模式化革新理念在档案管理中的应用

2017-11-25杭州工艺美术博物馆陈倩巧

办公室业务 2017年20期

文/杭州工艺美术博物馆陈倩巧

模式化革新理念在档案管理中的应用

文/杭州工艺美术博物馆陈倩巧

我国事业单位档案管理虽然初步实现了信息化改革，但在管理模式方面依然受到传统管理思维模式的制约。因此，信息化管理只停留在形式层面，缺乏实质内容改革。本次研究从模式化革新理念出发，分析当前事业单位档案管理中引入新思维的必要性与推进措施。具体讨论如下。

模式化；革新理念；档案管理；应用

在现代管理理论中，思维是核心。根据当前我国事业单位档案管理中的信息化改革现状，可以结合我国目前正在大力提倡并获得较好应用的互联网+，引入系统思维，从电子档案信息化管理现状出发，构建符合实际情况的新体系。

一、档案管理模式化

在纸质档案管理时代，我国大部分事业单位档案管理仍未能实现体系化管理构建；所谓信息化模式，也只是针对纸质档案管理的流程化而言，包括建档—存档—提档—档案销毁流程，以及相关的管理制度等。相对纸质时代，信息化时代的便利程度较高；查询方便、检索工具多样，易于传输。在我国政府全面推动“互联网+”改革政策以来，事业单位档案管理基本完成了由纸质档案向电子档案的转型，然而大部分单位仍然属于传统档案管理模式与信息化管理模式并行，既缺少统一化管理，也未能提高电子化管理的水平。解决这些事业单位档案管理的现状与存在的问题，可以透过模式化革新理念的应用实践，并加以推进。

二、模式化革新理念在档案管理中的应用

（一）根据不同模式，进行系统整合。从当前事业单位档案管理模式中，可以提炼或划分出分散管理模式、集中管理模式、信息资源管理模式。在分散管理模式中，主要是形成不同部门的专项保存；如按照财务部门、生产技术部门等分别列出文书档案、科技档案、会计档案等。在集中管理模式中，将这些分散的部门化专项管理，在系统思维主导下，构建一个档案管理的统一体系，按照整体与部分关系原理，实施一个管理体系，多个小体系共同管理模式。在信息资源管理模式中，即在目前信息化路径中，进行全面的纸质档案录入、转移，实现档案全面信息化，并将其作为信息资源进行一体化管理，将档案管理的加工—处理—利用完全独立于信息路径，形成自动化的全面管理模式。三种模式可以并用，也可以进行模式革新、融合，形成一个统一的管理系统，将分散管理—集中管理—信息管理三种模式融合在一起，实行一个新型的管理模式，推进事业单位档案管理完成深化改革。

（二）调整档案管理思路，推进与公共领域的对接。目前档案管理中，在政府要求下，既要求提高利用率，又包含其向社会推进内涵。因此，需要将档案管理、经济改革、政治革新进行必要的融合。比如，将一部分档案信息进行公开，为社会、企业提供可查询信息，提高社会层面的利用率。档案开放已经成为国际范围内的新议题，而且根据现代社会秩序构建与资源整合需求，也是将档案管理作为一种资源，履行其社会公共服务职能（可参考第十四届国际档案大会的相关资料）的重要方法。

（三）更新模式，创新服务。在上文论述中提出了对三种档案管理模式的整合思路。具体来看，要求构建一个系统思维指导下的新型管理体系，使部门管理、资源管理、机构组织管理与社会化公共管理实现全面的接洽、融合。目的旨在通过这种模式的更新，提高事业单位档案管理中的应用水平，并推进其服务质量。具体而言，既要借助信息技术工具平台，提高事业单位档案管理的服务效率；更重要的是，将服务效率与服务体系构建进行结合；从服务中心出发，将事业单位档案管理中的信息输出、资料下载、知识类查询、档案应用等纳入服务体系内，形成一个全程性服务网络。从创新角度提高服务水平可以借助计算机网络平台、智能手机终端，以及信息化管理平台等加以实践。通过观看两会中的“部长通道答记者问”可知，我国管理部门将会进一步推进档案管理的社会化服务水平，并在“十三五”中全面推进无缝式对接。这种释放出来的信号说明事业单位档案管理模式更新后的创新服务势在必行，也是接下来事业单位档案管理中需要具体纳入的工作内容。