关于档案管理信息化的战略思考

温冬

摘 要：随着我国市场经济的繁荣，各行业发展非常迅速，很多企业应运而生。随着各企业在互联网技术高速发展背景下快速开展了各项经营工作的信息化，企业内的档案管理也在快速往信息化管理方向靠拢。但在进行档案管理信息化的过程中，遇到了较多问题，虽然一部分企业有所解决，但较多企业仍停留在问题较多的状态。

关键词：档案管理信息化；战略思考

引言

近年来，我国企业建设发展非常迅速，如何在激烈的市场竞争中良性发展，是企业面临的首要任务。档案是在活动开展之后将相关信息以文字、图表、声像等形式保存下来的一种方式，做好档案管理工作，对于多个方面的发展具有积极的促进作用。新的发展形势之下，社会经济得到快速发展，与之伴随的一系列改革活动也不断推进，在这一背景之下，对于档案管理工作而言，做好档案管理信息化的战略思考，是取得进一步发展的关键。

一、档案管理工作中存在的问题分析

受到多个方面因素的影响，在档案管理工作中还存在着不少的问题，为此，在提出有效的解决对策之前，首先对这些存在的问题予以明确，从而为后续的探讨奠定基础。（一）未结合信息技术发展，管理理念落后。在以往的档案管理中，一般是采用纸质的形式进行保存，这样的保存有着明显的缺点，不仅操作繁琐，而且很多纸张容易受到时间因素的影响而发黄、破旧，甚至于出现丢失的情况，在很大程度上影响着档案管理工作的开展质量。与此同时，对档案管理的理念处于落后状态，认为档案管理工作并不能够带来实际的利益，从而影响了整体的进步与发展。（二）管理人员能力不够，素质不高。从事档案管理工作的人员，对于档案管理工作的有效落实发挥着关键性的作用，但是在实际的档案管理工作中，工作人员存在着工作能力不强、素质不高等方面的问题，这些问题的存在，在很大程度上影响档案管理工作的有效落实。除此之外，档案管理工作人员，还具有一定的流动性，其原因在于档案管理工作人员在薪酬、福利等方面无法达到令人满意的效果，无法拴住专业人才，从而影响档案管理工作的开展。

二、提高档案管理信息化

（一）制定好适合自身的企业档案归档范围

档案室不是文件的“垃圾回收站”，企业需要根据相关法律、规范、标准制定自己的《档案归档范围和保管期限表》，按照“以我为主”的原则对企业的每一份文件进行甄别，看是否需要归档及其保管期限，要让该表格对企业的档案管理有实际的指导意义，制定过程中不确定的可以请档案馆工作人员或有经验的专家来指导，事后工作中，还需对每份文件认真斟酌、鉴定，在工作中不断完善，“理论指导实践，实践验证理论”在这里运用的淋漓尽致。

（二）加强企业整体对档案管理的重要性

建议企业从企业全体员工的意识增强入手，对于管理层，提高对档案管理的重要性认知，创建档案是科技部分的调度、查阅等服务功能，同时加大对企业档案管理这一部分的投入，避免因资金不足而出现的发展不足问题；对于员工，则要创新培训内容，将档案管理作为培训内容加到员工培训计划中去，并更新建立人员为首的各部门配合档案管理进行文献建档工作的相应制度。

（三）从实际发生情况出发，建立健全完善的档案管理制度

正所谓没有规矩不成方圆，一个良好的檔案管理制度与一个不健全的档案管理制度相比较而言，自然是前者胜出，因此，在档案管理工作开展的过程中，要从实际发展情况出发，建立健全完善的档案管理制度，在制度的作用下明确责任和义务，从而促进档案管理工作得到有效开展。与此同时，在完善档案管理制度的过程中，还需要健全档案管理工作人员的绩效制度，绩效制度简单讲，就是表现优异的人给予一定的奖励，而表现不合格的人给予一定的惩罚，以此来调动档案管理工作人员的积极性，从而做好档案管理工作。

（四）权限管理系统

在档案的信息管理系统中，应包含权限管理系统，并由该系统完成对用户、管理者、系统维修人员等方面进行管理。具体来说，一般用户只能对系统中的档案进行查看及下载；而管理者能够对档案进行上传及修改；维修人员能够对档案管理系统的管理方式进行优化。总之，针对档案管理过程中不同的群体，应对其权限范围进行明确的规划，促进档案管理工作的有效进行。

（五）加强创新思维

一个企业的档案大致分为人、财、物（产品）三大部分，那么就要从这三个方面去做纵横分析，提取出对人力资源、财务数据、产品开发有参考价值的数据。只有当档案的使用价值凸显出来的时候，整个企业才会重视档案工作，才会把档案管理工作推向一个新的高度。某些企业决策者不像政府机关领导那样重视档案工作，其原因：一是不能深刻体会文件丢失造成的后果，二是不能意识到档案的利用价值，三是没有被强制要求。这就需要档案工作者以档案利用的成功案例，以企业价值观为切入点，向决策者展示档案对企业带来的价值。最近几年国家也制定了企业档案工作规范，档案工作者更应该多学习，以此为指导，和企业领导建立互动机制。

（六）做好企业档案的统计工作

企业应当建立档案台账，包括库藏情况、档案设施设备情况、年度入库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案销毁情况等，档案台账是档案来龙去脉的一种反映，是了解档案的重要途径，是总结档案工作的依据，是提高档案工作质量、提高档案管理水平的一种有效方法。同时也要做好对企业档案的统计分析，统计分析是了解档案工作成果的重要手段，也是对档案工作者量化考核的依据，起着推动档案工作发展的重要作用。考察档案工作一般是从档案归档率、利用率两个方面，档案工作者要从这两个方面认识自己的不足，改进工作方法，以提高档案的归档率和利用率。

三、结语

档案管理工作的有效开展对任何一个单位而言都具有重要的意义，为此，在新的发展形势之下做好档案管理工作，有利于促进整体的进步与发展。而本文就从档案管理工作战略性思考出发，在此基础上提出了对策，希望可以促进档案管理工作得以有效开展。

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