“互联网+”背景下高校学生档案信息化管理途径解析

2017-11-25长春师范大学刘岩

办公室业务 2017年17期

文/长春师范大学刘岩

文/长春师范大学刘岩

在现代科技发展的影响下，互联网技术在人们生活和工作中的应用越来越普遍。在高校学生档案信息管理工作中，加强互联网信息技术的应用，能够有效提升高校学生档案管理水平。为此，文章对高校学生档案信息化管理展开了研究，了解“互联网+”背景下高校学生档案信息化管理的特点和现状，提出有效的改进措施，促进高校学生档案信息化管理水平的提升。

学生档案；信息化管理；分析

档案工作在“互联网+”时代显得尤为重要，而高校学生档案管理工作的创新也在积极推进档案工作朝着更加完善的方向发展。2015年召开的第十二次全国人大第三次会议上，李克强总理就明确地指出了要施行“互联网+”计划。随着网络时代的发展，“互联网+”也积极地推进着高校档案管理的创新，可以实时地解决过程中出现的一系列问题，而且借助大数据的管理工作给高校学生档案的管理创新工作带来了广阔的发展前景。但是在创新管理和网络化的发展之下，高校的档案信息化管理也出现了诸多问题。

一、“互联网+”时代大学生档案管理工作主要的特点以及现状分析

（一）高校的学生档案管理意识较为薄弱。虽然在相关的管理办法中明确提出高校的档案管理工作应该由学校的校长带头，档案工作应该是学校整体发展的重要一部分，校长的职责就应该是推进档案的信息化建设和学校的其他工作共同发展。但是实际的情况却是，档案的信息化建设并没有和学校的其他工作齐头并进，老师在教学过程中还是注重教学忽视了管理，这种错误的观念也极大地限制了档案管理工作的开展。比如说，学生的档案管理并没有配置专职人员，还是由授课老师兼职管理。高校在评估时，重心还是在教学质量上，没有对学生的档案管理工作给予应有的重视，这些造成了学校领导忽视了学生的档案管理工作。

（二）高校学生档案管理体制未形成规范。通常情况下，高校学生的档案管理工作是由学生处负责的，但是牵涉到学生的信息却是多层面、多个部门汇集的评价结果。比如说就业部、财务部、教务处、后勤部、学生所在的学院或年级、团委和党委都会产生相应的评价。部门和部门之间的独立性也使得学生信息的收集不够全面。这种粗放型的管理机制也造成了高校学生的档案管理存在有体制性的障碍。学生档案的建立、收集和存档工作没有统一的标准，档案的填写不全面、材料收不齐、审核宽松、接收的随意性，学生的档案丢失频繁出现。

（三）高校学生的档案管理信息化尚待提升。高校学生的档案管理通常是选用纸质的方式，这种手工整理出现偏差是难以避免的，没有办法保证档案原有的面貌，再加上存档纸质版是有条件限制的，很多高校都没有专门保存档案的条件，使得档案在传递过程出现问题，一旦没有加以管制，后果极其严重，就算是网络比较发达的今天，一部分高校仍然采取单机归档的方式，学生的档案资源无法实现共享，用人单位很难全面了解学生的实际情况。

二、分析“互联网+”时代高校学生档案管理效率提升的办法

（一）深化档案管理体制改革，实现档案管理标准的统一。第一，需要设置专门的机构来负责学生档案的管理工作，这其中包括了学生档案的收集、整理以及归档等工作，同时还需要其他部门能够积极配合，加强学生档案管理制度和流程的制定，只有这样才能够使得学生的档案管理工作朝着规范化的方向发展。学生的档案管理不是全部内容都要保存，而是有选择地进行，这就需要档案管理人员正确选择保管的内容，通过分门别类的方式实现档案信息的有效管理。第二，需要设置专门的管理人员和网络维护人员，最重要的是能够熟练操作电子数据管理系统，符合规范化的要求，将授权范围进行明确化，实现学生个人隐私的保密。此外，作为网络维护人员，需要秉着认真负责的态度，确保系统运行的稳定性，学生的个人信息需要及时更新，实现学生个人信息的动态管理，方便用人单位随时查看。

（二）健全重视档案信息化管理系统。在高校档案管理工作中，为了有效实现信息化管理技术的应用，需要加强档案信息化管理系统的建立，同时还需要加强高校现代化理念的建立。对于现代高校学生而言，需要打破系统的思维模式，摒弃粗犷的管理方法，高校档案管理的质量直接反映着学生的能力问题，因此，加强高校档案管理方式的先进化发展，能够有效反映出学校的管理理念和水平。学生成绩的高低不是反映学校发展的唯一内容，学校的招生情况以及学校学生的考研情况等都能够反映学校的整体水平。此外，社会对学生的要求在不断提高，各企业判断学生能力的标准往往是学生的在校表现，学生档案管理的越规范、越安全、越便捷，能够帮助学生给企业留下好的印象。重视学生档案信息化管理系统的建立，是满足社会发展以及学校发展的重要内容，同时也是提升学生综合能力的有力措施。