中小学校档案管理的现状及对策探析

邹旻斐

摘 要：学校档案就是一所学校发展脉络的再现，既是学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进学校再发展、再前进的重要依据。大数据背景下，如何充分发挥档案的资信作用，如何运用档案提升学校治理能力，落脚点还是在档案工作的规范化管理和数字化提升上。从中小学校档案工作存在的问题和学校治理的规律出发，提出切合实际的解决办法。

关键词：学校档案管理；治理能力；对策

中小学校档案因其具有综合性强、涉及面广、跨年度大的特点，在中小学校教育教学中起着承前启后的作用。同时，学校档案也是学校成长和奋斗的沉淀和记录，它能有效推动学校自身品牌价值的提升和校园文化的建设。因此，如何做好中小学校档案信息资源管理，使档案更好地服务于教育教学工作，是档案部门和教育部门需要深入研讨的重要课题。

一、当前中小学校档案管理工作存在的问题分析

1.“阑尾式的价值判断”致使学校档案管理意识淡薄，利用率低

长期以来，因为过于追求片面的、单向的教学成绩，学校从领导到老师，普遍存在“唯教学”论，对学校档案的价值缺乏正确的认知，把学校档案看做是可有可无的“阑尾”，认识不到档案工作在学校发展中的重要性和必要性，从而缺乏档案管理意识，这是造成人们归档意识不强、档案信息资源不足、档案利用率不高的主要原因。

2.“被边缘化的地位”致使学校档案管理要素不全，设施条件差

当前，被边缘化的学校档案工作呈现出了要素不全的特点。一是档案管理人员缺乏。多数学校没有专职的档案管理人员，一般都是兼职的或是中途转行。二是档案管理设施滞后。不少学校没有专门的档案室（柜），不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件。三是档案收集不完整。表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多。随意归档、错归错放、缺失散失现象相当严重。四是数字化管理水平低。表现在档案载体结构单一，许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷。电子、音像、磁盘等介质的档案很少。

3.“封闭式的单向管理”使学校档案管理制度滞后，服务方式被动

一是学校档案管理制度不完善，落实不到位。档案管理制度不确定、不完善，缺乏严格的监督机制，档案管理工作难以落实到位，以至于造成学校档案管理工作人员在实际工作中的随意和懈怠。二是档案服务方式被动、低效。在学校档案的提供利用工作中，传统、低效率的手工检索方式和“有人来查才去找”的被动服务方式仍然在中小学校档案利用中普遍使用。

二、规范中小学校档案管理提升治理能力的对策

学校档案工作千头万绪，综合性、系统性强，需要多措并举，多管齐下。

1.强化两个意识

一是要有强烈的立档意识，中小学校档案是重要的教育资源。立档时，要有收藏家的心态，要视档案为至宝。档案工作要密切保持与学校各处室、部门的联系，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，全方位地收集中小学校本身产生的档案。二是要确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化的意识，要把满足家长和社会需求作为档案管理工作的中心环节和价值取向。同时，要用好“网络+”的思路，开辟档案管理发展的新途径。

2.理顺档案管理体系

结合档案管理工作的规范，制定与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，实行岗位目标责任制，明确档案工作人员的职责，明确规定采集档案、整理档案、运用档案的标准，以制度来规范档案的收集、整理、归档工作。同时健全登记检索系统，以此为基础，建立一套切实可行的档案管理制度，使档案工作做到有章可循、有法可依。

3.创设标准化的软硬件设施

除了必要的档案硬件设施以外，要有计划地逐步在档案管理中实现技术现代化，即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，以此收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平。同时，要加强计算机档案管理软件的开发应用，建立校园网或学校网站，并与周边学校或外地名校建立长期的网络合作关系，逐步实现资源共享，共同提高。

4.提高档案工作人员的综合素质

档案工作是一项积累性的工作。学校可以通过开展业务培训等方式来提升管理人员的业务素质，使其既能熟悉档案工作的法律法规，又能熟练掌握资料编码等基本技能。要加强考核，鼓励竞争，多开展一些业务交流和业务评比，使整个区域的档案管理水平都有所提高。另外，更要注重接納或引进高素质、高层次的档案专业人才，以点带面，不断提高区域学校的档案管理水平。

5.创新档案的开发开放

档案的价值在于开发利用，利用是档案工作的最终目的。要充分发挥档案信息资源的社会、经济和技术效益。一是切合学校各项工作的需求，主动提供服务。在提供档案服务前，对学校教育教学发展的方向、实际需求进行了解，对学校、教师的发展目标进行分析、了解和定位。二是创新服务模式需要现代化手段的有效运用。改进传统的检索查阅手段，积极创造平台，步入联网管理，拓宽服务领域，使档案信息资源得到更广泛的利用，发挥更大的效益。

编辑 张珍珍