现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策

简娜

摘 要：人事档案管理在企业人力资源管理中具有举足轻重的地位，很大程度上决定了企业人力资源管理的水平。随着我国社会经济的发展，市场竞争日益激烈，企业为了提高自身核心竞争力，不断的发展和开发企业人力资源，人事档案管理也受到了极大的影响，促进了现代人事档案管理的发展。然而，不可否认的是，随着现代人事档案管理的发展，现代人事档案管理存在的问题也随之凸显出来。因此，在这样的背景下，本文对现代人事档案管理进行深入研究，并依据现代人事档案管理存在的问题提出几点优化策略。本次研究目的主要是为了更为的提升我国现代人事档案管理的水平有所裨益。

关键词：现代人事档案管理；企业人力资源；人事档案

人事档案管理在企业人力资源管理中具有极其重要的作用，是企业员工思想品质、奖励惩罚、学习状态、工作状态的记载，从而为与企业进行员工的考核与组织提供有效的信息数据依据，提高了企业人力资源管理的质量。在我国社会经济高速发展的影响下，市场竞争日益激烈的背景下，企业只有加强现代人力档案管理的质量，才能直接有效的提高企业人力资源管理的水平，从而提高自身核心竞争力。因此，现代人事档案管理成为了现今较热的话题，而如何提高现代人事档案管理的质量成为了各大中小企业和事业单位亟待解决的问题。

1 概述现代人事档案管理

人事档案是指对个人的工作业绩、工作表现、业务能力、品德思想、政治思想、成长经历、学习经历等等方面的文字记载或电子文档的记载。人事档案管理是指对人事档案进行统计、鉴定、保管、整理、收集等等活动。人事档案管理的主要目的是为了保守档案机密、确保档案材料完整、便于档案利用等，其一，保守档案机密，现现代市场竞争中，了解竞争对手的情报具有极其重要的作用，有部分机密档案是企业发展的机密，例如，企业成本材料，客户信息等都是企业的机密文件。因此，档案管理员必须具备很强的职业道德、遵守法律法规、严格做好档案管理的保密工作；其二，确保档案材料完整，在档案日常维护和管理的工作中，管理人员必须要做到材料的完整性，防止材料遗失或遭到破坏，这是档案管理人员日程工作中的重要任务和职责；其三，便于档案利用，只有能够有效的利用人事档案管理材料，才能有利提高企业人力资源管理的效率和质量[1]。

2 现代人事檔案管理存在的不足

（一）管理制度存在缺陷

随着社会经济的不断发展，传统的人事管理已满足不了现今企业发展的需求。有的企业至今还采用着传统的管理模式进行档案管理工作，造成了档案管理存在诸多问题，例如，员工职责不清晰、制度不完善等，都是造成企业人事档案管理存在问题的主要因素。人力档案管理必须要采用现代化管理理念，建立更加完善的企业人事档案管理制度，才能够有效直接的提高企业人事档案管理的质量。

（二）管理人员流动问题

总所周知，企业人事档案管理是一项具有长久性、连续性、乏味性的工作，在人事制度的影响下，企业各各个部门、各个单位都出现人员流动大的现象，同时也包括了企业人事档案管理的人员。这就使得人事档案管理的工作容易出现断层的现象，如有人事档案管理人员突然离职，和后来的人事档案管理人员工作交接不顺利和完善整，造成工作存在断层性，从而使得管理工作重复或着不够全面进行，造成了人事档案管理工作质量难以有效的提高，降低了人事档案管理工作的效率[2]。

（三）管理人员经验不足

企业人事档案管理由于其工作存在枯燥乏味、时间长的特点，工作需要具备一定的耐心，使得从事企业人事档案管理工作人员的年龄普遍较高，人事档案管理人员年轻人较少。同时，现代人事档案管理的影响下，人事档案管理工作人员的管理管理技能已满足不了现今管理的需求。另外，由于部分年轻人管理经验不足，造成的人事档案管理出现问题的例子比比皆是，管理人员的经验和专业技能直接影响了人事档案管理的质量[3]。

3 现代人事档案管理优化的策略

（一）完善档案管理制度

俗话说：“无规矩不成方圆。”只有不断的建立和完善企业人事档案管理的制度，才能有效的提高企业人事档案管理的质量。人事档案管理制度必须根据国家颁布的《人事档案管理法》建立，必须要个遵循国家颁发的法律，是人事档案管理朝着标准化、程序化、正规化、法制化方向发展，企业单位必须严格按照管理人员管理活动的程序进行，将人事档案管理工作责任落实到每一位管理人员身上，做到责任连带的用作，使得管理人员之间相互监督，提高管理人员的政治觉悟和综合素质，若出现违法乱纪的情况，应进行严厉的惩罚，彻底追求法律责任。从档案管理人员自身抓起，建立完善的档案管理制度，形成一个良好的、和谐的人事档案管理工作环境。另外，建立现代化符合自身发展的人事档案管理系统，将现代信息技术与人事档案管理相结合，建立一个健全和完整的人事档案管理系统，从而提高档案管理工作的效率[4]。

（二）降低管理人员流动

企业和单位人事档案管理人员因流动大，而造成了档案管理披露存在的问题极其严重。因此就需要对管理人员进行更为严格的要求，对人事档案管理人员进行统一的管理，明确管理职责，责任落实到每一位管理人员身上。同时企业单位，应给予人事档案管理人员足够的薪资待遇，减低人员流动的问题，并且还需要不断的引进先进的、有责任心的管理人才。另外，在人事档案管理工作交接时，必须要做到完整的、全面的交接工作，使后来的员工能够独立的完成接下来的管理工作，避免工作出现断层的问题，从而提高企业单位人事档案管理的质量[5]。

（三）加强管理人员培训

在管理人员经验不足的问题上，企业单位需要加强管理人员培训的工作，建立完善的培训制度，进行积极的宣传工作，使每一位管理人员都能积极参与，提高管理人员的综合素质和专业技能水平。并且，企业单位需要加强对管理设备资金的投入，例如，现代化信息管理设备等。不断的引进先进的管理人才、培训人才，定期的进行人事档案管理人员的培训，提高专业技能水平。另外，还需要老人带新人，一对一带新人，增加管理人员的管理经验，从而使管理人员能够具备独立工作的能力，提高企业单位人事档案管理的效率，从而提高企业人力资源管理的质量[6]。

结束语：通过本位的论述得知，现代人事档案管理有利全面的认识和了解。随着经济的发展，传统人事档案管理理念和技术已满足不了现代经济发展的需求，在现代人事档案管理存在的问题上，可以通过加强管理人员培训、建立和完善档案管理制度、降低管理人员的流动性，从而有效的提高企业单位人事档案管理的质量。望此次的研究能为我国企业单位提高人事档案管理的水平提供有效的帮助。

参考文献

[1]张腾华.关于人事档案管理现代化过程中存在的问题及对策的研究[J].民营科技，2017，04（01）：129.

[2]焦银珠，肖红，等.新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议[J].辽宁农业科学，2017，02（02）：47-49.

[3]邵贝卡.行政事业单位人事档案管理工作存在的问题及解决对策探索[J].现代国企研究，2017，05（12）：67.

[4]黄江宏.关于新时期企业人事档案管理存在的问题分析及对策探讨[J].人力资源管理，2017，03（06）：331-332.

[5]周秀清.新形势下高校人事档案管理工作存在的问题与对策探析[J].内蒙古科技与经济，2016，12（02）：36-37.

[6]高丽.从全国干部人事档案专项审核工作看科研院所人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2016，11（10）：164.endprint