新形势下人力资源和社会保障部门的档案管理方法分析

陆叶

【摘要】档案是国家公民的历史记录，对公民而言，档案意味着公民在我国的合法身份，而对国家而言，档案也是进行社会管理的重要渠道和信息来源，因此，档案对社会平稳发展而言具有非常重要的意义。但我国的人力资源和社会保障部门的档案管理，实际上存在着现实的局限性，需要针对档案管理方法中存在的问题随时进行调整，才能够保证人力资源管理和社会保障能够正常运行，取得良好的社会价值。

【关键词】新形势 人力资源 社会保障 档案管理

档案管理是能够影响到广大人民的切身利益和社会稳定和谐的重要环节之一，人力资源和社会保障部门的档案管理更是相当于我国公民的法律身份证明，这一类的档案的管理具有重要的现实意义。它不仅需要管理文字和图像，有时也会管理声音资料，从搜集整理到编目检索各环节都需要严格的管理，同时也有为国家的社会管理提供资料的功能，因此档案的检索和统计也是一项重要的工作。为此，不断优化档案管理的方式方法，从而更好的为广大公民提供社会服务，进而维持社会平稳运行。

一、传统人力资源和社会保障部门的档案管理方法

（一）计件处理的方法

传统的人力资源和社会保障部门的档案管理方法，主要分为计件处理和按卷处理两种。计件处理顾名思义，就是按“件”为单位进行管理的方式。现阶段的档案管理普遍采取了计算机的管理方式，但档案涵盖了全社会的公民档案，“件”的数量极为庞大，无论是整理、调用还是归类都是异常繁琐的，工作量极为庞大。而按“件”来计算，也非常容易出现错误，进行交接工作时，排架太长所导致的档案散落和遗失，更是极大地增加了管理的工作量。

（二）按卷处理的方法

另一种方法是按“卷”进行处理，是我国比较传统且应用范围更广的管理方式之一。它能够将具有相关性的一部分文件整理成一个“卷”，按卷进行管理能够在一定程度上减少管理工作量，但组卷的过程本身就比较繁琐，而由于每个人的组卷标准不同，编辑的名目和命名方式不同，导致不同管理人员整理的卷宗也有较大差别。立卷的内容本身存在不确定的问题，而手工装订的工作量巨大，调查时会不可避免地看到卷宗中其他的内容，保密性不足也不便于携带，因此也很难取得良好的效果。

二、传统档案管理方法中存在的问题

（一）对社会保障档案关注不足

在传统的档案管理中，存在一个比较明显的问题，就是对社会保险方面的档案关注度有所不足。人力资源和社会保障部门的档案管理中，不仅包括了地区的工作、医疗、社会保险等方面的档案，也包括了人口流动、求学等多方面的内容，而且在很大程度上，档案的管理无法完全信息化，对纸质档案的管理仍然是不可能完全摒弃的重要管理环节。这就导致了在管理的过程中，档案的归档问题比较严峻，尤其是在某些经济欠发达的地区，档案的保管工作往往存在一定的问题。包括社会保险在内的某些类型的档案，有时会发生丢失甚至损坏的现象，导致档案的服务质量存在问题。

（二）对档案管理机制完善不足

人力资源和社会保障部门的档案管理在很大程度上管理的属于求职和社会保障等方面的内容。而社会保险方面的档案数量众多，在管理方面，往往根据档案的性质和类别，归属不同的部门进行分类的管理。这种管理方式确实能够在一定程度上确保管理的秩序性，但不同部门之间的沟通却存在一定的问题。一个人的不同类型的档案，如求学和工作的档案就会分属不同的工作人员进行管理，在交流沟通存在问题的前提下，就直接导致档案的完整性受到了影响。这一问题从根本上来说源自于管理机制的不完善，导致了管理上存在疏漏。

（三）对档案资料搜集不够完整

档案资料搜集存在不足的情况，也是导致档案管理存在问题的主要原因之一。这种问题最主要的部分体现在某些自由职业者方面，尤其是某些就业比较灵活，甚至每个月都会换工作的职业者。这一类职业者由于工作改变非常频繁，会直接导致在参保后，其档案无法得到及时准确的建档或者归档，进而导致相关资料的查询变得非常困难。另一方面，也存在一部分单位，为求方便查询员工的资料，将某些必须的档案资料扣留一段时间，导致经办人无法及时地对档案进行移交，原版的材料更是分散到了承办部门的管理下，甚至某些资料还在当事人个人手里。这会直接导致档案资料的整理无法做到全面，甚至降低档案的实际价值，导致出现某些服务方面的纠纷。

（四）档案管理人员素质问题

最后，档案管理人员的素质问题，也容易导致人力资源和社会保障部门的档案管理出现问题。这种情况下大多是由于档案资料管理的复杂和琐碎，工作量巨大导致聘请了一些并没有经历过专业的教育的临时员工造成的。导致这一问题发生的原因，也有一部分是因为某些工作人员是兼职员工导致的。档案管理普遍被认为是没有“前途”的职业，因此员工的稳定性不足，相当一部分的员工属于临时工，专业对口能力不强，工作的积极性也存在一定的不足。另外也有一部分员工对档案管理的专业知识技能不足，在档案管理和整理过程中，存在一定的专业能力方面的匮乏，档案不完善的情况无法得到有效的避免，也会导致档案使用价值的降低。

三、新形势下档案管理方法的应用

（一）强化档案规范化意识

加强档案管理的能力，首先要从强化档案管理的规范意识方面入手。需要从管理人员和部门领导的角度，加强对档案的深度管理，令工作人员认识到档案管理工作的社会价值，提升其风险意识和对工作的热爱，促使管理能力得到提升。完善工作流程，促使档案管理工作有固定的流程，加强不同部门之间的交流，降低出现错误的可能性。另外也可以加强监管，通过完善监督方面的制度的方式，促使档案管理的工作人员能够谨慎对待档案管理工作，自主进行检查核实，从而不断提高档案管理的效果。

（二）档案管理划分类别

由于纸质档案仍然无法完全退出历史舞台，对纸质档案进行管理仍然是必要的方式，因此可以将人力资源和社会保障部门的档案分为办公室的文书档案，以及必要的業务档案两个部分。将办公室的工作档案单独拿出来进行管理，这一部分档案数量相对较少，而且大多数都是只要存放良好就足够的资料，将这一类资料单独拿出来进行管理，能够有效的降低工作人员的工作量。而对于以“卷”为单位进行管理的必要的业务档案，就可以利用分类概括的方式，按照固定的标准建立卷宗，卷名则最好采用街道、住宅或者公司的名字作为分类标准，标题按照招工表、学生报到册等撰写，最大程度上的减少争议。

（三）完善信息化建设

信息化建设是减少档案管理工作的最主要的方式之一，而伴随着信息技术的发展，促使档案管理的信息化转变，也正在成为档案管理的发展方向。在这一方面，需要国家政府提供帮助，对企业和各个学校的档案管理提供信息化建设的帮助，促使医疗保险等方面的档案资料全方位的电子化、信息化，不断减少纸质档案的数量，从而提高档案管理的可靠性和便捷性。而人力资源和社会保障部门本身也需要加强信息化建设，提高员工的网络信息技术，保证信息化的档案管理能力得到提高，促使档案管理的信息化管理水平得到保证。

（四）注重人才的培养

最后，也需要加强专业人才的培养。通过保证员工的社会福利等方式，保证档案管理人员的稳定性，减少岗位的流动性。不仅需要通过高薪和稳定的工作环境引入专业对口、职业技能较高的工作人员，也需要通过培训，提高就职员工的职业技能素养和思想教育水平。另外，也可以通过派遣工作人员到先进单位学习的方式，提高员工的工作能力，优化部门内部的档案管理方式。加强团队建设，建立科学化和人性化的管理方式，保证员工的忠诚度。

四、结论

综上所述，人力资源和社会保障部门的档案管理对社会稳定和个人利益而言，都具有重要的现实意义。就国家的角度上而言，进行档案管理不仅能够保证对社会全方位的管理，保证社会的稳定，更能够促使社会服务的落实。而就个人而言，人力资源和社会保障部门的档案，也关系到个人的就业和升职等各方面的问题，因而需要格外重视。根据传统档案管理方法中存在的对社会保险档案关注不足、对档案管理机制完善不足、对档案资料搜集不够完整、档案管理人员素质不足等问题，采取强化档案规范化意识、档案管理划分类别、完善信息化建设、注重人才的培养方式，不断提高档案管理的能力和效果，最终促使档案管理能够更加有效地为广大公民提供社会服务。endprint