高职院校系部档案管理的思考

黄新和

摘 要 高职院校快速发展，系部档案管理却仍然存在很多问题与不足。院校系部教职工应该充分的认识到档案管理工作的重要性，加强院校系部的档案管理工作，应该用先进的管理理念，对高职院校系部档案管理进行合理的分析与思考，摸清现状，根据学院的实际情况，具体问题具体分析，运用不同的管理模式，力求使得高职院校系部档案管理工作上升到一个崭新的阶段。

关键词 高职院校 档案管理 思考

中图分类号：G717.24 文献标识码：A

高职院校系部是高职院校的一个重要的组成，是培养人才的最重要的地方。因此对高职院校系部的档案进行管理是一项重要的工作，档案管理与行政管理、教学管理和其他各项管理工作都是紧密相连的，他们共同组成了高职院校管理的完整系统。对系部档案管理的好坏程度，直接的影响到了高职院校的教学管理质量，因此，将对系部档案管理工作如何做的更好提上研究的日程十分必要。

1高职院校系部档案管理的重要意义

系部档案管理是高职院校档案管理的起始，系部档案资料是最基本的、最重要的原始资料。系部档案不同于其他的档案，档案内容一般包括学期以及学年的授课计划、上课任务、教材管理和征订，教学时间的安排、学生的学习计划和考试、补考、重修以及系部的建设等等相关的内容。在日常的系部建设和教学工作中形成了以图表、文字、照片、视频以及报表等多种形式为载体的管理材料，這些原始的材料记载着真实的信息，它甚至可以作为高职院校评估的有效依据，也是对高职院校教学工作和办学质量进行判定的有效依据。教师和系部管理人员如果能够有效管理档案，进行充分的研究和利用，那会对管理工作和教学工作作出很多的指引，有助于改善管理和教学方式，提高教学质量等。因此，高职院校系部档案管理具有十分重要的意义，它是教学交流、科研的重要依据，甚至影响到高职院校的未来发展。

2高职院校系部档案管理的现状

2.1重视程度不够

高职院校系部档案管理工作十分繁杂，要关注到各种很小的细节，涉及到方方面面，同时需要系部领导、系部教师、学生和档案管理者积极的参与到管理工作中，给予配合。可是事实上，由于工作性质，很多的领导、教师甚至是管理者自己，对系部档案管理工作都很漠视，重视程度不够，很多人都认为每个学院都有档案室，因此系部档案管理就显得不那么重要了。很多老师和学生，其他的工作者认为档案的管理是管理者自己的事情，与自己无关，因此就给档案的材料搜集带来了一定的困难，不利于管理工作的开展。

2.2制度不健全

根据调查发现，很多的高职院校系部档案管理都没有一套完整健全的制度和管理办法，系部对于档案的管理就是根据档案室提出的要求，没有依据自身的实际情况，不知道哪些材料需要长期保管，哪些是短期的，哪些电子档就可以，哪些必须要纸质，对于材料是在系部管理还是在学院档案管理室管理也没有具体研究，总之管理档案很具有随意性，缺乏完善的专门的系部档案管理制度和举措，系部档案管理十分不完整。

2.3管理人员专业性差

高职院校发展迅速，学院的其他教学组织和人员的配置都相对比较完善了，但是对于系部档案管理工作岗位，很多的院校都没有提出较为专业和明确的要求，很多档案管理者都不的专门聘请的专业人员，而是很多其他岗位的工作人员临时兼职，对档案管理工作一知半解，管理业务素质不高，严重的影响到了系部档案的管理工作。

3高职院校系部档案管理工作的建议

3.1完善管理制度

首先要对系部的档案管理工作从思想上重视起来，要认识到这个工作的重要性，统一思想，提高认知。只有重视了，才会寻找有效的管理办法。其次，根据不同的高职院校对档案管理的要求，结合院校和系部的实际，完善管理制度，制定管理措施。对各种不同性质的档案的管理期限、管理范畴、管理原则都要做出明确的规定。对于从事档案管理工作的人员提出明确的要求，并将档案管理工作的完成好坏与年终绩效考核挂钩，让管理者从源头上端正态度。最后，还应当加强系部档案管理者的知识水平和素质水平，聘请专业的档案管理者来管理，不定期进行考核，提供学习的平台。

3.2运用现代化的管理办法

随着现代化和信息化的发展，电子档案文件数量与日俱增，对档案的管理工作朝着数字化和信息化的方向发展。系部档案管理也应该适应新时代的发展需要，适应国家信息化的发展要求，以网络管理为根基，推进档案原始资料的数字化，保证档案事业的迅速发展。在现代化的趋势下，首先我们就要对各类档案原始资料合理归类，纸质和电子文档也要合理归类，长期和短期要进行分类，需要使用现代化的手段的要坚决使用。同时系部档案管理工作要引进一些现代化的设备，添置专用的电脑，提高管理效率，开发先进的管理系统，让档案管理更加人性化，高效化。

参考文献

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