浅析大数据时代背景下的档案管理

李 杨

浅析大数据时代背景下的档案管理

李 杨

本文主要是通过对大数据时代背景下的档案管理进行探析，寻找出提高档案管理的有效措施，为档案管理工作提供指导和借鉴。

大数据时代 档案管理 策略

在当今的大数据时代背景下，各行各业都面临着庞大并复杂的挑战，同时信息时代也给各个领域带来了众多的机遇。档案管理工作同时也面临着此种情况，档案管理工作主要是保存社会的档案并且为社会提供档案，对社会上的原始数据进行收集、整理、保管、检索等工作。在大数据时代之下，社会上每天产生的这些原始记录的数量和种类与过去有很多的不同，工作任务日益的繁重艰巨，而且面对更多的大数据，档案管理工作者不知如何面对，因此，对于档案工作的管理有必要进行探讨。

一、大数据时代背景下档案管理存在的问题

（一）档案管理工作人员综合能力不高

大数据时代的到来，给档案管理人员提出了更高的要求，然而现在大多数的档案管理人员处于传统的管理理念和工作模式之下，尚未完全具备处理大数据的能力，而且大数据时代的档案管理工作和以前相比，更加的专业化、数字化，在管理工作中，要求档案人员对计算机应用掌握更加的熟练，对信息处理能力要求也更高。另外，社会各个领域不断发展，企业规模不断的扩大，人员更多，所以给档案管理人员的工作也越来越繁重，能够胜任此工作的人员少之又少。

（二）信息安全系数不高

大数据背景下，档案管理中包含了很多的信息，并且信息的集中程度、信息的重要程度也很高。虽然新技术带来档案管理工作的效率提升，但是信息的保密风险更大。对于社会上的各个企业，人才的流动性比较高，企业对人才的才能比较看重，但是对于人才的综合素质并没有很大的重视，让他对档案管理工作胜任就有一定的困难。并且网络上黑客等危害网络安全的事件很多，企业遭受黑客的袭击，信息就会泄露，危害安全，数据也难以恢复。

二、大数据时代背景给档案管理工作带来的优势

大数据给档案工作提供了众多的便利，提高了档案管理的效率，降低了管理工作的成本。大数据能够很好的处理大量的数据，速度比较快，提高数据的处理能力，很好的处理管理档案的工作。当前社会上有很多的单位、很多的企业中的档案数量和种类越来越多。原来传统的档案管理工作不能适应现代社会管理工作的要求，采用纸质材料保存档案成本较高，又消耗时间，因此，运用大数据进行保存和处理档案的工作，节省时间和材料成本。

大数据能够有效的提高档案保存的质量，传统的纸质档案抗风险能力比较差，如果保存档案的地方出现火灾、水灾等一系列灾害，并且纸质的档案保存时间比较久之后，就容易出现纸质的老化、模糊、纸质变差等状况。那么大数据时代就有效的解决了这个问题。

三、大数据时代背景下进行档案管理工作的有效对策

（1）加强对人才的培养，对大数据进行档案管理的必须是一些专业的人才，因此对人才的培养十分的重要。人才是一切工作的生命线，每一项工作都缺少不了人才。大数据时代背景下的档案管理工作更是需要人才。传统的档案管理人才在大数据方面专业知识和能力都比较欠缺，大数据下的档案工作不同于以往的传统档案管理工作，它不但应用了管理的设备和系统，还需要更多更好的运用这些系统，从而提高工作效率。因此，一定要对当前的档案管理团队进行优化培养，进行相关的技能培训，另外，引入新的具有高端管理技能的人才。

（2）完善相关的管理制度。虽然说大数据时代背景下的档案管理工作带来了较大的发展空间，但是对于工作人员以及档案管理工作的安全都有一定的困扰。管理制度在任何企业、单位都是必不可少的，十分重要。在档案管理工作的过程中，企业内部或者各单位的内部建立相应的监督管理机制体系，加深工作人员对档案信息的重要性的认知。加强对数据的保护，并且对提升员工责任心有一定的帮助和作用。

（3）提高档案管理能力。虽然说大数据的档案管理能够使企业有更充分的信息，但是信息的安全性还存在一定的问题，很多企业到如今还没有实现数据的共享，对于数据、信息的可用性没有充分的利用，因此，提高数据的可用性，可以在档案管理安全系统中设置防火墙等一些列更高级的防护程序，对数据和信息起到有效的保护作用，促进管理工作的进一步完善。

（4）对档案资源进行统一管理。我国的大数据技术有了突破性的进展，随着大数据技术的不断的发展，对于档案信息的统一管理也有很高的要求，档案资源的统一管理起着重要的作用。但是，即使能够进行统一的管理，也依然起不到真正保障管理质量的作用。同时要注意对档案数据信息的备份，以免不慎的丢失和破坏。档案数据的备份在一定程度上能够促进档案的统一管理，对于出现的数据丢失等问题也能有有效的避免和防止，电子备份已经被应用到各个领域中，对人们的生活起到很大的便利，所以，档案管理采取这种方式，保证档案数据的安全。

四、结语

综上所述，大数据时代背景下，给档案的管理工作带来了诸多的难题和挑战，在实际的操作中会存在许多问题等待解决，增加了档案管理的难度。同时也带来了更多的机遇。因此，档案管理工作一定要抓住大数据这个机遇，严肃对待挑战，不断地对档案管理工作进行完善，发挥更大的作用，会获得巨大的突破，并且档案数据中蕴含了大量的知识信息也会被开发利用。

［1］李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨［J］.云南档案，2013（06）:48～50.

［2］洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨［J］.办公室业务，2016（05）:79.

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