我国高校科技档案管理浅析

万薇　赵虎

【摘 要】随着经济的高速发展，对高校的科技档案管理工作也提出了新的要求。高校科技档案是一个资源丰富的科技信息宝库，对高校科技的发展有着不可替代的重要作用，在现有条件下，当前高校科技档案管理工作存在着或多或少的问题，制定完善的科技档案管理制度，提升科技档案管理人员的专业素质以及优化科技档案管理的环境条件都是高校科技档案管理急需面对的工作。

【关键词】高校科技档案；管理；制度；对策

高校的科技档案主要是指高校科研人员在科研和教学工作中形成的科研成果与教学成果，其主要表现形式为文字，数据，图表，图纸，声像以及真实的实物，样品，标本等科技信息。高校的的科技档案可以真实，有效，客观，全面的记录高校的科研信息及科研过程，同时也如实的记录了高校的科研历史及科研水平，这些科技档案也是高校开展科研和教学活动最直接的成果资料和信息来源，因此高校的科技档案具有重要的信息属性和知识属性。从当前高校的科技档案来看，主要包括科研文件，科研课题立项与结题，科研成果鉴定与奖励，重点学科和重点实验室的申报和建设以及科研机构的建设，知识产权成果及应用和科技统计、学术交流。高校科技档案管理工作是为了科学有效的管理科技档案，为教学、科研、成果转化，生产推进等工作提供服务，所以高校的科技档案管理是一项重要的管理工作。在知识高速更新的时代，应阶而生的就是对高校科技档案的管理方式提出了更新的要求。

1 高校科技档案的重要性

高校科技档案资料是直接考证一所高校科研历史的记忆凭证，是高校科研成果的集中体现，是一所高校科研工作继续发展的资源宝库。因此高校科技档案的重要性不言而喻，具体表现为：

1.1 高校的科技档案是一所高校科技发展的历史见证

高校的科技档案不仅是高校科技发展的历史见证而且也是高校科技发展的重要凭证。科技档案的存在见证了一所高校科技成果的过去，现在，以及未来发展的方向。同时历史的成果及辉煌也会是对未来科技的发展起着重要的激励和推动作用。

1.2 高校的科技档案是一个丰富的科技资源宝库

任何事情的发展都离不开资源的传承和资源的共享。完整有序的科技档案资料可以为高校的未来发展提供资料借鉴，另外也为科技发展提供横向和纵向的引导，再者丰富的科技资源也会为高校科技发展做好合理的资源配置。

1.3 科技档案是一种知识经济

科技档案是一种不容忽视的知识经济，包含著丰富的知识信息，从宏观层面来看，反映了国家的科技发展现状和趋势，从微观层面来看，反映了高校的科研水平，从知识层面给人以启发和指导，开拓了科研人员的视野，从而提高了科研的水平与质量，在实践方面，又给将来的科研工作者带来经验和教训，更好地去完善未来的科研工作，做出更有成效的科研成果，所以，科技档案管理不是一项简单的“结尾”工作，而是一个具有启迪性的“知识信息”宝库。

2 高校科技档案管理工作存在的问题

2.1 科技档案管理人员缺乏专业的管理素质

大部分高校虽然都有专门的档案管理机构，但是据统计大部分高校并没有专门的科技档案管理机构和科技档案管理人员。负责管理科技档案的人员一般为科技管理人员的兼职工作，首先这些科技管理人员都有自己本单位的专职工作，其次他们没有受过专门的档案管理业务训练，对科技档案管理一般只是泛泛的收集和简单的保管，对其的利用少之又少，更谈不上对科技档案成果的有效利用和生产转化。因此，这样的科技档案管理状态势必会对高校科技档案的管理造成消极影响。

2.2 科研人员档案管理意识淡薄，信息资源缺失

高校的科研人员特别重视自己的科研过程和科研成果，他们花费了大量的时间和精力去研究自己的科研项目，完成技术成果，论文写作以及生产转化工作。当所做的科研项目有所成就时，一般就认为顺利完成了自己的科研项目，对科研项目的归档工作往往就忽视掉了。其实有效的归档，可以更好的为后续科研做铺垫和参考，但是大多是科研人员这方面的意识还是比较淡薄，对个人科研项目成果不必要的占有意识还是很强，不愿意将自己的科研成果归档学校，因为大部分科研人员认为这是个人的资源数据，如果档案管理部门不主动要求收集，一般这些科研成果也不会上交，所以会造成科技档案信息的大量缺失，也会造成科研成果的信息断档，特别不利于将来的科技人员信息流通和信息参考，直接影响未来科技信息资源的合理配置。

2.3 高校科技档案管理制度不完善

大部分高校并没有独立完善的科技档案管理制度，即使有高校科技档案管理制度也是附着于其它科研制度之下，并且少有更新。这就造成了科技档案管理无制度可寻，无规定可依，那么直接的结果就是不重视科技档案管理，科技信息缺失且无延续性，因此健全且与时俱进的高校科技档案管理制度是必不可少和急需建立的。

2.4 高校科技档案管理设施配备薄弱

现代高校的科技档案多以电子形式表现，档案信息的收集，归档，查询多以电子形式存在，所以健全有效的科技档案管理系统必不可少。但是据数据调查显示，大部分的高校由于人员和经费的问题，往往没有建立独立的科技档案管理系统，这对现代高校科技档案的管理工作是一个极大的挑战也是高校科技管理工作的一大障碍。另外值得注意的是，传统形式的科技档案管理工作也不可丢失，需要符合收纳卫生条件的场地去保存档案，这往往也需要一定的经费去维持和维护，但是事实表明在传统的科技档案管理中也存在疏于管理，档案破损混乱的情况。因此科技档案管理设备的投入不足也是科技档案管理的弊病之一。

3 高校科技档案管理的建议及对策

3.1 提高科技档案管理人员的专业素质

加强各级科技档案管理人员的专业素质，安排专业的科技档案管理培训，提高他们的专业技术水平，使科技档案管理者的观念更新，知识更新，管理方式更新。从而培养出业务素质强，专业水平高的科技档案管理人员，继而更好的为科技档案管理工作服务。

3.2 明确科技档案的归属权，做好科技资源共享

在科技档案管理制度完善以后，科技资源共享可以有制度可循。制度规定框架之内明确科技档案的所有权和使用权，做好权责分明的工作，这样科研人员在制度框架之下可以做好科技资源的合理配置，让科技档案这个科技资源宝库有效地利用起来。

3.3 科技档案制度化管理

科技档案管理部门应认真对待科技档案管理问题，根据实际情况的发展积极改革创新，认真审视科技档案管理的制度缺失和薄弱环节，及时完善制度缺漏，使科技档案的管理从形成，归档、整理、保管、利用的每一个环节都做到有章可循，有度可依，有科学明确的制度去完整管理档案的每一个步骤。

3.4 积极改善科技档案管理的硬件设施及条件

高校管理部门可以对科技档案管理投入必要的财力与物力，根据实际情况逐步完善科技档案的硬件设施，加强科技档案管理工作的基础设施建设，配置与现代化档案管理相适应的设备设施，为科技档案管理创造一个良好的环境条件。当然经费和人力的投入可以逐步完成，按照实际的需求增加，制定一个长久可行的投入计划。

4 结语

做好科技档案管理工作，对高校的发展具有重大的作用和意义，高校应重视科技档案管理工作，使得科技档案更好地为高校的健康发展保驾护航，提高高校的科研质量和科研效率。科技档案工作随着社会发展而不断推进提升，今后一定会出现更多的新情况、新问题，需要我们通过学习、探索去解决、完善和提高，这样才能适应经济发展对科技档案信息的需求，才能更好地创新科技档案管理工作。

【参考文献】

[1]张斌.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究.2016（3）.

[2]谭华.高校科技档案管理存在的问题和对策[J].河南工业大学学报2010，9（3）.endprint