食药局机关档案管理信息化水平的提升

2017-11-25山东省青岛市城阳区食品药品监督管理局徐洪欣

办公室业务 2017年17期

文/山东省青岛市城阳区食品药品监督管理局徐洪欣

食药局机关档案管理信息化水平的提升

文/山东省青岛市城阳区食品药品监督管理局徐洪欣

随着互联网技术的不断发展，信息化已经成为档案管理工作的发展趋势。档案管理作为一个系统性、长期性的工作，对工作人员的综合素质具有较高的要求，食药局机关的档案管理人员应当树立档案管理信息化意识，提高档案管理信息化水平，以适应经济社会发展的需要。基于此，本文就食药局机关档案管理信息化水平的提升提出几点建议，以期能促进档案管理工作的有效开展。

食药局机关；档案管理；信息化水平；信息查询；高效性

食药局机关档案管理工作的信息化建设是指工作人员借助于电子信息技术和互联网技术，通过建立档案信息管理系统，对档案进行细致的分类和整理，从而实现档案信息的存储和共享。档案管理信息化建设不但能够使繁琐、复杂的档案管理工作变得简单，在一定程度上提高档案管理工作的效率，而且能使档案管理的成本实现较大程度的降低。

一、食药局机关档案管理工作的重要性

近年来，随着食品药品安全监管工作的深入开展，档案的数量迅速增加，其中不但包括检测报告等专业性比较强的档案，还包括执法文书等公安机关立案审查的档案，也包括经营许可证等相关申请材料，此类档案的保密程度较高，与一般档案相比具有一定的特殊性，因此食药局机关档案管理工作具有更加严格的要求。

食品安全检查报告、医疗器械检测报告等档案能够对食品药品安全问题提供预警，因此具有较高的社会价值，而且此类档案能够为各地区和各部门所共享，从而为人民群众的身体健康提供坚实的保障。因此，食药局机关开展机关档案管理工作具有重要的现实意义。

二、食药局机关档案管理工作信息化的优势

随着食药安全监管档案数量的逐渐增加，以传统的档案管理方式进行档案管理需要较大的档案存放场地。而信息化档案管理模式通过计算机存储技术对档案进行管理，不但能够节约档案存放场地，而且能够实现档案的快速传输和数据的共享。此外，信息化管理模式通过硬盘等途径进行档案存储，不但符合我国的低碳环保要求，而且可以实现档案存储时间的延长，真正实现高效存储。

传统的档案管理模式不利于数据查询和分析，而信息化档案管理模式不但有利于数据的查询，而且便于数据的整理和分析，确保食药监管工作能够科学、有效地开展。在信息时代，工作人员按照操作流程只需很短时间就可以获取需要的信息，而在传统的档案管理模式下则需要较长的时间。

三、食药局机关档案管理工作信息化建设对策

（一）树立档案管理信息化意识。档案管理工作人员应当不断地提升对管理信息化的认知程度，正确认识信息化档案管理的重要意义，将档案管理过程中的问题与信息化发展趋势相统一。档案管理人员应不断学习先进的理论与方法，全面提升自身的业务能力和水平，紧跟时代发展的步伐。档案管理人员应当增强对设计步骤的重视程度，通过构建科学、系统的档案管理体系，实现数据的共享，为其他部门的工作提供数据方面的支撑。

（二）增加档案信息化硬件投入。食药局机关档案管理部门应当加强对档案信息化管理的硬件投入，采购一批有助于单位档案管理的计算机、扫描仪、湿度计、文件柜等硬件设施。为了提高档案管理的规范化程度，单位应当安装档案管理系统软件，提升数据的检索速度和档案的管理质量。此外，档案管理部门应当设计系统化的管理模块，确保所有电子文档都能够完整归档。

（三）加强电子文档规范化管理。档案管理部门应当通过局域网的快速传输功能，第一时间将归档后的电子信息在单位内部进行归档，并通过电子文件的查询检索系统，为本单位其他部门提供数据查询方面的便利。档案管理部门应当增强电子档案管理的规范化程度，依据我国《档案法》的相关规定，根据本部门的实际情况开展档案管理工作，通过纸质档案和电子档案的双重管理，确保电子文件的安全有效。

（四）提高档案人员信息化素质。基于档案信息化管理的需要，档案管理人员不但应当具备扎实的档案管理知识，而且必须牢固掌握计算机操作技能，因此，食药局机关应当努力提升档案管理人员的综合素质和业务水平。首先，单位可以通过定期和不定期地举办教育和培训活动，增强工作人员的综合素质。其次，单位可以通过职业道德教育和规章制度建设，促进档案管理工作的有效开展。再次，单位可以建立考核机制，通过评估考核和奖惩机制提高档案管理工作人员的积极性。