新形势下石油企业办公室工作的科学管理

【摘 要】目前，石油企业办公室作为一个拥有重要职能作用的运转和指挥中心，其在单位中可以对机关各部门进行有效上下协调，同时它也是一个集服务、参谋、信息为一体的中心部门，是基层单位的“中枢神经”，在任何环节上它都不能出现漏洞，不然将会给企业带来巨大影响，可能还会给起来造成损失或被动局面。因此，办公室工作应当怎样做好科学管理工作十分重要，就此问题，本文将根据实际情况，提出一些个人见解，仅供参考。

【关键词】新形势：石油企业：科学管理

一、办公室科学管理的重要性

石油企业的单位内部，办公室通常是用来“办事、办文、办会”以及进行各项活动的沟通联系的一个场所，其职能作用还体现在监督指导与协调服务等内容上，总体来说，办公室工作的目的就是为了对机关部门、领导、群众员工及基层单位等进行服务的。因此，石油企业办公室工作能够科学进行，科学化又达到怎样的程度，可以说是和单位的管理效能高低与单位形象直接挂钩的。

（一）石油的产业特点

1，面广线长站点多。石油和其他矿业有所不同，海底、荒漠或黄体高原的深厚地层的不同地质层系大都是原油的分布地带，而站点和井位布展并不是在一个固定区域内进行分布，而开采都是根据不同的沙体和地址构造来进行，因此，才造成了石油的生产具有面广，线长，点多的行业特征，石油的行业特征对企业管理来说，是一种挑战。

2，管理体制几经易更。中國石油工业的管理体制所经过的变革和调整已经不止一次，总的来说，其经历过四个阶段，即“集权管理”“专业化分工”“集团化重组”“公司制改造”四个阶段。

3，生产环境复杂。石油生产是一个特殊行业，其一般在十分艰苦及恶劣的环境下进行，在“非自然环境”也是需要其面对的，例如，安全环保、属地居民协调、土地征借使用、税费机制及内部管理等，这些看似细小的环节，在处理上一个也不能马虎，这些都是对石油企业来说，具有巨大影响的阻挠性事物。

（二）企业赋予办公室的管理职能

对于石油企业来说，其主要职能部分之一即办公室，办公室作为企业的行政指挥中心，主要工作即“参与政务、搞好服务及管理日常事务”。其具有的作用非常重要，是企业的桥梁。根据企业特点，在领导的组织安排下，按照工作及事物发展的客观规律进行科学调研，总结出工作经验和方法，并准确的进行信息的采集整理，同时制定合理的工作计划，进行各方部门关系的综合性协调，对设备设施及人力物力进行调度，帮助企业解决在管理中所出现的实际问题，为企业可持续发展添加推动力，这些都是办公室的职责重点。综上所述，办公室对于石油企业来说，就像一处“决策参谋部”和“后勤服务部”，个、办公室职能发挥的好坏，直观和企业工作的开展落实息息相关，因此，是否可以进行科学化管理，将直接影响着企业的整体管理水平。

二、办公室目前工作管理中出现的问题

与以往传统的办公室管理不同，石油企业现代化办公室管理，在协调运转、服务保障及作用发挥方面都已经较为科学合理，但尽管如此，依旧摆脱不了管理方法受工作属性、机制体制及内外部关系的影响作用，其存在几个方面的问题，详细如下：

（一）制度在执行力度上刚性不够

虽然办公室一直用制度的约束力，来规定办公室工作的行为规范。甚至为了可以推进工作，相继出台了许多的规章制度，例如，公文处理、公文接待、会务组织、安全保密等，但是，办公室人员在执行公务的过程中，不可避免的会考虑到上下，左右之间的关系，对于一些追究问责类的问题都采取轻描淡写的形式略过，有一有二便有三，有一人二人，就会有第三人，久而久之，制度便失去了它原有的约束力，失去了人们对其的遵从度，同时这也代表着，办公室人员失去了努力做事的压力基础与工作责任。

（二）管理程序依旧繁琐

办事的先后次序为程序，程序在办公室管理中必不可少，即使现在的每一项工作都在力求“简约”，然而在实际操作过程中，按照一定秩序有步骤有准备的开展工作仍然不可避免，有时甚至会使事物在循序渐进的过程中显的过于耗时耗力。

（三）人员素养尚未达标

办公室工作的性质本身就是覆盖面款而广，其工作涉及的业务面一般较多，也非常复杂，因此，办公室工作对人员的要求并非想象那么简单，所以办公室人员的专业技能与知识面应该较为宽广，但目前很多办公室人员都不够专业。

（四）工作措施创新不够

只有不断进行思维观念的更新解放，才能够发展良好的创造性，部分人员对自身定位不准确，造成其不明确工作目标，有时会循规蹈矩或墨守成规。处理每项工作时不能做到拥有良好的开放性思维，对于现在每天都有新生事物的时代而言，难免会产生应接不暇的感觉，在这种客观环境中仍然用传统思维方式处理工作，无异于刻舟求剑。

三、科学管理工作解决策略

办公室工作想要达到科学化管理，要满足多方面的要求，就最低要求来说，主要满足的内容有：主观的员工队伍建设，客观的机制建设，及不断探索的新工作方法，强化办公室使用，对其职责加以明确，才能让办公室职能得到全面性发挥。

（一）将事前控制忧于一切的工作理念培养起来

办公室工作无分轻重，任何细节都要重视，在管理上，应该养成事前控制忧于一切的良好工作理念，方能掌控万事。每一位人员都应该尽心尽力完成每一份文稿的起草工作，给决策者在评判上留有充足的宽裕实践，在论证和考究制度上，形成一定的刚性政策，方便人员意见的部署工作。对于办公室事务的接待问题，更要重视看待，如果不趁早予以周全考虑，在制定方案的时候，难免会出现纰漏，出现方案不全，操作性不强的缺陷。这些都会造成各种问题的出现，对于这些小问题、小失误有时甚至会产生束手无策的结果，最终影响到全局。因此培养工作理念是关键。

（二）“严管”与“厚爱”并存的规范管理措施

无规矩不成方圆，但在实际管理中，可尝试运用“柔性管理”法。在充分重视人员情感因素及情绪的基础上，以关爱、尊重、引导、理解、认同等柔化方式充分调动人员积极性，与此同时，建立良好的办公室用人、选人机制，将竞争机制引入其中，便于选出那些群众信任及业务精湛的满意度高的人员到岗位中来，最后，帮助干部员工进行生活工作中的难题解决也很重要，这样无形中就可以做到“三留”。即待遇留人、事业留人、感情留人。

（三）想要打造复合型办公室人才就要进行相关培训

办公室工作的特点是综合性强，且复杂多变。其上下左右联系甚广，办公室的工作性质犹如人体的“外脑”，如果不及时进行充电，就会失去服务全局的思考基础，和决策者失去“同频共振”的感应。因而提高人员的专业技能和水平，扩展他们“胸怀全局”的思维力，才能更好的把企业的立足点找出来，从而把握全局工作，挖掘出企业的闪亮点，最终以点带动面的发展，促进各项工作的顺利完成。

（四）创新性工作的开展需要转变服务理念

改革活动的不断深入，让办公室自动化的观念已经普及人心，办公室发展面临着新的高挑战。服务工作是否合格，能否让领导、基层及群众都满意，才是衡量办公室工作好坏的最终标杆，所以对于凡是，不能只依靠领导去想，工作人员应当想领导之未想，主动承担任务大梁，所以，培养人员先进的思维理念，变服务之被动为主动，是当前工作的重点。

四、总结

以上是对办公室工作科学管理的一些具体看法和措施，希望可以帮助我国石油企业提供借鉴作用，使办公室工作的管理更加科学有效，企业是经济发展的命脉，是我们需要共同建设的主题，希望每个人都报以积极态度，投身到企业建设中来。

【参考文献】

[1]大数据环境下的办公室管理趋势浅析[J].韩晓堂.经营管理者.2017（19）

[2]关于办公室管理工作的几点思考[J].彭超，左嗥罡.科技经济导刊.2017（24）

[3]办公室管理辩与不辩的选择和策略[J].王成.秘书之友.2017（08）endprint