建设工程监督档案的信息化管理

周岚

【摘 要】在国民经济稳定增长、科学技术不断进步和发展背景下，信息化已经逐渐成为现今社会时代的主流。与此同时，建设工程数量也在不断增加，建设工程实施中会出现大量档案信息，如果一直沿用传统方式对这些档案信息进行记录的话，很容易由于各种因素影响导致档案失去真实性和有效性。因此，针对这一现状，本文对建设工程档案信息化管理的必要性进行详细分析和研究。

【关键词】建设工程；档案信息化；管理；必要性

在现代社会快速发展背景下，我国已经全面进入信息化时代，信息化技术对人们的日常生活、工作以及学习都产生了非常重要的影响。在工程档案建设过程中，将信息化理念融入其中，不仅是其自身未来发展的必然趋势，而且也能够从根本上强化档案管理工作为社会服务的根本效果。在这种前提条件下，科学合理的构建工程档案信息化管理系统，在保证将其有效应用到工程档案管理的基础上，能够对物力、人力以及其他资源的投入进行有效控制。这样不仅能够最大限度保证各项资源的优化配置和利用，而且还能够为工程档案信息日后的发展打下良好基础。

一、建设工程档案管理信息化的必要性分析

当前建设工程档案管理工作的实施与工程本身、人们居住环境和建筑质量之间存在密切联系，人们的日常生活中与房屋、水、电、气、交通等方面都有直接关联。这些设施设备的建设工程实施过程中，质量、安全性能够直接对人们的生活质量产生影响，因此，针对这一现状，在实施中保证建设工程档案管理具有一定的必要性。

之前对建设工程档案资料的整理以及利用都是在项目完成之后，对其进行统一性整理。需要配备由多个专业人士相互组合而成的档案编制小组，对这些档案信息进行统一编制和管理[1]。与此同时，过去在建设工程档案管理中，大多数都是人工操作，不仅会投入大量人力成本，而且还会在无形当中浪费人力、物力等各项资源。虽然当前计算机技术仍然处于发展中阶段，但是将计算机技术与现有的管理方法进行有效结合，不仅能够缓解各项成本的过度支出，而且还能够利用显示屏将各类信息详细展示，有利于提高对档案信息的搜索效率。

建设工程档案信息化管理，需要结合实际情况构建电子信息档案，这样不仅能够从根本上提高建设工程档案资源的整体整理效率和搜集效率，而且还能够节省资料编制过程中的时间、资源以及其他各项成本的耗费[2]。在保证工作效率被有效优化的基础上，能够从根本上提高工作质量。

二、建设工程档案信息化管理现存问题分析

现阶段，仍然有很多建设工程单位在实施档案管理时，仍然使用比较传统的纸质档案保存管理方式。纸质档案在管理上，不仅需要大面积的仓库对这些纸质档案进行存放，而且如果存放位置比较潮湿的话，很容易对档案造成影响，而且还会导致一些鼠虫对纸质产生破坏性影响。与此同时，在经过时间的洗礼之后，很多档案信息上的字迹会越来越模糊，逐渐失去保存的意义。针对这一现状，在实施中，可以将信息化管理引入其中，由现代办公设备对纸质档案保存管理方式存在的弊端进行解决[3]。目前，在建设工程档案信息化管理实际应用中，仍然存在很多问题对其自身的应用效果产生一定的阻碍性影响。

（一）归档文件不规范

建设工程项目，在近年来的数量增长速度越来越快，规模也在不断扩大，涉及到越来越多的审批部门。在这种背景下，就会导致各个部门的工程技术资料存在表格不一致、重复、不衔接等各种问题，最终导致工程档案归档文件不能够按照规范化、标准化操作流程进行规整。

（二）档案管理人员知识机构“老化”

建设工程档案管理有比较高的专业性要求，因此，对档案管理从业人员自身工作能力以及综合素质的要求也比较高。大部分老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术比较熟悉，但对电子文件的形成，信息的存储、检索和利用等技术不太熟悉。档案管理工作人员不仅要具备良好的专业知识，而且还要具备与其相关的其他专业的能力，尤其是计算机应用能力。这样才能够保证对建设工程项目的基本流程有所了解。在实际工作中，在接收建设工程资料进行分类、归档以及整理时，不会出现不及时或者是与规范要求不符合的现象发生，并能在进行分类整理完毕以后利用现代办公设备，把重要的文件资料分类扫描并录入计算机信息系统，为档案信息质量提供有效保障[4]。

（三）软件系统及应用相对薄弱

很多单位的软件系统都是多年前设计并制作的，已经不能够满足经济高速发展的需要，数据库只能提供少量的数据资料，软件在通用性、适用性等方面存在严重的不足，大多以简单的网上操作为主，利用效率不高，局限于简单的查询和数据统计。

三、建设工程档案信息化管理的相关措施

建设工程档案信息化管理对工程档案而言，具有非常重要的影响和作用。首先统一各类表格，规范各类归档文件，其次根据工程实际情况，制定程序，将各个环节的要点体现在程序中。这样不仅能够促使档案信息化管理的质量有所提升，而且还能够实现档案分级、分类管理，无论是在查找或者是实际应用时，都能够提供一定的便利条件。最后对现有的档案管理工作人员进行系统的培训，教会他们使用新的档案管理系统。在实际操作过程中，将重要文件资料扫描放入到专门设计的程序中，包括工程质量监督申报书、受监项目通知书、建设工程质量监督记录、桩基和主体检测监督抽检表、工程质量监督报告、各分部分项验收记录（桩基、基础、主体、单位工程）、五方责任主体质量承诺书及法人授权书、建设工程质量整改通知书、建设质量停工整改通知书、建设工程不良质量行为记录等[5]。这样不仅能够实现建设工程档案电子信息化管理，方便调阅，而且还能够从根本上有利于保管和利用。

在实际操作过程中，为了促使建设工程档案信息化管理质量和水平有所提升，应当在实际应用中注意以下几点。首先，要明确建设工程档案信息化管理的主要工作流程，在编制相关规定时，要保证建设工程详细信息的录入、修订、审核等工程流程操作的规范化。其次，在建设工程档案信息管理手册进行编制以及具体使用时，要建立健全信息管理制度，并且将该制度落实到实处，信息管理制度的落实是建设工程档案管理信息系统正常运行的前提条件，利用制度对信息的输入以及输出进行规范和统一[6]。这样在保证建设工程档案信息管理统一、规范的基础上，能够促使其自身的管理质量和水平有所提升。最后，要注重建设工程档案信息化管理的技术支撑以及人才保障，为了将信息化价值充分发挥，要建立完整的信息计算机管理系统。与此同时，还应当培养大批优秀人才，对网络服务、数据库分析以及软件开发等都具有实质性作用，这样有利于提高管理人员自身的知识结构水平。

四、结束语

综上所述，建设工程档案信息化管理与传统纸质档案管理相比，其不仅具有广泛优越性，而且还能够从根本上节省人力、物力等各项资源的投入。建设工程档案信息化管理的落实，在保证档案管理工作效率有所提升的基础上，能够增强工程建设的透明度和监督力度，为其自身的发展打下良好基础。

【参考文献】

[1]吳成春.工程档案信息化建设刍议[J].现代商业.2012.20

[2]邱柏霞.档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].城建档案.2012.10

[3]莫斌.建设工程档案信息化管理浅析[J].现代企业教育.2011.23

[4]吴挺善.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].云南档案.2010.01

[5]沈银娇.档案信息化管理存在的问题及其对策[J].陕西档案.2010.02

[6]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化近来[J].中国科教创新导刊.2011.10endprint