加强环境监测档案管理的几点思考

文/马亚妮

加强环境监测档案管理的几点思考

文/马亚妮

环境监测档案是环境监测机构在活动中直接形成的记录，对治理社会环境污染、改善人类居住环境有重要作用。但是目前环境监测档案管理还面临一些问题，需要我们提升业务素质，加强电子档案管理，提高技术水平等，以期环境监测档案发挥更大的价值。

环境监测档案是环境监测机构在活动中直接形成的记录，是环境保护档案管理工作中一个重要组成部分。强化环境监测档案管理，提升环境监测档案管理能力，对于更好地发挥环境监测档案的价值有着十分重要的意义。

一、环境监测档案工作现状

环境监测是环境保护立法、规划以及决策的依据。虽然我国环境监测工作起步较晚，但是近年来政府、企事业以及个人对环境监测重要性的认识不断增加，因此环境监测档案管理呈现出快速发展的势头，发生了一系列变化。

1.环境监测档案需求的变化

随着社会经济发展、人们生活水平提升以及环保意识的不断增强，环境监测档案的需求也逐步提高，环境监测档案管理部门不再是简单地提供几个数据或者几张图纸，而是要打破时间、地域的限制，能够系统地、完整地保存环境监测档案信息，并且及时、准确地向第三方提供所需的档案信息。既可以满足相关机构、企业的使用，也能够满足政府的规划和决策，进一步体现环境监测档案的实用价值。

2.环境监测档案载体的变化

随着信息技术的不断发展，环保单位可以在局域网中完成内部文件的起草、签发等工作过程，对于大气、水源的网络在线监测技术也已成熟使用，获取的大量原始数据直接从网络上完成传递后并进行归档，电子档案数量越来越多，一定程度上解决了纸质文件占用库房空间大、不具备远程调阅功能的难题，档案部门要与时俱进，加强电子环境监测档案的管理。

二、存在的问题

1.档案管理人员业务水平无法满足档案管理发展需求

随着环境监测工作的深入开展，传统的档案管理已难以适应形势发展的需求，因此对环境监测档案管理人员的专业素质和业务能力提出更高的要求。但是，多数环境监测档案管理人员学历不高，也不是档案管理专业毕业，具有档案专业技术职称的人数占比较低，也很少接受专业的档案管理培训。再者，环境监测档案工作中系统掌握档案管理以及信息技术的复合型人才匮乏，整体来看人员的业务技能和综合素质不高，无法实现标准化、精益化的档案管理，更谈不上对环境监测档案的开发和利用。

2.电子化档案管理滞后

电子档案跟纸质档案在保管方式上有所不同，其原始文档容易遭到删除、篡改和泄露等，进而影响档案信息的准确性和真实性，甚至会发生由于重要信息数据丢失而引发的重大社会事件，因此，电子化档案管理的安全问题不容小视。但是目前环境监测单位的档案管理人员年龄偏大，思想观念落后，对档案管理工作的电子化缺乏足够认识，没有有效应用电子化档案管理系统，也认识不到电子档案的重要性。更由于缺乏兼备档案、环境监测和信息技术知识的综合性人才，电子化的档案管理处于滞后状态。

三、措施及建议

1.提升档案管理人员的业务素质

一是档案管理人员要切实提高思想认识，有爱岗敬业、尽职尽责的工作精神，自觉养成良好的政治素质和职业道德。二是相关部门要优先选用专业的人员从事档案管理工作，通过集中培训或在职深造、交流学习等各种形式提升现有档案管理人员的业务水平，让所有人员都能够熟练掌握环境监测专业知识和档案管理中的实际操作技能。三是加强档案管理人员的岗位技能考核，建立常态化的奖励机制，激发员工工作活力，全面提升环境监测档案专业的人才当量，努力打造能力强、业务精、素质高的档案专业队伍，以适应环境监测档案管理工作的快速发展。四是紧跟时代的步伐，环境监测档案管理人员要主动进行计算机、通信网络以及相关知识的学习，充分发挥信息网络的优势，进一步提升档案管理效率。

2.全面实现环境监测档案管理电子化

环境监测档案主要有数据量大、覆盖面广、数据联系紧密等特征，传统的纸质档案已难以充分满足工作需求，采用计算机对档案进行管理的新技术应运而生，它能够打破档案管理时间和地域的限制，进一步实现环境监测档案的更大范围的合理利用，从而达到档案资源的合理配置。同时，它可以将档案协同办公、在线监测和档案管理有机结合在一起，将档案管理提前介入业务流程，真正做到档案为业务服务。既可以提高环境监测档案资料查阅速度，又可以利用计算机储存容量大、运算速度快和逻辑判别精准的特点，根据不同需求对现存档案从各个方面、角度进行综合分析，使环境监测档案信息的提取、利用更加便捷。

3.加强电子文件档案的安全管理

首先档案部门应组织档案管理人员以及网络技术人员，定期对电子档案的软硬件进行安全性检查以及必要的维护，包括电子文件的完整性、可读性，系统是否存在漏洞或感染病毒等，及时发现并消除存在的安全隐患，确保电子档案保存的真实有效。其次应用一些先进的安全技术措施，例如签署技术、防火墙、身份验证、防写措施等，有效避免黑客侵入、病毒感染等造成的危害，确保电子文件档案的安全性和完整性。再次做好电子文件档案载体的物理保护，要合理控制档案室内温湿度，做好八防工作。

总之，环境监测档案是环境监测机构在活动中直接形成的记录，能够为社会环境污染治理、改善人类居住环境提供重要依据。档案管理人员应增强服务意识和大局意识，全面提高自身业务能力，确保档案信息的完整性、准确性。进一步做好档案管理工作，能够充分发挥环境监测档案在我国环保管理和经济建设中的作用。

（作者单位：榆林市环境监测总站）