设置档案宣传条目，特别是在档案日等特殊时段内，大力开展档案工作宣传。在档案阅览室和机要阅文室，各添置1台电脑，相关数据从档案数据库中导出，以供业务处室自助查档、打印。在政务OA内网设置资料库项目，筛选、存储档案中极具指导意义的公文，同时为业务处室设置自选项，可将跟本处室业务有关的电子档案建立小型资料库，加大系统内部档案利用力度。

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