医院电子档案管理面临的问题与对策

廉娇艳

摘 要：研究分析了与传统档案管理相比，现代档案管理的优势以及发生的主要变化，目的在于使医院信息化建设工作得以进步。分析当前电子档案工作中所存在的问题，为解决这些问题提出相应对策：健全电子档案管理机制、管理规范以及标准、完善医院内保存电子档案信息的设施标准以及安全信息防范等。

关键词：医院；存在问题；电子档案管理；对策

中图分类号：F49文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.31.036

目前计算机普遍应用在医疗服务当中，医疗办公逐渐自动化，产生大量电子文件，这些电子文件及档案需要通过医院档案人员进行相关归类和管理。在医院广泛认识和应用电子文件后，电子档案管理代替传统人工档案管理，成为当前的潮流和必定的改变。为缩小医院档案所需的空间，能够更快捷方便的与公众与同行专业人员交流相关医疗信息等都需要通过建设信息化医院得以实现。电子档案管理的优势在于，能够实时共享医疗信息以及资料，占地面积大大缩小，操作更简易明了，为医院管理带来极大的便捷，但同时由于是新技术，在医院综合档案管理人员应用时也面临了一系列新问题和状况。

1 医院电子档案管理存在的问题分析

1.1 电子档案管理职责和范围方面

医院档案管理室通常状况下设置于行政部门，其主要职责在于处理医院人事、科研、患者等资料并加以管理保存。对医院的档案管理需要遵守国家以及各省、市地方医院制定的相关规定及原则，只有这样才能保障能够有效利用档案资料。在医院中各个部门的资料分开处理，主要由信息科的人员进行管理，正因如此导致在管理中存在职责不明的现象，电子档案范围过大导致管理的时效性和效率都因而降低。

1.2 电子档案管理意识和制度方面

在处理电子档案时，若不及时归档就会造成电子档案有遗漏，不完整，情况不属实等状况。同时，不仅在管理时意识不够强，建立的管理制度也尚未完善，没有健全的机制，电子档案管理效率便难以提高难以得到有效的发展和使用。医院没有对信息技术以及现代管理等给予足够的重视，对这些应用的宣传和投入力度小较为浅显，这使得亿元电子档案在现代化发展方面受到影响和阻碍，无法满足当前的管理工作需求。

1.3 电子档案管理规范性、统一性方面

医院的电子档案管理在当前存在着一个十分严峻的问题，由不同科室、部门负责管理电子档案并且没有制定相应科学合理的管理规则以及标准，由于其分散性更加难以進行统一管理，导致电子档案的应用价值降低，其参考价值也受到影响，在医院做决策时无法进行参考对照，不完善的患者资料也会导致医院的科研方面受到阻碍。电子档案管理需要应用计算机，但现在大部分医院对于计算机使用没有安全防范意识，也没有进行相关的防范操作如病毒防范，加强存储方式防止文件遗漏等，这严重影响到电子档案管理的可靠度。除此之外在收集、整理电子档案时，没有具体的规范标准，管理人员凭借自己的经验进行归档难免出现纰漏的现象，电子档案因此会有部分不完善、不真实的问题出现。

1.4 电子档案管理人员、硬件方面

专业电子档案管理人员在医院档案管理当中起着重要的作用，然而目前许多医院中选用的电子档案管理人员，文化水平不高，对医院医疗知识方面掌握的也少，其次他们没有具备优良的专业素养以及专业技能，对运用信息技术也不熟练，这影响到管理的质量以及效率。医院中许多科室虽然已经联网，但仍旧无法满足电子档案管理的发展需求，原因在于硬件更新速度缓慢，资金投入不够多难以更新系统达到医院的现代化水准。

2 发生问题的原因

2.1 医院档案载体的变化

随着信息时代的发展，电子文档迅速替代纸质文档，原因在于电子文档不但容易保存而且通过相应的信息技术方便调用，录入和取出都相较以往方斌，且电子文档所占容量小，其保存在电脑中不会占用实际另开建档案室。而目前使用电子档案管理，可以通过图像、动画、视频等多媒体形式将档案信息进行存储和使用。医疗技术规范操作可通过音频、ppt投影等更加生动形象的表现出来。

2.2 医院档案时效的转变

在管理文件档案时，需要大量运用信息技术如计算机、数据库查询等。通过目录、全文、远程等各种检索功能能够奎苏查询档案调取档案等，使用计算机终端能够快速查案电子文档，不但便捷还能使文档的时效性得到提升，提高整理的有效性以及文档的完整性。在缩减了文档的管理时间就能更大程度的开发档案的利用性。

2.3 医院档案的分类不同

医院原有的文档如患者病例、基础建筑设施、会计信息、科研技术内容、文献书籍、医疗设备、人员事物等档案在信息技术融合后打破了传统的信息分类，由分散的管理转变成信息集成系统的管理模式。同时设置多个管理系统，其中能够录入相同的文档信息，可以通过相关规定标准依据工作的需求和目标对档案类目随时进行调整和设立。计算机管理的优点在于分类档案文件更加细致，更科学合理、更规范标准，更适应医院管理发展的需求。

2.4 医院档案在接受和保管上的不同

在电子管理时，要保证不丢失文档，能够良好的鉴定、保存编目、利用等，要求相关档案管理人员能够进入信息集成系统中，接收核心信息部分，看管好文件的形成以及保管过程。医院电子档案经工作人员鉴定规整后，将文档信息录入虚拟数据库房，而非传统的纸质文档放置于柜架上。

3 建议采取的对策

3.1 建立健全管理制度和法规来维护电子文件的真实有效性

电子文档在各个阶段过程当中都存在丢失文件信息的情况，即便在完善信息安全技术的情况下也应当制定相关的有效管理安全措施，保证信息能够完整录入归档，保证不论是在建立、处理、归档亦或是保存过程中不会出现删改、遗漏的现象。保障电子档案的安全性最重要也是最有效的便是建立完善的管理规章制度，除此以外还能够维护文案的真实有效性，对于管理电子档案而言不仅是必要的也是极其具有意义的。保管和利用电子档案的标准在通过各法规制定后形成科学合理合法的规章制度，监督工作人员遵守标准，规范医院中的管理机制。与此同时，通过立法确保档案行政管理部门在处理各电子文件时依照法律法规以法律作为凭证来进行管理。档案管理分为两个时期，文件管理工作为第一个时期，主要对文档进行简单的处理和分类，第二个时期为档案管理，主要作用是对档案使用、保存等。随着电子文档取代纸质文档，如何保证电子文档具有真实完整性是当前面临的重要问题。想要保证文件的真实完整性，首先采用先进技术在文件形成初期进行管理控制，这样能够使电子文件在转变为档案后保护其价值。除此之外，为防止管理人员在工作时出现纰漏和束河导致文件价值丢失或资料缺失的情况，在文件形成初期要额外进行预先管理，使得归档质量、有效性得到保证。endprint

3.2 制定科学、合理的电子档案管理规范和标准

结合实际制定出规范操作标准，指导文件能够转变为电子档案。根据实际确定电子文件个过程的标准，规范文件在归档时的分类、排序以及保存方式，保证电子文档在初期就能得到科学规范的管理。在执行过程中保持良好的连贯性，防止由于过长的空隙出现纰漏，这对于文件转换档案是十分关键的。对于各文件信息的价值制定相关评定标准，制定文件信息转化档案的路线以及文档保密制度等。监督指导档案工作人员手机管理电子档案信息，在文件初始阶段就进行管理，文档的鉴定、归档以及保存利用等管理内容加入信息集成系统中，熟悉系统的运行，掌握应用的操作步骤，以此控制维护档案的有效性和可靠性。

3.3 建立信息安全防范体系

虽然电子信息管理档案拥有诸多优点，但不可否认其仍有安全漏洞，为防止重要文件丢失遗漏需要对信息安全方面加强监管的力度，对档案信息的分类和应用进行区别，将信息公布与公众分享时要考虑所公布的信息是否能够一概举一反三，确保信息的真实性和严谨性。在处理病患资料时，由于病症存在个体的差异以及治疗方法的差异，因此多种情况都需要加以研究分析，避免以偏概全的情况，这就要求从信息分类方面进行甄选。电子信息应用依赖于信息技术，而信息技术会受到病毒、黑客以及能源方面的威胁，在建立信息档案系统时应当注意设立加密技术、注册检查、防火墙、系统日志、数据备份、系统回复功能等保证文档资料的安全，对于一些加密文件则需要设置身份验证，权限检查等。

4 结语

医院随着信息技术的发展也不断进步，对单子档案管理的要求也越来越高，对医院电子文档的管理不能再沿用传统的管理方法，需要结合实际采用多种方式联合进行管理，在人员方面需要投入资金力度，培养出具有高素养，高专业性的信息管理人员，这样能够提高文档管理的效率和发展，以此促进医院的现代化。所以医院需要引进EAP管理。

EAP在国内起步晚，推行迟，在时间中存在着诸多的问题。首先对EAP没有详细的了解，其次国内缺乏EAP人才，以及存在着难以本土化，实施技术有限等问题。但不可否认，如果能利用好EAP，对于医院管理的实践和应用是十分有效的。

从以往的管理实践可得出一定的结论，EAP专业人员最好同时具备教与学、心理学、社会工作、精神医学、行为科学等专业背景。但国内许多从业人员并没有达到这些专业素质要求因此结合实际工作大力投入培训EAP管理是必要也会可行的。通过EAP管理能够缓解医护人员长期处于高压下的心理压力，帮助医患之间构建和谐的关系，提高医疗服务质量，以及管理效果和工作业绩。

参考文献

[1]王柳， 禹夏. 浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J]. 中国急救医学， 2015， 35（s2）：137.

[2]方雪照. 社区居民电子健康档案存在的问题与对策——以上海市普陀区桃浦镇社区卫生服务中心为例[J]. 中国档案， 2015，（7）：32-33.

[3]焦银珠， 肖红， 郝楠，等. 新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议[J]. 辽宁农业科学， 2017，（2）.

[4]杨晶， 殷伟东， 陈平，等. 区域医疗电子档案共享所涉伦理问题的对策模式设计[J]. 中国医学伦理学， 2015， 28（2）：217-219.

[5]王伟民， 张雪艳. 北京市医院电子病历存在的问题及对策[J]. 中华医学图书情报杂志， 2015， 24（8）：43-45.

[6]张丹， 刘庭芳. 我国医院品管圈对策拟定存在的问题及其对策[J]. 中国医院， 2015， 19（7）：15-18.

[7]朱振华， 嵇进康， 徐春，等. 医院医疗设备管理存在的问题及对策初探[J]. 现代生物医学进展， 2017， 17（6）：1187-1189.

[8]魏锋. 县级医院物资库存管理存在的问题及对策[J]. 实用医院临床杂志， 2016， 13（3）：183-184.

[9]陈玲， 张向阳， 王佳，等. 电子健康档案在医疗中的作用及相关问题探讨[J]. 空軍医学杂志， 2016， 32（4）：277-279.endprint