浅谈设备档案管理的问题与对策

文· 王金玲

浅谈设备档案管理的问题与对策

文· 王金玲

设备档案是设备采购、安装、使用乃至报废等全过程的原始记录，不仅是档案工作的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分，它影响乃至决定设备的使用及设备作用的发挥。对于设备档案怎么管理，笔者想略谈一下自己的看法，以供大家商榷。

一、设备档案管理存在问题与原因分析

（一）存在问题

一是设备档案收集不齐全。很多单位设备档案只是一些零散的文件材料，而不是系统的、完整的文件材料，譬如只有设备随机材料（使用说明书、合格证、保修卡等），而设备采购的请示、批复、合同、协议，设备安装调试材料、设备使用修护材料，以及设备报废申请、批复和处理结果等材料则往往没有归档。甚至有的单位直接没有“设备档案”这一门类。

二是设备档号编写不合理。设备档案是按台（套）编写档号，还是按型号编写档号，《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）等标准的相关规定过于原则与笼统。实际工作中，档案人员无所适从，有的单位是一台（套）设备档案就按一个项目（整体）进行档号编制，有的单位是所有设备档案按一个项目（整体）进行档号编制，这两种编号方式都不合理，前者过于浪费档号资源（且易形成大量重份档案，如若干同一型号设备的共性材料），后者则违背了科技档案“系统性、成套性”原则。

（二）原因分析

一是对设备档案的认识不到位。许多单位，尤其是机关事业等非生产性单位，狭隘地把设备等同于生产设备，认为只有企业才有设备档案，因此就忽略了设备档案的收集归档。其实，各个单位都会涉及到设备档案，机关事业单位即使没有生产设备，也会有交通设备、办公设备、科研设备等。

二是归档范围不明确或执行力度不够。有的单位没有制定设备档案归档范围，处于有关部门“交什么就收什么”的状况，因为随意性较强，导致设备档案挂一漏万；有的单位虽然制定了设备档案归档范围，但存在归档范围不够全面、不够具体，或者归档范围执行力度不够，也致使设备档案难以齐全、完整。

三是存在“管用”矛盾。设备档案涉及许多部门，如设备购置计划、合同及开箱验收单是由规划部门或技改部门形成的，而维修记录、改造图纸又是使用部门或维修部门产生的，这些部门往往认为档案放在自己手里使用起来方便，故内心和行动上排斥移交归档工作。

四是造成设备档号编写不合理的原因，主要是对科技档案组卷及档号编制的原则与方法理解的不深不透。

二、解决方法

（一）关于设备档案收集问题

一是提高对设备档案重要性的认识，增强归档自觉性。设备档案是指作为固定资产的设备、仪器、仪表（以下简称设备）在购置（设计制造）、安装调试、使用、维修等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料，是设备运营维护的重要依据和凭证。为此，设备档案管理必须纳入设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用维护等工作紧密结合，各相关部门应充分认识设备档案的重要性，积极做好设备文件材料的形成、收集、整理与归档，确保设备归档文件材料的齐全、完整。

二是建章立制，明确归档范围和归档职责。一要坚持“应归尽归”原则，明确设备档案归档范围和归档职责，其中归档范围应重点覆盖以下阶段：设备购置阶段，主要包括设备购置计划申请材料、设备购置技术经济论证材料、设备购置批准材料、设备购置合同协议及境外设备商检材料等；设备开箱验收阶段，主要包括设备开箱验收记录、设备装箱单、合格证、保修单（卡）、设备结构原理图、线路图、说明书、操作手册、维修保养说明书等随机文件；设备安装调试阶段，主要包括设备安装调试（试车）记录、设备安装竣工图样、设备安装验收结论等；设备使用修护阶段，主要包括设备仪器卡（注明设备编号、类型名称、型号、规格、制造厂家、启用日期等）、设备附件明细表、备件明细表、设备操作规程、设备事故及损坏记录、折旧鉴定、检查、保养、检修、维修记录（设备仪器履历表）等；设备报废处理阶段，主要包括设备报废申请材料、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理结果材料等。二要坚持“应不归尽不归”原则，明确无需归档范围。根据多年实践经验，笔者认为设备文件材料可分为个性材料和共性材料，个性材料如设备的合格证、保修卡等，共性材料如同一型号设备的使用说明书、操作手册等，个性材料必须归档（个性材料往往具有不可再生的特性和不可替代的价值），而共性材料则是一模一样的多份，实际工作中归一份即可，多余的可作为资料使用而无需归档。

三是妥善解决设备档案“管用”矛盾。设备档案“管用”矛盾是导致归档不全的最主要原因，如果强调“用”而忽略“管”，则容易因为工作疏忽、人员（机构）变动等因素而导致设备档案流失；如果强调“管”而忽略“用”，则是典型的本末倒置，因为档案工作最终目的就是为了“利用”，不能为“管”而“管”，从而偏离了档案工作最终目标。如何解决“管用”矛盾至关重要，笔者认为可以本着“统筹兼顾”原则进行具体问题具体分析，如设备随机材料，应先登记编号，再办理借阅利用，再如设备检查、保养、大修记录等动态履历材料，可在形成时即一式两份，一份向档案部门归档，一份留存自己部门使用，采用诸如上述方法可以较好地解决设备档案“管用”矛盾。

（二）关于设备档号编写问题

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）规定：“科技档案组卷应遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统”；“档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成，分类号应根据本单位分类方案设定的类别号确定，项目代号由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定”。换言之，科技档案应先确定组卷范围（同时也是编号范围），再确定编号方式。笔者认为，设备档案应按型号进行组卷（这样既可以保持文件材料之间的有机联系，又可以剔除多余的共性材料），按型号进行档号编写。根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的编号方式主要有两种方法，即“性质—型号”分类法和“工序—型号”分类法。

“性质—型号”分类法如下示图例：

使用性质 型号锻压设备 …… ……C616 C620 C630……铣床 ……刨床 ……磨床 ………… ………… …… ……金属切削设备车床设备

C616车床档案的分类号可以编写为：SB·QX·C616，其中，SB（是“设备”拼音字母缩写）为一级类目，QX（是“切削”拼音字母缩写）为二级类目，C616为设备型号，如此编写分类号既科学合理也便于记忆。分类号加上全宗号、案卷号（指以“型号”为单位编写的案卷流水号）即为完整的设备档号，在此不再赘述。

“工序—型号”分类法如下示图例：

工艺 工序 型号原毛加工开毛机 ……洗毛机 ……烘毛机 ……梳毛机 ……针梳机 ……精梳机 ……毛条加工设备混条机 ……粗纱机 ……细纱机 ……合纱机 ……染整 …… ……绒线加工

单位设备复杂且数量多的，设备档案二级类目按性质（或工序）设置，三级类目按设备型号设置；单位设备简单且数量少的，设备档案二级类目可以直接按设备型号设置。

总之，设备档案是单位档案的重要组成部分，做好设备档案的管理与利用工作，直接关系到单位各项工作与活动。加强设备档案管理，用好设备档案这把“钥匙”，使设备效能得到充分发挥，切实做到“物尽其用”，为促进单位健康发展奠定坚实基础。

（作者单位：青岛市招生考试办公室）