医院文书档案管理与利用

施小丽

摘 要：医院文书档案管理是我国医院基础管理水平的重要保障之一。近年来，我国社会经济与科学技术不断发展提高，医院文书档案管理也朝着信息化发展，办公效率也大大提高了。但是，医院文书档案管理与利用中还存在一些问题，本文结合这些问题分析了医院文书档案管理和利用的有效措施。

关键词：县级医院；文书档案；档案管理

1 院文书档案管理与利用的现状问题

1.1 不够重视医院文书档案管理与利用工作

随着科学技术的进步，目前许多县级医院基本上都进行信息化管理，然而在实际工作中，许多文书档案工作人员并不重视档案管理与利用；尤其在县级医院中，文书档案管理工作人员有部分是医学专业毕业，对于文书档案管理与利用的认识还不够，也没有效管理的意识，受到传统文书档案管理影响，很多文书档案管理工作人员认为用计算机信息化来管理文书档案比较麻烦。纸质文书要是转成电子档案文书，在日常还要维护计算机系统，不单单浪费，而且增加工作量；若文书档案管理施行纸质管理，仅仅需要一个存储量足够大的档案室就行了，有了这样的思维，就往往意识不到计算机信息化和档案分类管理的重要性，这不单单严重影响到医院文书档案朝着计算机信息化管理的发展，文书档案在医院的利用率也会影响到。

1.2 医院文书档案管理人员的专业水平不高

在我国，医院文书档案管理用起步的比较晚，目前许多县级医院负责文书档案管理人员的专业水平比较差，往往使用那些工作态度比较认真细心的人员来从事文书档案管理工作。但是，县级医院文书档案都涉及到医院的重要数据信息，主要包括：医院的财、物、人等重要的数据信息，其中许多内容都涉及到每位员工切身利益，虽说许多县级医院现在文书档案管理工作人员都是任用的是专业人员，但对医院文书档案管理没有深入的了解，在文书档案管理上容易出现错误，从而导致文书档案利用不理想。综上所说，医院文书档案管理人员的专业水平相对比较低，从而制约了文书档案的管理与利用。

1.3 医院文书档案的管理与利用质量不高

目前许多县级医院文书档案管理水平不高，医院文书档案管理与利用质量也不好。目前我国医院文书档案的管理比较乱，专业水平比较差，利用率也不高。主要内容是：

（1）医院文书档案没有分类保存管理

部分文书档案管理工作人员觉得文档管理是非常麻烦的，对文书档案随意输入整理，没有进行系统化的分类与整理，认为只要把文书档案输入到数据库就行；然而，这样不单单无法有效发挥文书档案管理与利用的作用，也会严重影响到医院文书档案日常的利用。

（2）医院文书档案管理条理性差

医院文书档案管理要以时间作为纵轴，分类作为横轴，每项文书档案都要按照时间的顺序收集整理；然而，很多文书档案管理工作人员往往无视这些管理细节，常常认为这些并不重要，只要把文书档案的数据信息整理正确就可以。这些是因为文书档案管理人员的管理意识比较差，其专业技术水平也不够。因此，目前很多县级医院文书档案管理质量低下，计算机等基础设施的建设不足。

（3）医院文书档案的利用不理想

目前，很多县级对于医院文书档案的利用还停留在纸质资料的借调和预览，只起到了基础的查看和宣传教育工作，并没有对医院的日常工作带来重大的影响，而且对于文书档案的宣传和信息化系统的利用相对较少，还仅仅做到在存储和保存上的功能，不能符合现代化发展的需要。因此，如何做好县级医院文书档案的利用工作是重点探讨的问题，对医院的发展非常重要。

2 解决医院文书档案管理与利用问题的对策

2.1 提高医院文书档案管理人员的意识

在县级医院文书档案管理工作中，提高医院文书档案管理人员的意识是非常重要的，管理工作人员的意识直接影响到医院文书档案的管理质量以及医院对文书档案的利用。我们在选择医院文书档案管理人员时，要选择那些责任心强、专业性强的管理人员。这样的管理人员往往具备良好的职业素质和工作意识，有一定纪律性。同时要对文书档案管理人员进行专业技能的普及与培训，主要内容包括文书檔案的收集管理、分类管理和安全性管理方面知识的培训，使得文书档案管理人员熟悉了解文书档案管理与利用的重要作用，让他们从内心深处改变管理意识。而且要对文书管理工作人员定期进行培训，对其工作质量定期进行检查，这样不仅仅可以检查文书档案的管理质量，还可以加强文书档案管理人员的管理能力。

2.2 完善医院文书档案与利用的管理制度

完善医院文书档案管理与利用的管理制度是保证其管理质量的基础，在医院的内部要安排专人负责管理医院文书档案。提高文书档案管理人员在医院内部的地位，负责人要由专人担任。同时完善文书档案管理与利用相关的管理制度，医院要根据自身实际情况，结合相关文书档案管理方面的专业知识，制定适合的文书档案管理与利用的管理制度，使医院文书档案信息化管理工作与利用可以有章可依。还要明确文书档案管理人员的职能，做到责任落实到个人，进而保证医院文书档案管理与利用正常稳定的工作运行。

2.3 强化医院文书档案的质量管理

（1）严格按照文书档案管理的标准执行

医院文书档案管理人员一定要认真学习档案文件归档整理的操作规范，要按照归档来设立档案目录与统计的台账，用科学合理的方法与原则对文书档案进行收集整理、编目、鉴定、统计、保管与利用等等。还要结合医院的实际情况，制定工作计划，并采取相应的方法来规范医院文书档案的管理工作。

（2）加强档案管理的业务指导工作

医院文书档案管理人员在日常要积极参加相关的培训之外，还要经常到每个部门对部门中兼职的档案管理人员进行业务指导，一边工作，一边学习，各部门兼职档案管理人员要积极参加医院档案部门所组织的专业技术培训，进而提高医院文书档案管理工作的质量。在日常工作中，对于那些重要的文书档案一定要重点管理，文书档案的移交一定要规范，严格按照规定执行。要指导每个部门认真按照文书档案的规章制度来执行，每个部门在移交档案的时候一定要严格。要按照相关标准认真检查归档的文书档案，不符合规定的，要根据责任，要求相关责任人负责达标。

（3）加强医院文书档案的安全管理

严格按照文书档案的管理时限来进行归档管理，规定好查阅的权限，查阅的记录必须要做好，保密工作也要做好，档案室的温湿度要调节控制好，防盗、防火与防虫等的安全工作一定要做好。

2.4 加强医院文书档案的利用

（1）文书档案资料要认真编辑

医院文书档案管理工作一定要不断创新，认真仔细的编辑整理，归档存放。文书档案一定严格按照规范进行编辑，工作方法要不断创新进步，进而保证文书档案管理工作顺利进行。

（2）医院文书档案资源的合理利用

文书档案资源可以向医院或者上级部门提供各种想要的数据信息，医院管理层的决策与规划、各部门工作总结、各项措施的实施都用的到文书档案。文书档案资源可以配合重点学科的人才选拔，也可以用于医疗科研的课题确立。文书档案资源也可以用在经济责任的自查与审计，以及医院的财务部门检查其债权债务。

3 结束语

总而言之，医院文书档案的管理与利用是非常重要的，医院管理层要高度重视起来，并要加大资金的投入。文书档案管理人员还要不断提高自身专业技能水平，医院各个部门都要紧密配合才行，并有效提高医院文书档案的利用率，使其有效发挥其价值，进而为医院健康稳定的发展做出贡献。

参考文献

[1]赵宏伟.浅析医院档案信息化管理[J]，健康之路，2015，11 （26）.

[2]黄玉霞.试论医院文书档案管理信息化技术[J]，科技信息，2016，28（17）.endprint