医院档案管理工作解析

谢金菊+陈锦娥

摘 要：档案管理是医院管理工作当中不可忽视的环节，而医院的各项档案信息都是确保医疗卫生事业和医院长远发展的财富，必须要规范医院档案管理，最大化发挥医院档案的应用价值。但是目前医院的档案管理还存在一定的问题，使各项工作的实施受到阻碍，也影响到医院档案管理的科学性和规范性。对此，医院必须从实际出发，及时发现档案管理中存在的问题，并提出针对性的解决对策。

关键词：医院；档案管理；问题；建议

档案是历史的记录，医院档案从多个方面客观反映了医院发展过程中不同时期、不同时代条件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件等等，是医院发展历史的见证。不仅如此，医院档案在深化医院改革、提高医疗质量中都起着重要作用。科技兴院的目标要求医疗工作者们切实抓好档案信息开发工作、完整积累档案资料，以科学化、制度化、规范化、标准化为基本指导思想，大力推动医院档案管理工作的进行。所以，针对新时代条件下医院的特点，探究出医院档案管理的新模式、新方法、新理念是医院管理工作者必须达到的要求，并要以此为基础，实现现代化医院管理服务。

1 医院档案管理工作存在的问题

（一）认识不足。大部分医院的管理者认为，医院的重心为医疗技术水平、科研力量及护理质量，而档案管理无法产生直接的经济效应，所以将其忽视，于是医院的工作重点放在提高医疗水平、大量购进先进设备及提升护理质量上，而对档案管理的投入甚少，导致档案管理不完善，进而影响医院资源的完整性[5]。鉴于医院管理者对档案管理的不重视，医院的工作人员往往也对档案没有足够的重视。部分具有繁重工作的医务人员，对工作中很多的细节内容没有进行记录，同时缺乏对文档进行保存的习惯，完全不了解档案完整的重要性，认为档案的管理工作无关紧要，仅仅为档案管理员的工作。部分工作人员还以查找资料方便为理由，不愿意把整理的档案交由檔案室保管，严重影响了其他部门对资料的查找和利用。部分档案管理员对其管理工作也没有足够的重视，只是死板地将收集的资料进行整理和归类，有时也会因为失误造成档案整理及归类错误。

（二）制度缺陷。档案管理制度中存在的缺陷主要表现为管理制度不全及档案收集工作效率低下。虽然三级医院对行政、医疗、后勤等均有制定相对健全的管理制度，但对档案管理而言，尚无完善的管理制度[6]。在医院的考核工作中，档案管理也不在范围内，在这种管理情况下，严重打击了档案管理员的工作积极性，同时也不存在工作压力，导致档案管理员的工作效率低。

（三）能力不足。档案管理能力不足主要体现在档案管理员的专业水平不足，对相关的档案知识匮乏。究其原因，主要是医院对档案管理的不重视，进而并没有选择比较专业的档案管理人才入院工作，同时并没有对医院的档案管理员进行相应的教学培训，提高工作人员的专业素养。因此，档案管理员只能依靠传统的工作方式及自身的工作经验对档案进行管理，缺乏专业性，不能适应当代的社会要求。

（四）标准混淆。档案管理标准混淆是指档案管理工作中，未对档案的内容进行合理科学的划分，部分档案界限不明显，导致在档案的收集、整理及归类工作中，容易出现混淆的情况。

2 改善医院管理工作的对策

（一）提高档案管理重视程度。档案管理是医院管理环节不可忽视的部分，更是其他各项工作开展的基础条件和有力依据，因此，做好档案管理工作是目前的当务之急，而做好当前管理工作的前提条件就是要从思想上进行转变，也就是要求医院领导能够从根本上意识到档案管理的重要性，加强对这一工作的重视，开发利用好档案信息资源，认识到医院的稳定发展离不开档案管理工作的创新和优化。一方面，医院在全面推进自身的业务建设时，需要将其和档案管理工作进行同步的发展和规划。另一方面，要加大对档案管理的宣传，除了要让医院领导对其提起高度重视以外，更要让全体员工都从意识上重视档案管理，了解档案和实际工作密不可分的关联性。

（二）建立健全档案管理制度。医院的档案管理工作十分复杂，各个部门科室对于档案管理有着差异化的要求，而且专业程度较高，这在很大程度上加剧了管理难度，也使得档案管理工作的实施没有有效依据。为了解决这一问题，医院需要从实际出发，建立完善的档案管理制度，并在完善制度的前提下形成科学的管理体系。在相关法律法规的制定当中，必须要明确指出档案管理工作人员的责任和义务，提出档案管理的细致化要求，进而根据不同科室对于档案信息的需求进行科学化的管理，保障档案内容的完善。

（三）提高档案管理人员素质。医院档案管理工作人员的素质不能与当前的档案管理实际相适应，而且知识的更新速度较慢，都会直接影响到档案管理工作的实施成果，并带来一系列的问题。为了有效解决这一问题，必须提高档案管理人员的素质，使他们能够具备较高的专业知识技能，同时也需要提升档案管理人员的职业素养，构建一支复合型高素质的档案管理工作队伍，更好地支持医院档案管理的规范科学发展。因此，加强对工作人员的教育培训是当前的重点，也是档案管理人员综合素质培养的主要渠道。一方面，要注重建立一个完善的培训制度，并制定相应的培训计划，运用多元化的培训方式来确保培训成效，锻炼工作人员的综合素质。另一方面，要重视培训成果的考核和检验，并建立相关的激励机制来增强工作人员的积极性。

（四）推进档案管理规范建设。档案管理的规范化发展是医院管理工作创新改革的重要方向，这也是确保医疗卫生体制改革顺利完成的一项重要举措，而医院作为一个特殊性的主体，在档案管理中除了做好文书档案、音像档案等之外，还有一项重点内容是抓好病案管理，积极推进并按规范建设，避免医患纠纷问题的发生，推动医院的稳定和谐发展。医务人员在书写病案时必须要遵循病案书写规范，保持严谨的工作态度，在思想上也要充分重视，保障病案书写的准确性。同时也需要根据病案书写规范的要求来加强对医务人员的培训，使得他们能够从根本上意识到病案书写的严肃性，规范他们的实际行为，从而确保病案质量，为档案管理规范化的实现提供根本保障。除此以外，要全面推行监督制度，定时对病案进行抽查，按照奖惩制度的设定做到赏罚分明，加快医院档案管理的规范化进程。

医院档案管理工作作为医院管理基础性工作之一，应该受到院方领导和相关从业人员的重视。在了解医院档案管理工作重要价值之时，深入研究并挖掘医院档案管理更深层次的意义。对医院档案管理现存问题秉持客观态度进行审视，运用科学系统管理方法来解决相关问题。紧跟社会与时代发展的步伐，运用信息技术，强化管理手段，从多方面推动与促进医院档案管理朝着科技化、人性化的方向发展。

参考文献

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[2]程丽丽.加强档案管理，促进医院发展[J].江苏卫生事业管理，2014（5）：118-119.

[3]覃巧裕.浅谈卫生专业技术人员档案管理工作存在的问题与对策[J].右江民族医学院学报，2013（4）：584-585.

[4]李秀云，李莉，段慧等.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策[J].中国医刊，2014（10）：101-102，104.

[5]李萍.医院档案管理的现状及对策[J].中国医药导报，2011（3）：125-126.

[6]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯，2012（6）：219-219，221.

作者简介

谢金菊（1981-），女，湖北荆门人，馆员，硕士学历，从事科研管理工作。endprint