浅谈档案信息管理平台的深化应用

文/河北省隆化县医院 张春霞

浅谈档案信息管理平台的深化应用

文/河北省隆化县医院 张春霞

作为人类文明的重要记录载体，档案在社会及人类文明发展中发挥了重大的作用。加强档案管理对于促进企事业单位的正常运行及健康发展十分关键，不仅有助于个人发展，还有助于领导正确作出决策。随着信息化进程的逐步加快，档案管理信息平台在各企事业单位档案工作中的应用越来越深入，但仍存在诸多问题，如技术不完善、制度不健全等，因此，必须针对如何进一步深化档案管理信息平台的应用展开研究，以提高档案管理信息平台的处理效率。

档案管理；信息平台；应用

在数字化大发展时代，传统档案记录方法已经远远落后于当代科学技术的发展速度。在时代的冲击之下，传统档案正在发生深刻的变革，一步步从纸质记录变成数字化信息记录，与时俱进，才能为档案记录发展创造出更大的机遇。

一、文件管理连续模式

完善应用中的文件衔接工作，使之成为一个整体，有利于文档的管理，也有利于工作人员更快适应工作流程，减少工作心理带来的工作效率降低的问题。为达到这种效果，我们可以从以下四个方面作出努力：首先，所接受的业务要以方案需求为前提，有需求才有市场，才有动力。其次，建立平台，将档案与所开设的业务连接起来，形成一条龙服务，方便快捷。再者，部门与部门之间要分工明确，权利与义务清晰，强化监督机制。最后，档案建设要与其他建设共同发展，不偏不倚，保持步调一致，协调发展。

二、数字化管理机制

当今时代是数字化大爆炸的时代，机遇与挑战并存，在传统档案管理被时代的潮水吞噬的时候，新的数字化档案管理机制为我们带来了不少便捷。将档案广泛运用，扩大档案资源的影响力，加之高水平的管理，将档案推向更高的层次。因此，信息化平台要不断完善以下功能：第一，资源共享要覆盖人们的需求范围，扩大资源的市场，达到知识的整合，减少知识漏洞。第二，利用现代化技术分析市场资源需求，根据实际情况调整自我的策划方案。在网络日益发达的今天，根据现有技术的发展水平，进行信息推送或者用户订阅，根据点击量或者是阅读进度分析市场资源需求，及时调整资源信息比重。资源订阅是较好的方法，将信息定时或者不定时发送到用户手中，完成资源的共享。还有一种技术是嵌入到不同的系统中，满足市场的资源需求。最后，大数据分析智能化整合，在数据进行科学研究的基础上，研究完善相对应的搜索引擎应用软件。

三、创新管理技术

在二维码普遍运用于我们生活方方面面的今天，图像、音频、影频以及文字的整合录用日益显得方便，节省了不少人工成本，方便了资源整合上传中的监督和纠正偏差工作的开展。当然，在现代资源管理技术不断向前发展的今天，不能完全否定传统档案管理技术，发扬传统档案管理技术的优势结合当下流行的数字化管理模式，承认数字化管理中存在的不足，并且及时找出解决办法。两者实现结合，有利于资源传输的信息化、管理的自动化和利用的在线化，有利于群众，更有利于管理水平的进一步提高，推动管理模式的转化。当然，要加强宣传力度，提高档案管理信息平台的知名度，完善档案管理信息平台，让它走进企事业内部进一步发展。

四、把握档案资源管理平台的发展趋势

从档案资源平台发展的现有程度以及未来的发展潜力上来看，制定分工明确而又相互协调的连带管理机制，大数字化的管理模式，清晰分析市场中自身发展的空间和不足之处，分级和分力度的控制模式，做好档案日志的跟踪工作，从科学和实际的角度上得出结论，把握资源管理器平台进一步的发展趋势。深化资源管理平台的生活运用，以档案为资源，管理技术为核心，建设内容为中心的模式弥补现今管理平台的不足。在管理水平不断提升的同时，我们应该注意到未来的工作将实现一条龙的控制模式，统一化的管理机制，统一化的实现目标，实现更大容量更大范围的资源共享，推动档案管理平台成为资源共享的专业平台，推动档案管理的进一步发展。

总之，在现代化科学技术的冲击下，传统档案管理模式已经不再那么适用现代社会的发展。加强档案管理的连贯性，使档案管理成为一个整体，部门之间的分工明确、权责清晰，有利于档案管理的进一步发展。借用现代科技，推广档案管理平台使之融入大众生活，了解大众口味，有利于对口推送价值高的资源，达到真正意义上的资源共享。而且，当今档案管理依然存在着较大的不足之处，要求企事业和政府通过大数字化进行科学反复的分析，以得出真正靠近市场情况的结果。当然，科学管理水平的提升只是一个方面，我们需要提高管理人员的综合素质、强化管理人员的管理意识、激活管理人员的管理主动性和积极性，发挥档案管理的积极作用，为现代化建设添砖加瓦。

[1]彭云.新历史条件下高校档案管理的信息化与法制化[J].企业导报,2010(12):98-101.

[2]姚秋媛.信息技术在档案管理工作中的应用[J].科技信息,2011(11):45-48.