浅析如何提升办公室综合事务管理水平

2017-11-25国网随州供电公司检修分公司杨庆红张贞

办公室业务 2017年20期

关键词：事务管理水平办公室

文/国网随州供电公司检修分公司杨庆红张贞

浅析如何提升办公室综合事务管理水平

文/国网随州供电公司检修分公司杨庆红张贞

近些年来，随着市场的改革和转型，企业内部管理已成为企业工作重点，但就目前的发展现状而言，企业办公室综合事务管理仍存在诸多问题。为此，需要在围绕后勤服务、综合服务等基础建设上加强并提升办公室综合事务管理水平，进而促进企业健康发展。

办公室；综合事务；管理水平

一、办公室在企业日常运转和经营中的重要意义

不管是政府部门、事业单位亦或是企业，设置办公室的意义都是十分深远的。作为事业单位、企业的重要部门，办公室的主要职能是传达上级指示，反馈下级意见，协调上下级之间的交流沟通。办公室综合管理的有效开展，在企业日常运转和经营中起到纽带的重要作用。它是企业组织的润滑剂，对企业工作的顺利开展起促进作用。办公室综合管理水平的提高可以有效保障企业活动的统一性及整体性，对企业活动以及相关工作的全面落实起到保障作用。办公室综合事务管理水平的高低决定了企业的经济效益及企业形象。当前，办公室综合管理已成为当代社会发展的必然，且它已形成为一种较为成熟的管理模式。在日新月异的今天，办公室综合管理可以及时有效地解决企业日常运转所遇到的困难，继而确保所有工作流程正常开展，最终实现企业经济效益最大化，保证企业的可持续发展。

二、阐述电力企业办公室工作的现状

办公室工作的主要职责是协调企业内部各部门之间的关系，以优化企业内部环境，发展与完善办公室综合事务管理。但在实际的企业部门设置当中，通常会忽视办公室工作，由于企业上级的不重视，因而在开展办公室工作时会出现诸多问题。如出现人员配置缺失，多数办公室员工身兼多职等情况。这不仅加重办公室工作人员的工作负担，还加剧办公室工作人员的精神负担，进而导致员工工作热情日渐丧失。同时，由于近年来电力企业员工趋于年轻化，因而其工作经验较为缺乏，加之年轻人注意力容易受外界干扰，因而其办公室事务的责任使命感不够强，这就容易导致办公室管理工作无法顺利开展。其次，办公室工作的制度仍需进一步规范。高效的办公室工作可以保证工作的整体效率，但电力企业办公室工作往往存在工作计划性不强、部门职责不够明晰、突发事件处理不及时等不科学的问题，这些通常是由工作制度不规范而引起的，甚至某些时候办公室工作制度已经相当详细了，但却在实际工作中无法执行，从而影响了办公室综合职能的有效发挥。正是因为这些不规范的工作环节，导致了办公室整体工作效率大大降低，既影响了企业中心工作的正常运转，继而导致企业经营受损，企业经济效率大打折扣。

三、如何提升办公室综合事务管理水平

（一）提高人员岗位责任意识和专业素质。办公室人员的专业素质高低影响整体的综合事务管理水平。办公室本身应是一种高效率的优质服务模式。因此，办公室工作人员应提高其自身岗位责任意识和专业素质，进而以良好的专业技能和服务意识协助各个部门展开工作。首先，办公室人员应与时俱进，勇于创新，不断探索，采用创造性的思维模式超前谋划，有预见性地为后续工作的开展做好准备。其次，办公室人员需从纷繁复杂的事务中摆脱出来，努力提高自身工作效率，学会勤于动脑、善于思考，让领导放心。同时，办公室人员还需具有科学、严谨的工作态度，认真对待每一份工作任务。此外，从企业的角度讲，企业应不断修正和完善企业岗位管理体制，科学合理安排工作，严格按照办公室工作流程进行岗位考核和管理等，进而做到明确分工。与此同时，企业应按标准管理模式从全局利益考虑，对办公室人员进行岗位监督，制定具体的岗位细则，使办公室人员各尽其职，服从工作安排。

（二）优化办公室人员结构和工作流程设置。任何企业若需在社会市场中站稳脚跟，保证其自身的可持续发展，就需对办公室人员结构进行优化，同时还需优化工作流程设置，只有这样才能提高企业综合管理水平，保证管理模式的科学性和合理性。在对管理内容进行梳理以及对管理结构进行完善时，需从甄选办公室人才入手，拟聘优秀的岗位人才，保证办公室人员的专业素养，进而优化办公室人员结构，提升办公室队伍的整体素质。此外，办公室综合事务管理是企业众多管理工作中的一个缩影，但它却是企业形象的风向标，企业综合事务管理工作内容虽然比较琐碎繁多，但其中的大部分内容均在不同程度上涉及到企业的机密，为此，必须优化企业工作流程设置，使企业朝正规化方向发展。

（三）突出办公室服务企业经营生产的参谋决策、日常保障作用。在企业经营生产中，办公室综合管理工作的开展可以规范日常工作秩序，促进日常工作的全面落实，继而有效提高办公室综合管理效率。办公室综合管理服务于整个工作流程，它发挥着协调各部门的枢纽作用，是企业经营生产的主要参谋决策力量。为此，在企业经营生产的参谋决策中应突出办公室的综合协调职能作用，保障日常工作秩序的开展，如搞好上级与下级基层的协调关系，进而提高决策参谋的穿透力，最终保证各项生产工作的顺利圆满完成。