广播电视档案电子信息化管理的分析

文/承德广通信息网络有限公司隆化分公司 徐艳红

广播电视档案电子信息化管理的分析

文/承德广通信息网络有限公司隆化分公司 徐艳红

在广播电视行业不断发展的过程中，广播电视企业中各部门的资料也会增多，这些资料多以档案的形式存在，为了提高广播电视企业档案管理的效率和质量，档案管理人员开始实行了电子信息化管理模式。本文从广播电视档案电子信息化管理的意义出发，总结了几种档案电子信息化管理的方式，供广播电视档案管理人员参考。

电子信息化管理；方式分析；广播电视档案

在现阶段的广播电视档案管理工作中，普遍存在档案管理系统数字化程度低、管理设备落后、管理软件功能性较差等特点，这些问题影响了我国广播电视行业的发展，广播电视企业作为媒体传播行业中的一个重要分支需要紧跟互联网的发展形势，将先进的电子信息化管理模式与广播电视档案管理结合在一起，提高档案管理的效率。

一、广播电视档案电子信息化管理的意义

（一）能够实现档案管理工作的现代化发展。在传统的档案管理模式中，人工记录档案方式和纸质保存档案方式不能满足现代广播电视行业发展的需求和档案管理的需求，也不符合现代社会随提倡的高效管理标准。在广播电视档案管理工作中的档案录入、档案传递、档案检索、档案存储中应用计算机和信息技术，能够实现档案管理工作的现代化发展。另一方面，实现广播电视档案的电子信息化管理可以更好地做到资源共享，当档案管理工作中出现错误数据后，管理人员能够对其进行及时修改，让整个广播电视管理系统的现代化、信息化、电子化程度更高。

（二）提高档案管理工作的质量。传统的档案管理方式多是手工整理，这种整理方式难以达到一定的管理标准，不同的档案管理人员对档案归类的理解及档案归类的水平都不一样，这样的现象降低了档案管理的质量和效率，因此广播电视档案电子信息化管理能够规避由人员因素造成的问题，进而提高档案管理的工作质量。

二、档案电子信息化管理的方式

（一）建立档案电子信息化运维管理系统。建立档案电子信息化管理系统和档案电子信息化运行系统是实现档案电子信息化管理的重要方式，广播电视企业建立完整档案电子信息化管理系统的工作是一项需要长期建设和发展的项目，信息化的档案管理系统建设的载体不单是档案管理部门，而是整个广播电视企业，因此需要各部门之间的合作。为此需要建立档案电子信息化运维管理系统，让档案管理工作的进行有一定规范，运维管理系统中应当包括档案收集工作、档案整理工作、档案储存工作、档案统计工作、档案销毁工作、档案使用工作、档案保密工作，通过建立完善的档案电子信息化运维管理系统来促进档案管理工作向更加标准化、规范化、制度化的方向发展，进而实现广播电视档案电子信息化管理的良好发展。

（二）建立档案电子信息化检索系统。档案管理系统中比较重要的一个内容就是档案检索，因此建立档案电子信息化检索系统是一项具有显著意义的管理方式，实现档案电子信息化管理的同时也可以方便相关人员对档案进行检索和使用。建立档案电子信息化检索系统时可以以档案的特征和内容为依据，检索系统中应当包括档案文件的编号、年份、主要内容、分类编号、分类标签、曾使用时间等，然后应用计算机系统对这些资料和数据进行整理，让这些档案文件能够存在于广播电视企业的数据库中，并添加分类检索和高级检索等功能，进一步实现档案的快捷检索。总之，广播电视档案电子信息化管理能够提高档案资源的利用率，同时档案电子信息化管理还能让借阅人员只能在计算机和企业档案电子信息化检索系统中使用档案资料，这样能够减少档案信息泄露现象的发生。

（三）建立档案电子信息化安全系统。档案是广播电视企业发展的基础，是广播电视企业中的重要信息和数据资源，因此在互联网时代下，在实现档案电子信息化的同时要建立档案电子信息化安全系统，加强对档案的安全管理。首先要保证用于档案管理的计算机硬件设施的安全性，要安排专业人员定期对计算机进行检查，防止病毒入侵和竞争者入侵的情况发生。其次要对系统中的档案信息进行加密处理，可以按照系统中档案的重要程度将档案划分成几个等级，如机密档案、内部档案、公开档案，按照档案等级分别进行不同程度的加密处理。再次要根据档案管理者和档案使用者身份的不同来设置档案的使用权限，建立企业内部的登录身份验证系统，为档案电子信息化管理管理提供安全支持。

（四）建立档案电子信息化服务系统。广播电视档案管理是一项服务性较强的工作，从档案的收集到档案的使用，涉及的广播电视企业部门有很多，因此为了保证档案管理工作各项管理环节的顺利进行，档案管理部门需要加强与各部门之间的交流与合作，建立档案电子信息化服务系统。先在企业各部门中选出的一个负责该部门档案收集的人员，再由该员工将整理好的档案送至档案管理部门，最后由档案管理人员对档案进行分类处理和录入，在此系统中各部门之间是相互合作相互制约的关系，能够提高档案管理的服务能力。

三、总结

在计算机技术和电力技术不断发展的时代，广播电视档案电子信息化管理已经成为一种行业趋势，该项管理方式在提高档案管理效率的同时也能解决一些存在于传统档案管理模式中的问题，档案管理人员在档案电子信息化管理的过程中，要结合现行档案管理工作的特点和企业档案管理工作的需求，应用现代化的管理方式，实现档案的电子信息化管理。

[1]张小静.广播电视档案的电子信息化管理[J].卫星电视与宽带多媒体,2012(21):60-61.

[2]赵永刚.广播电视的电子信息化工程档案的建立以及管理[J].现代国企研究,2016(02):131.