绩效考核体系在档案管理模式中的应用研究

文/中国航发湖南动力机械研究所 龙橙

绩效考核体系在档案管理模式中的应用研究

文/中国航发湖南动力机械研究所 龙橙

档案管理作为衡量企业业绩及管理水平的重要尺度，需不断创新管理模式，提高工作水平，以满足企业经营管理、科研生产的服务需求。本文以企业绩效考核体系为平台，发掘绩效考核在档案管理模式应用中应关注的问题，结合问题提出在绩效考核体系中实现档案管理模式创新的途径。

绩效考核；档案管理模式；创新

随着社会经济的发展，企业面临更为激烈的竞争。为扩大企业规模、提高劳动生产率，实现组织目标及完成市场的扩张，各种先进的企业管理模式应运而生。绩效考核围绕组织目标的分解与目标责任的落实，通过对目标责任部门及员工的绩效考核，能有效促使企业目标的实现及企业绩效的提高。目前，绩效考核已被广泛应用到各类企业的管理模式中。

绩效考核体系的建立及考核的实施需要大量客观、真实的数据信息作为基础支撑，档案作为企业各项活动的真实记录，能为绩效考核提供公正客观的考核依据。将档案固化为考核目标完成的表现形式，促使被考核者及时将完整的、符合归档要求的档案移交档案部门，有效提高档案部门的地位，保证文件归档的及时性和完整性，提高档案质量，为档案资源建设及档案利用、开发等工作奠定基础。同时，档案管理可以绩效考核体系为平台，将档案管理纳入绩效考核体系，让档案部门参与到企业经营生产的各项活动中，创新档案管理模式，使档案管理更好地为企业绩效考核体系服务的同时，实现档案管理自身的良性发展。

一、绩效考核体系在档案管理模式应用中应关注的问题

绩效考核体系为档案管理的创新提供了有利条件，相互之间都有良好的促进作用，但在实际的应用过程中仍要注意以下问题：

（一）绩效考核体系建设科学性的问题。绩效考核实则是“目标分解，责任落实”的过程，其中考核指标设定、机构设置与分工、考核流程的设计、判定依据的确定等各个项目的设置得是否科学合理都将直接影响到档案管理在绩效考核中监督、考核功能的发挥。比如考核指标设置不合理，将影响考核的执行效果，使绩效考核失去其工作评价的意义；考核流程的设置不合理，如不将档案发布列入计划任务完成考核节点中，档案管理失去其监督考核的功能，将会给那些投机取巧，为了完成考核节点而产生的不符合归档要求的档案的产生创造条件，从而影响档案质量及档案工作的开展。

（二）档案意识及反馈机制的问题。档案产生于企业的各个业务工作及流程中，档案意识是制约档案工作发展的关键性问题。部分业务人员对档案的了解程度不够，不了解档案在其工作及科研生产、经营管理中的价值，认为档案的产生只是单纯满足档案部门需要，甚至认为他们的归档工作仅是为了配合档案部门的工作，双方之间沟通和配合过程中不顺利的情况时有发生。被考核对象可能会从自身计划任务完成及工作便捷的角度出发，向考核管理部门提出阻碍档案管理工作开展的意见。绩效考核过程中档案部门是否及时、真实地将归档情况反馈给被考核对象及考核部门将直接影响计划节点的完成及考核结果的客观公正性，影响档案的完整性及有效性。

（三）档案管理体系的问题。将档案管理纳入企业绩效考核体系，作为绩效考核的基础保障，档案管理体系是否科学、健全，将影响档案管理工作水平，从而直接影响绩效考核的实施及结果的真实性、公正性。如档案管理制度体系是否科学、合理、完整，是否与企业的科研生产、经营管理活动相匹配，文件资料归档的标准、文件归档的范围和保管期限、档案保管方式、文件归档的流程设置、档案的管理手段等方面将影响档案管理质量和工作水平。

（四）人员素质及业务能力的问题。绩效考核需要大量的信息数据作为支撑，档案管理部门需要充分、及时地为考核部门提供真实可靠的信息数据，这就需要档案人员具备对信息数据进行主动收集、甄别、审核的能力。档案人员是否按照相关制度和标准对归档活动及档案的进行公正、客观的审核，影响档案管理在绩效考核中监督考核功能的发挥。目前因档案管理人员工作质量、工作态度导致的档案在质量、效率等方面的问题依然存在。企业的各项科研生产、经营活动中产生的档案涉及管理、科研、技改、设备、经营等多个门类，档案管理人员不仅需要掌握档案管理专业知识，还要熟悉研究所各类业务的工作内容、流程、管理标准及相关的科研生产知识。同时，随着档案信息化建设的发展，档案管理人员在数字化技术、信息存储技术的学习应用方面也面临巨大的挑战。

二、绩效考核体系中加强档案管理建设的途径

（一）以绩效考核体系为平台加强档案责任制管理。以绩效考核体系建设为平台将档案管理纳入研究所的发展规划和计划管理，列入单位的研究所的有关制度，列入有关人员的岗位责任。将档案管理工作落实到档案形成部门和人员，增强有关领导和人员对的档案意识，降低档案部门的被动性，促进达到档案工作各方面的规定要求。通过对计划目标的考核，实现档案管理工作科学化、规范化、制度化的目标。同时，可通过计划管理及绩效考核体系，将档案管理工作自身的工作目标（如各门类文件归档范围和保管期限表的编制工作）和建设（如软、硬件设施建设）需求纳入计划任务，将目标责任分解落实到相关部门和人员，通过考核提高各部门配合完成工作的任务的积极性，从而促进档案管理的发展。

（二）在绩效考核中建立有效的档案管理机制。在绩效考核中将档案管理工作与计划执行实行同步管理。下达任务的同时提出文件材料的归档要求，检查计划同时检查文件形成情况，评审、鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，成果申报及科技人员提职评审同时档案部门出具专题归档情况证明。在绩效考核责任体系中，将目标管理与过程控制相结合，将档案工作纳入相关工作流程。档案部门通过参加重要计划会议，参加项目（课题）评审（论证）、鉴定会，定型会、验收会，参加工程验收，参加设备开箱等活动，起到档案部门在流程中的监督作用，督促各项目责任者及时地向档案部门提交完整的符合归档要求的档案材料。为档案管理收集工作及研究所信息资源的积累奠定基础。

（三）建立有效的交流、反馈机制。档案管理部门积极参加重要计划工作会，及时掌握各项目的工作进度，并将档案工作发现遇到的问题进行探讨，听取业务部门对档案管理提出合理的建议或意见。定期将向绩效考核部门及指标责任部门反馈文件归档情况，对不符合项通过拉条挂账的形式督促其归档符合要求，保证归档的完整性和及时性。定期对归档质量进行统计分析，对其中发现的问题及违规行为反馈至考核部门，规范人员的归档行为，提高档案质量。定期进行顾客满意度调查，改进档案管理工作中存在的问题，提升管理水平及服务能力。

（四）健全档案管理体系。按照国家档案管理相关法律法规的要求，结合企业生产经营的实际情况，制定详细、全面、科学的档案管理的各项规章制度，对归档文件的形成、积累、归档、整理和保管制定具体详细的规定。设置科学合理的归档流程，明确审批的责任和权限，加强文件控制。完善信息化管理手段，建立科学的检索体系，健全档案借阅、利用机制，使档案管理更好地为企业的生产经营及绩效考核服务。同时，制定档案管理工作考核指标，并纳入绩效考核体系，通过对档案管理工作的完成情况的考核，加强对档案管理工作的监督，确保档案管理工作目标的实现，促进档案管理体系的建立和健全。

（五）提升档案管理人员的专业素质。在加强档案管理人员档案专业学习的同时，也要引导其学习研究所相关业务领域的基本知识，同时适应信息化发展的需求，掌握计算机、网络及现代档案管理系统等方面的知识。建立长效的档案管理人员的培训机制，实现相关专业知识的动态更新，提供其参与企业相关业务领域知识学习的机会，加强与信息技术部门的合作学习。同时，在档案人员管理中引入竞争考核机制，通过对档案管理人员的工作行为、效率及质量进行有效的考核评价，并落实到绩效管理中，从而加强档案管理人员的责任心，提高工作积极性及工作质量，促进其自身主动学习，不断提高专业素质及服务能力，以适应新时期档案管理的要求。

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[2]李昌倩.浅谈科技型企业科技档案管理模式创新[J].企业研究,2014(07):22-23.

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