高校教学档案收集与归档工作的若干问题与建议

郑莉

摘要：档案的收集和归档是教学档案管理工作的重要部分，也是基础性环节，现今高校中教学档案的收集和归档工作不系统、不规范，直接影响了高校教学档案的质量，本文分析了高校教学档案收集与归档工作中存在的若干问题，提出了加强高校教学档案收集与归档工作的一些建议。

关键词：教学档案；收集归档；问题；建议

高校教学档案是指高等学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的有保存价值的各种形式和载体的历史记录。教学档案是高校档案的重要组成部分，直接反映了高校的教学质量和教学管理水平，尤其随着近年来毕业生就业方式发展多样化，毕业生和就业单位借阅、利用教学档案的数量逐年增加，因此做好教学档案的收集与归档工作，保证教学档案的完整性、准确性具有重要的意义，本文针对教学档案收集与归档工作中存在的若干问题提出一些具体措施和建议。

一、教学档案收集与归档工作中存在的问题

教学档案的归档范围包括教学类文件材料和外事类文件材料，前者是在高校招生、课堂教学等活动中形成的，主要产生于教务处、学生处、研究生院、各二级学院等教学管理部门；后者是在国际交流活动中形成的，例如教职工出国考察、学习进修的申请材料，国际留学生、港澳台学生的入学材料等，主要产生于人事部门与二级学院。按规定高校教学档案的归档时间为次学年6月底前，但是教学档案数量庞大，种类繁多，涉及的归档部门众多，想要按时归档困难重重，具体表现为以下四个方面：

（一）原始材料收集、保管不到位

高校教学档案的归档时间一般规定在次学年的3月到6月底，采取定期集中收集的方式，教学档案从产生到提交到档案馆通常间隔几周到几个月不等。在高校中，某些领导和部门对档案工作的认识存在局限性，认为档案的收集就是到了时间交一交手头上的材料，平时不注意收集文件，有价值的原始文件和废纸混放，上级部門下发的文件递交到领导或相关负责人处理后就不知所踪，到了归档时间又要在办公室一大堆材料里面翻翻找找。另外由于归档部门对档案的保管意识较弱，文件材料随意放置，没有安排专门的保管人员和存放地方，一旦遇到台风、暴雨等极端恶劣天气或办公室年久失修等情况很容易导致文件毁损。最为重要的是例如上级发文、外部单位来文、毕业生的答辩材料等文件材料一旦丢失或毁损是很难补齐的，即便能够补齐也要耗费大量的人力物力。

（二）归档部门内部教学档案转接不规范

如教务处、学生处等职能部门专门配备有兼职档案员，部门分配档案管理任务作为日常工作之一，在遇到兼职档案员变动时也能够做好教学档案的移交工作。然而二级学院内部事务繁多，学院的工作人员往往身兼数职，教学档案的管理没有明确的分工，兼职档案员更换频繁，这就可能会出现教学档案的收集是一个人，保管是另一个人，而最终将档案归档到档案馆的又是不同的人。同时教学档案的转接也没有相应的程序规定，只要把文件材料一转手就算完成档案移交了，接收人也不会核查，这样的情况下如果教学档案出现遗漏、毁损等情况很难第一时间发现，往往都是档案馆接收档案后在做整理、鉴定时才能发现，这时候想要补救已经晚了，也不能确定是在哪个阶段出现问题，学院难以确定责任人，最终只能不了了之。

（三）归档工作效率低下

档案的收集工作主要是由归档部门的兼职档案员在部门内完成，然后在归档时间内将收集的教学档案归档至档案馆，但是由于目前高校兼职档案员制度不完善，导致档案馆与归档部门对接十分困难，主要存在以下两种情况：一种情况是归档部门未配备兼职档案员，到了归档时间才临时抓一个工作人员来收集材料，这类情况在二级学院中尤为常见，教学秘书、辅导员甚至任课老师都可能成为临时的兼职档案员，且更换频繁毫无规律，更有甚者档案馆的归档通知无人理会只能由档案馆到学院追讨材料；另一种情况是归档部门配备有多个兼职档案员，各自独立工作，分别与档案馆对接，这类情况主要存在于教务处、学生处、研究生部等高校职能部门。职能部门往往分工较细，一个部门需归档的几类文件材料分别由几个工作人员保管，到了归档时间分别提交至档案馆。最直接的结果就是部门归档情况混乱，一个部门部分材料已归档，另一部分材料尚未归档，档案馆收集一个部门的档案需分别与多个兼职档案员核对，工作量增加几倍，并且记录混乱容易出现错漏。

（四）缺乏监督和追责制度

高校中各部门归档工作的完成情况往往大不相同，有些部门能够每年按时完成归档工作并且保证文件整齐、分类清晰，有些部门平时不注意收集和保管原始的文件材料导致需归档的教学档案缺失，更有个别部门超过归档时间不归档教学档案，有些甚至几年不做归档工作，即便档案馆专职档案员到部门催促也是敷衍了事。归根结底是因为缺乏对归档部门的监督和追责制度，目前高校大多仅对教学档案的归档时间、范围和要求做了明文规定，却忽略了违反归档规定的救济措施和惩罚制度，即使出现档案没有及时归档，归档的文件材料有遗漏、的情况，也不会追究任何人员的责任，部门的兼职档案员难免产生懈怠情绪。

二、加强教学档案收集与归档工作的建议

（一）完善兼职档案员制度

兼职档案员是教学档案收集与归档工作的主体，要做好教学档案的收集与归档工作首先要建立一支稳定的兼职档案员队伍，各归档部门需配备至少一个以上的兼职档案员分管各类归档材料的收集和保管，同时确定其中一个兼职档案员负责本部门所有教学档案的归档，与档案馆对接归档事宜；其次，制定兼职档案员的岗位工作职责，保证文件材料的及时收集和妥善保管；再次，兼职档案员变动须做好教学档案移交工作并做好书面记录，接收方有核查接收的教学档案的义务；最后，定期组织兼职档案员开展档案知识宣传和培训，例如每年归档工作开始前开展专业培训，在国际档案日开展档案知识宣传等。

（二）加强档案馆与归档部门的沟通协作

从教学档案的形成、收集、整理到向档案馆归档是一个不间断的过程，如果其中一个环节出现问题必然会影响到教学档案的完整性和准确性，想要做好教学档案的收集归档工作，档案馆与归档部门必须建立一个有效的沟通机制，保持紧密联系。近年来由于高校不断扩招、教学管理信息化等原因导致教学档案的种类和数量大量增加，教学档案的归档范围不能死板的完全按照高校制定的归档工作条例，有价值的新增文件都需要收集，兼职档案员在收集档案的过程中发现有新的文件种类无法判定是否需归档的应联系档案馆确定。兼职档案员做好教学档案的收集工作之后，应在档案馆专职档案员的指导下对档案做简单的分类整理，一旦发现收集的教学档案缺损或者在保管中出现任何问题，兼职档案员应及时与档案馆联系解决。在归档时间内，兼职档案员应向档案馆归档本部门的全部教学档案，并附有档案清单，若有部分档案因工作等原因无法及时归档的应当在清单下备注。

（三）制定监督追责制度，保证教学档案按时归档

每年专职档案员应做好部门归档工作记录，在归档时间截止前两周通知未归档部门，在归档时间截止后仍未归档的部门每月向其发一次通知，三次通知后无正当理由仍不归档教学档案的，专职档案员应将未归档记录连同与归档部门的沟通过程做成书面文件上交档案馆领导，由档案馆领导直接与部门领导沟通。同时学校应将档案管理工作作为年度部门工作考核的一项内容，教学档案因故缺失、毁损或未按时归档作为部门考核的一个扣分项。

三、结语

想要加强高校教学档案收集与归档工作，保证高校教学档案的完整性和系统性必须从思想上、制度上解决问题，一方面加大宣传，提高相关部门及领导的档案意识，保证档案收集与归档工作的顺利进行，另一方面完善制度，注重制度的落实与监督，提高工作效率。

参考文献：

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（作者单位：上海海事大学）