信息技术在地勘单位档案管理中的应用探讨

2017-11-03熊瑛

云南档案 2017年10期

关键词：工作效率分类数字化

■熊瑛

信息技术在地勘单位档案管理中的应用探讨

■熊瑛

进入21世纪，信息技术已经被广泛应用到了各个领域之中。信息技术在地勘单位档案管理中的应用为档案管理工作的发展带来了新的思考，档案管理的工作效率得到了显著的提高，下文中笔者对这类问题进行了总结。

信息技术地勘单位档案管理应用探讨

对国内的地勘单位来说，档案管理的工作难度正在不断增加，不仅其中的信息量越来越大，其价值也在不断增加。这就要求地勘单位必须创新档案管理的工作模式，信息技术就是在这样的背景下被应用到地勘单位档案管理中的。

一、地勘单位档案管理中应用信息技术的优势

1、优势

首先信息技术应用在地勘单位档案管理中，有效的改变了传统档案管理工作模式，提高了工作效率。信息技术的应用之下，地勘单位的档案管理工作已经实现了信息处理与共享的同步进行，这是传统档案管理模式所不具备的优势。[1]其次在信息技术的辅助之下，地勘单位档案管理已经实现了集中统一管理的工作模式。最后，档案分类是档案管理的基础，如果能够利用计算机来进行档案分类，就能够满足不同的管理目标，以保证档案管理工作能够及时、有效的展开。经过实践，在档案分类中应用信息技术能够根本上提高相关人员的工作效率。在这个过程中，地勘单位的档案管理人员必须对信息管理系统进行严格的控制，借此来实现信息的共享机制，来提高档案信息的利用率。

2、案例概述

某市地质勘查单位注册资金为1千亿元，现有员工6200人，其中具备高级职称以上的职工共250人，中级职称技术人员280人。单位共有各类钻机数字地震仪2000多台，设备方面相比较国内同类型的单位有着较为明显的优势。该单位所掌握的煤炭地质综合勘探技术一直处于国内领先地位，已经达到了国际先进水平。其业务范围已经涉足到了煤田地质勘查、金属地质勘查、水源地质勘查以及水文地质勘查等二十多个领域之中。

综上，该地勘单位内的员工较多，涉及的业务领域范围比较广泛，给日常的档案管理工作带来了极大的难度。传统的档案管理模式应用到该单位中显得力不从心。未来单位要想做好每一部分业务，就必须从档案管理工作入手，保证相关技术资料在存储方面的安全性。未来还会有新员工不断加入，人事档案的数量会不断增加。所以如果能够将信息技术应用到档案管理之中，就能够有效提高档案分类的工作效率，为地勘单位的正常运作做好保障工作。但单位内部的领导者却没有认识到档案管理工作的重要意义，一时间在单位运营中由档案管理引发的问题频频发生。

地勘单位基本的档案分类方案图

上图即地勘单位基本的档案分类方案。依图所示，该地勘单位把日常的档案分为了10大类，已经涉及到了日常生产经营管理中的各个方面。从财务管理到质量管理，再到单位宏观的党务组织工作，做好分类是提高档案管理工作效率的前提。在此基础上来推动信息技术在其中的应用能够收到事半功倍的效果，结合实际分析，面对人力资源档案数量不断增加的现状，应该逐步建立起本单位内部的员工信息资料库。这种资料库的管理模式可以由人事档案的管理逐步向生产档案的管理过渡。

二、新时代档案管理工作的特点

1、档案管理的载体发生了变化

应用信息技术来完成档案管理相较于传统档案管理模式存在很大的差异性。应用信息技术之后，档案中的内容大都会被转化为数字信息，之后再借助于信息技术、网络技术以及相关的硬件设施对其进行保存。通过以上过程实现的档案信息虚拟化存储，在保证信息安全性的基础之上，提高了档案信息在单位内部的流通速度。当然要保证数字化档案资料的安全还需要不断研发相应的安保机制，在享受信息化给档案管理带来的便利的同时，也应该认识到其潜在的威胁。传统档案管理模式针对的大都是实物的档案资料，其存储内容的数量以及质量往往会受到载体可承受能力的影响。再者此种模式之下，为了保证档案信息的安全性单位主体往往需要设置专门的场地来存放这类实物资料，必然会占据过多的空间。对很多地勘单位来说，这必然要投入额外的资金来保证这部分工作能够保质保量的完成。综上应用信息技术之后，地勘单位的档案管理的载体发生了变化，这一变化将引导地勘档案管理向着更加科学的方向发展。

2、档案管理的分类方式发生了变化

传统档案管理模式，在实际的工作中为了降低后期工作的难度，会将档案分为文书档案、人事档案以及基建档案这三类。而随着信息技术在地勘档案管理中的应用，传统的分类方式已经被打破。根据信息技术管理模块的功能以及具体流程为参考的档案分类标准以及被实际应用到了档案管理之中，基于以上现状地勘单位应该根据自身的实际情况合理选择分类方式，从而实现档案的分类管理，以提高工作效率。

三、如何在地勘单位档案管理中应用信息技术

1、充分认识到信息技术的重要性

要保证信息技术能够在地勘单位档案管理中发挥出应有的作用，相关工作人员就应该充分认识到信息技术的重要性。近年来，地勘单位档案管理的工作难度一直处于上升的趋势，为了单位内的相关领导必须要提高档案管理的工作地位。在此基础上恰当的引进信息技术，真正的解决档案管理中存在的问题，要正视信息技术在解决档案管理问题方面的作用。但眼下相关岗位上的负责人并没有具备相应的认识，他们片面的认为档案管理不会影响到单位的实际经营状况，他们要想的只是能够让这部分工作安于现状。对信息技术在档案管理中的应用也存在很大的误区，因此为了让信息技术在档案管理中发挥出其理想的作用，必须要通过必要的手段改变员工对信息技术的认识，如此就能够为深入推进信息技术在档案管理中的应用、提高档案管理工作效率打下一个坚实的基础。

2、对档案管理工作做好统筹

信息技术在档案管理中的应用虽说不断丰富了档案管理的工作内容，但档案管理的信息量相比较过去却有了井喷式的增长，故而一定要做好档案管理的统筹。再者档案管理本身就具备系统性以及复杂性的特质，加之信息技术对其带来的影响，所以只有做好统筹规划，才能够提高档案管理的实际效率。比如对单位内部的馆藏定期进行分类排查，就能够有效的提高日常档案管理的效率。在这个过程中要善于运用信息技术来提高工作效率，还应该保证档案资料的真实性以及原始性，尤其要重视特殊资料的整理以及保管。

3、稳步推进数字化档案管理的实现

数字化档案管理是信息技术应用在地勘单位档案管理工作中的重要体现，全面推进数字化档案管理也能够更好的解决地勘单位档案管理工作所面临的难题。实际工作中应该坚持有效性以及高效性的原则来推进数字化档案管理的实现，借此来突出档案管理的工作价值提高其利用效率。在现有的基础上，加大数字化档案管理信息系统的研发力度，对各类涉密计算机以及U盘等存储媒介的使用要进行严格监管。在扫描时也应该对相关设备的参数进行优化，以保证最终扫描的图像的质量。

4、做好数字化扫描参数的优化

扫描是信息技术的应用之下地勘单位档案管理中非常常见的一部分工作。实际的操作中，扫描系统的参数会直接影响到图像的质量，而图像的分辨率则能够直接影响到档案资料的实际价值。随着相关技术的不断完善，扫描的分辨率相较于过去有了质的飞跃。但高分辨率却伴随着扫描过程的高耗时以及存储空间的高占用，过高的分辨率也会影响到经过数字化处理之后的档案信息的传输速率。因此在日常工作中，我们应该根据文化的可阅属性以及输出打印的具体要求来合理的确定扫描系统的扫描分辨率。